Moją relację z Notion ciężko nazwać miłością od pierwszego wejrzenia. Na początku pomyślałem, że to taki Confluence, tylko niepotrzebnie przekombinowany. Bez sensu. Ta recenzja Notion nie powstałaby, gdyby nie konieczność rozpoznania możliwości tego narzędzia w jednym z projektów. I wtedy się zaczęło…
Z tego artykułu dowiesz się:
- Jak działa Notion (to wcale nie jest skomplikowane!)
- Do czego wykorzystać Notion (zarządzanie projektami i wiele więcej)
- Ile kosztuje Notion
- Jak działa automatyzacja w Notion
- Dlaczego według mnie Notion wygrywa z Evernote
Zasada działania Notion
Twórcy Notion zauważyli prosty mechanizm. Wszystko czym zarządzamy w narzędziach składa się tych samych części. Może to być zadanie, user story, klient w CRM czy produkt w sklepie. Zawsze jest tak samo.
Ten wzór pasuje do wszystkiego. Sprawdź sam.
Idźmy dalej.
Na czym polega zarządzanie czymkolwiek w narzędziu? Zwykle sprowadza się to do:
- wyświetlenia listy elementów,
- sortowania, filtrowania, wyszukiwania,
- dodawania, edycji, usuwania,
- łączenia różnych elementów (zależności),
- dodawania komentarzy, współpracy nad elementami.
Wystarczy więc umożliwić łatwe dodawanie metadanych do dokumentów, a potem te dokumenty wrzucić do tabelki i voilà!
Mamy gotowy przepis na Notion.
Zobacz na przykład poniżej.
Utworzyłem bazę Elementów, które mają metadane takie jak Status, Date, Button itd.
W treści Elementu (panel z prawej) mogę dodać opis, listę to-do, obrazki itd.
Mogę tam też prowadzić dyskusję w komentarzach. Tak jak np. w Jirze.
Najkrótsza recenzja Notion brzmiałaby tak, że jest to takie połączenie Jiry i Confluecne w jednym.
Co ciekawe, po sukcesie Notion, Confluence też wdrożył tabele do zarządzania dokumentami. Ale to jest temat na inny artykuł.
Do czego używać Notion? (czyli recenzja Notion zaplanowana w Notion)
Przez kilka lat trzymałem notatki i bazę wiedzy w Evernote. O tym, dlaczego Evernote przestał mi odpowiadać, przeczytasz na końcu artykułu. Stopniowo więc przenosiłem bazę wiedzy do Notion. Kiedy utworzyłem tam stronę z wpisami na bloga, to jednym z tematów, który tam trafił był właśnie pomysł na recenzję Notion. Jest to więc pierwszy artykuł zaplanowany w Notion!
Ale jak już wiesz, Notion to nie tylko baza wiedzy.
Ja używam go także do zarządzania bazą klientów. Czyli jako CRM! Zarządzam tam:
- bazą firm (Accounts)
- kontaktami (Contacts)
- aktywnościami, czyli gromadzę notatki z rozmów, korespondencji, negocjacji itp. (Activities Log)
Moja struktura wygląda więc tak:
W analogiczny sposób możesz tam zbudować strukturę do zwinnego zarządzania projektem, czyli:
Bez problemu zdefiniujesz hierachię połączeń, czyli relację Inicjatyw z Epikami, a Epików z User Stories. Taka struktura może mieć wiele poziomów — bez ograniczeń. Wystarczy dodać kolumnę typu „Relation” i to wszystko.
Co więcej, w treści Inicjatywy możesz wstawić tabelę, która pokaże tylko Epiki powiązane z tą Inicjatywą. Dzięki szablonom taki filtr założy się automatycznie dla każdej nowej Inicjatywy. Z poziomu takiej tabeli możesz też dodawać nowe elementy.
W skrócie — mega elastyczność!
Zobacz to w akcji:
Notion to nie tylko tabele. To także inne widoki jak na przykład:
- tablica (Kanban)
- oś czasu (Gantt)
Ile kosztuje Notion?
Cena jest miłą niespodzianką w przypadku Notion. Ja cały czas korzystam z wersji za okrągłe 0 PLN!
W tej cenie mam między innymi:
- nielimitowane strony i sekcje w ramach stron,
- historię strony do 7 dni,
- różne widoki (kalendarz, timeline itd.),
- kolumny z formułami (jak w Excelu) i zależnościami,
- możliwość zapraszania gości (do 10 osób),
- ograniczenie multimediów do 5 MB per plik (bez ograniczeń na stronę, czy całość).
Dla osoby działającej solo jest to pakiet w pełni wystarczający.
Szczegóły na temat różnych pakietów znajdziesz na tej stronie.
W wyższych wersjach zwiększają się limity i dochodzą automatyzacje.
Notion narzuca też pewne ograniczenia w wersji darmowej, jeżeli pracujesz w 2+ osoby.
Dla porównania Evernote w wersji darmowej ma ograniczenia:
- do 50 notatek i 1 notebooka,
- do 60 MB miesięcznie,
- do 2 urządzeń (!),
- bez notyfikacji, zarządzania zadaniami w jednym miejscu i wiele innych.
Automatyzacja w Notion — jak działa?
W wersji bezpłatnej dostajesz kilka opcji do automatyzacji pracy.
Między innymi:
- powiadomienia na Slack,
- ustalanie akcji po kliknięciu przycisku, np. zmiana statusu, utworzenie nowego zadania itp.,
- zarządzanie sprintami (rozpoczynanie, kończenie — tu więcej informacji).
Przykładowa automatyzacja:
W wersji płatnej dostajesz dużo więcej opcji do automatyzacji. Szczegóły znajdziesz tutaj.
Jest to coś, czego nie doświadczysz w Evernote.
I jeszcze jeden obowiązkowy element recenzji Notion – AI. Sztuczna inteligencja w Notion potrafi standardowo napisać tekst, przetłumaczyć go i podsumować. Jest jeszcze coś ponadto – funkcja Q&A, w której pytasz AI o informacje wynikające z Twoich plików. Czyli np. kto się czym zajmuje w danym tygodniu albo, które zadania mają najwyższy priorytet. Szczegóły tutaj.
Podsumowanie recenzji Notion — dlaczego przestałem korzystać z Evernote
To, co w moim przypadku zadecydowało o przejściu z Evernote na Notion, to:
- Ograniczenia – Evernote wprowadził dziwne ograniczenie na liczbę plików w wersji darmowej.
- Elastyczność struktury danych. W Evernote jest narzucony podział na notatki, notatniki, które można jeszcze grupować poziom wyżej. W Notion mam pełną dowolność.
- Więcej niż baza wiedzy – Notion to dla mnie nie tylko wiki, ale też CRM, a w przyszłości może coś więcej.
- Synchronizacja na wielu urządzeniach. W Notion bez limitu, w Evernote tylko 2.
- Brak spamu. Evernote codziennie bombardował mnie reklamą pakietu płatnego. Kup, kup to tylko 15 zł/miesiąc, kup! W Notion nie ma nic takiego.
Podoba mi się strategia Notion — udostępniają bardzo funkcjonalne narzędzie za free, które wystarcza do jednoosobowej działalności. Jeżeli narzędzie będzie pomocne i m.in. dzięki niemu działalność zacznie się rozwijać, to większość chętnie wykupi wyższy pakiet, żeby skalować się jeszcze bardziej i dołączać kolejne osoby do zespołu. Jest to układ, na którym wszyscy zyskują.
PS. Ten wpis zawiera linki afiliacyjne. Korzystając z nich wspierasz działalność bloga Project Makers. Dziękuję!
Planujesz wdrożyć narzędzie do Zarządzania Projektami?
Sprawdź, jakie to proste ↘️
