Pet Project – definicja
Wyrażenie Pet Project w Zarządzaniu Projektami nawiązuje do takich fraz z języka angielskiego jak Teacher’s Pet, co oznacza ulubionego ucznia (pupila). W polskim tłumaczeniu Pet Project można więc przetłumaczyć jako „ulubiony projekt”, „konik” itp. Dla czytelności, w tym artykule będę jednak używał oryginalnej, angielskiej nazwy.
Pet Project w Zarządzaniu Projektami odnoszą się do inicjatyw, które są napędzane osobistymi zainteresowaniami lub preferencjami, a nie są zgodne ze strategicznymi celami lub priorytetami organizacji. Przykładem może być:
- Rozpoczęcie budowania aplikacji mobilnej tylko dlatego, że znajomy prezes ma już w swojej firmie taką aplikację. Bez analizowania kosztów i korzyści.
- Przepisywanie działających rozwiązań na inną technologię, ponieważ ktoś chce nauczyć się korzystać z tej technologii (lub zwyczajnie się nią pobawić).
Chociaż projekty te mogą mieć wartość dla osób, które je inicjują i realizują, często stanowią poważne wyzwania i problemy dla kierowników projektów i organizacji, którym służą.
Pet Project – wyzwania
Oto kilka kluczowych kwestii i wyzwań związanych z projektami z tej kategorii.
- Brak zgodności z celami organizacyjnymi: Pet Project często odbiega od strategicznych celów organizacji. To niedopasowanie może prowadzić do marnowania zasobów, czasu i wysiłku, które mogłyby być lepiej wykorzystane w inny sposób.
- Wpływ na morale zespołu: Członkowie zespołu mogą stawać się mniej zaangażowani lub zdemotywowani, gdy zostaną poproszeni o pracę nad projektami, które postrzegają jako nieistotne lub niezwiązane z misją organizacji. Może to prowadzić do spadku produktywności i wyższych wskaźników rotacji.
- Ryzyko niepowodzenia: Projektom tego typu może brakować niezbędnego wsparcia i nadzoru. Zwykle są zarządzane przez tego, kto wymyślił dany projekt. Bez odpowiedniego planowania, zarządzania i zaangażowania interesariuszy, projekty te z większym prawdopodobieństwem zakończą się niepowodzeniem lub nie spełnią oczekiwań, marnując przy tym cenne zasoby.
- Konflikt priorytetów: Gdy Pet Project konkuruje o uwagę i zasoby z projektami, które są krytyczne dla sukcesu organizacji, może to powodować konflikty i napięcia w ramach zarządzania portfelem projektów. Kierownicy projektów mogą mieć trudności ze skutecznym ustalaniem priorytetów i zarządzaniem konkurencyjnymi wymaganiami, co prowadzi do opóźnień i nieefektywności we wszystkich obszarach.
Po czym rozpoznać takie projekty?
Wykrycie Pet Project wymaga uważnej obserwacji i analizy. Oto kilka działań, które można podjąć, aby zidentyfikować tego typu projekty:
- Przeglądaj propozycje i wnioski dotyczące nowych projektów: Poszukaj projektów, które wydają się bardziej zgodne z osobistymi zainteresowaniami lub preferencjami niż z jasnymi celami strategicznymi. Projekty te mogą nie mieć jasnego uzasadnienia lub wykazywać nieproporcjonalne skupienie się na indywidualnych zadaniach, a nie na celach organizacyjnych.
- Zdefiniuj jasne kryteria i procesy zarządzania projektami: Ustal obiektywne kryteria oceny propozycji projektów na podstawie dopasowania do strategii, wykonalności, potrzebnych zasobów i oczekiwanych wyników. Wdrożenie odpowiednich procedur zapewni, że projekty będą weryfikowane i zatwierdzane w oparciu o ich wartość merytoryczną i wkład w realizację celów organizacyjnych.
- Zbadaj alokację zasobów i priorytetyzację: Przeanalizuj, w jaki sposób zasoby, w tym budżet, personel i czas, są przydzielane do różnych projektów w organizacji. Zidentyfikuj projekty, które otrzymują nieproporcjonalne zasoby lub uwagę w stosunku do ich postrzeganego znaczenia strategicznego. Oceń, czy zasoby są przydzielane uwzględniając obiektywne kryteria i priorytety strategiczne, czy też osobiste preferencje wpływają na podejmowanie tych decyzji.
Podsumowanie – co zrobić, aby zminimalizować zjawisko Pet Project?
Aby sprostać tym problemom i wyzwaniom, kierownicy projektów powinni dążyć do promowania przejrzystości, odpowiedzialności i zgodności z celami organizacyjnymi. Może to obejmować:
- zdefiniowanie jasnych kryteriów wyboru projektów,
- utworzenie procedury służącej ustalaniu priorytetów,
- wspieranie otwartej komunikacji i współpracy.
Koncentrując się na projektach, które dostarczają wymierną wartość dla organizacji, kierownicy projektów będą w stanie wykazać, że zasoby są przydzielane efektywnie, a portfel projektów pozostaje zgodny z celami strategicznymi.
Zobacz jak efektywnie zarządzać budżetem projektu w podejściu Design to Cost:
