Automatyczne linkowanie zadań w Jira na podstawie opisu zadania

Poniżej znajdziesz opis tego, jak zbudować automatyzację w Jirze, dzięki której wszystkie elementy wymienione w treści Story, Epica czy Taska zostaną automatycznie do niego podlinkowane.

Czyli efekt będzie taki:

  1. Opisujesz zadanie w Jirze (tworzysz lub edytujesz).
  2. W treści wpisujesz np. “Konieczne jest wcześniej dostarczenie zadania ABC-123”
  3. Po zapisaniu zmian, jeżeli zadanie ABC-123 istnieje, to zostanie podlinkowane do utworzonego (lub edytowanego) zadania.

Oszczędzasz więc sporo kliknięć. O niczym też nie zapomnisz.

Brzmi ciekawie?

Automatyzacja w Jira

Żeby dodać automatyzację, wybierz z menu po lewej stronie: ⚙️Project Settings -> Automation.

Jeżeli nie masz dostępu do tej opcji, to prawdopodobnie potrzebujesz zwiększyć uprawnienia. Porozmawiaj o tym z administratorem Jiry w Twojej firmie.

Automatyczne linkowanie zadań w Jirze – flow

Screeny poniżej pokazują stan Jiry Cloud na marzec 2024. 

Ponieważ Jira cały czas się rozwija, to być może, kiedy to czytasz, ekrany wyglądają już nieco inaczej.
Idea pozostaje taka sama (mam nadzieję).

Proces automatycznego linkowania zadań będzie składał się zaledwie z 3 kroków:

linkowanie zadań - proces

Krok 1

Wybierasz Trigger: “Field value changed”. 

Następnie wybierz pole: “Description”

Ustawiasz dowolny rodzaj zmiany (“Any change to the field value”) i zaznacz “Edit issue” i “Create issue”.

automatyczne linkowanie - wyzwalacz (trigger)

Krok 2

Następnie wybierz akcję: “Create variable” i zdefiniuj zmienną, która będzie przechowywać numery zadań wyciągnięte z treści.

W tym przykładzie nazwałem tę zmienną: linkedKey. Ty możesz ją nazwać dowolnie inaczej.

Użyłem wyrażania regularnego: {{issue.description.match(„([A-Z]+-\d+)”)}} które wyłapuje kody składające się z dużych liter, myślnika i liczby.

Możesz też doprecyzować to wyrażenie do kodu konkretnego projektu, zamieniając [A-Z]+ np. na ABC, gdzie ABC jest kodem projektu w Jira. Wtedy kody z innych projektów nie będą linkowane.

Wyrażenia regularne możesz przetestować np. tutaj: https://regex101.com/ 

automatyczne linkowanie - definiowanie zmiennej

Krok 3

Na koniec wybierz akcję: “Link issues”, która podlinkuje znalezione zadania.

Ja wybrałem typ połączenia relates to, Ty możesz wybrać dowolne inne.

W drugim polu wklejasz zmienną zdefiniowaną w kroku 2 z dodatkowymi podwójnymi nawiasami klamrowymi. Wpisywanie tej wartości jest trochę nieintuicyjne. Na pierwszy rzut oka wygląda, jakby ten dropdown był nieedytowalny.

W moim przykładzie jest to więc {{linkedKey}}

linkowanie zadań - akcja podlinkująca

Wady i zalety automatycznego linkowania zadań w Jira

Zapisujesz flow i możesz zacząć testować! Pamiętaj tylko o kilku zasadach:

  1. Plusem tej automatyzacji jest to, że jeżeli jeden (lub kilka) z kodów nie istnieje, to pozostałe i tak się podlinkują. Na przykład: wpisałeś w treści zadań: ABC-10 i ABC-11 a do tego jakiś kod zupełnie niezwiązany z Jirą typu XYZ-999. Automatyzacja odrzuci XYZ-999, ale podlinkuje dwa zadania z projektu ABC.
  2. Minusem tej automatyzacji jest to, że nie usunie powiązań po usunięciu ich z treści. Według mnie nie jest to częsta sytuacja i spokojnie można bez tego żyć. Jeżeli jednak chcesz mieć pełną automatyzację, to rozwiązaniem może być na przykład:
    • Usuwanie wszystkich linków danego typu po każdym zapisie i dodawanie ich od nowa na podstawie treści.
    • Przechodzenie przez wszystkie istniejące linki po zapisie i sprawdzanie, czy dalej istnieją w treści.
  3. Pamiętaj tylko, że Jira ogranicza liczbę wywołań automatyzacji (poza planem Enterprise, sprawdź dokładne liczby tutaj). Rozwiązania opisane w kroku 2 mogą więc szybko wyczerpać ten limit.

Automatyczne linkowanie zadań w Jirze – podsumowanie

Żeby automatycznie łączyć zadania w Jirze na podstawie treści, to:

  1. Dodaj wyzwalacz na tworzenie i edycję zadań.
  2. Utwórz zmienną, która będzie przechowywała kody zadań do podlinkowania.
  3. Podlinkuj zadania na podstawie zebranych kodów.

Więcej o automatyzacji przeczytasz w porównaniu dwóch potężnych narzędzi – Jiry i monday.com

jira czy monday.com porównanie narzędzi do zarządzania projektami

Witaj w Project Makers!

Cześć, jestem Artur.

Uruchomiłem bloga Project Makers po to, żeby pokazywać jak przy pomocy podstawowych narzędzi i zdrowego rozsądku, każdy może w krótkim czasie osiągnąć mistrzostwo w zwinnym zarządzaniu projektami.

A wszystko zaczęło się od niezaliczonych egzaminów z programowania
(czytaj dalej…)

Potrzebujesz konsultacji?
Umów BEZPŁATNE spotkanie!

bezpłatne konsultacje zarządzanie projektami

Partnerzy Project Makers

Szukasz ciekawych treści?

Najnowsze wpisy

Znajdź na blogu

Szukasz ciekawych, treści
o Zwinnym Zarządzaniu Projektami?

Zapisz się do Newslettera Project Makers!
Najnowsze trendy, ciekawostki, narzędzia.
Tylko sprawdzone treści. 

Współpracuję z:

Project Makers
u. Dworcowa 8
44-240 Żory
artur@projectmakers.pl

Copyright © 2024 Project Makers