Pokażę Ci jak wdrożyć automatyzację, która znacząco ułatwia zarządzanie załącznikami w Outlook. Dzięki temu rozwiązaniu mam raz na zawsze porządek w plikach. Wdrożenie automatu zajmie kilka minut i nie wymaga umiejętności programowania.
Zaczynamy?
Gdzie przechowywać załączniki?
Otlook nie jest narzędziem do trzymania plików.
Choćby dlatego, że:
- nie da się pracować w kilka osób na raz na załącznikach,
- ciężko znaleźć odpowiedni plik w gąszczu maili,
- masz ograniczoną przestrzeń dyskową na pocztę,
- wysyłanie załączników nie jest bezpieczne (musisz szyfrować pliki itp.),
- zwyczajnie Outlook nie do tego służy (a są lepsze narzędzia).
Jeżeli więc trzymasz wszystkie ważne pliki wyłącznie na poczcie, to zdecydowanie polecam zmienić podejście. Będzie łatwiej, szybciej i bezpieczniej.
A prosty automat wykona za nas większość powtarzalnej pracy.
Inbox Zero a zarządzanie załącznikami
Temat Inbox Zero jest mocno na czasie. Chodzi o to, żeby nie trzymać maili w skrzynce odbiorczej. Wszystko co przychodzi zamienia się w zadanie albo trafia do archiwum/spamu/kosza.
W takim modelu trzeba od razu podejmować też akcje na załącznikach. Zapisywać je w odpowiednie miejsca, tak żeby nie wracać kilka razy do tego samego maila. Nie jest to trudne, ale uciążliwe.
Przychodzi nowy email – trzeba przeczytać treść wiadomości, otworzyć załącznik, przejrzeć, kliknąć „Zapisz jako”, wybrać folder, zapisać, kolejny załącznik itd. Przy okazji możesz zapomnieć coś ważnego zapisać. I potem szukaj tego godzinami…
Plikami zarządza się dużo prościej kiedy są już zapisane na dysku. Przeciągasz do innego folderu lub klikasz Delete i po sprawie.
Dlatego proponuję następujący proces…
Automatyczne zapisywanie załączników z Outlook
Testuję ten model od miesięcy i sprawdza się doskonale.
Proces wygląda następująco:
- Przychodzi email z załącznikiem (lub kilkoma, nie ma znaczenia).
- Automat zapisuje pliki do folderu Inbox w chmurze (na OneDrive).
- Raz na kilka dni przeglądam Inbox na dysku i robię szybkie porządki (mam zadanie, które mi o tym przypomina). Porozkładanie plików do folderów zajmuje ok 5 minut.
- Nie dotykam załączników w Outlook (chyba że coś jest baaardzo pilne.)
Teraz pokażę Ci jak to zaimplementować. To bardzo proste!
Automat – zarządzanie załącznikami w Outlook i OneDrive
Do zbudowania automatu potrzebujesz:
Jeżeli w Twojej firmie korzystacie z pakietu Office 365 to prawdopodobnie masz te narzędzia dostępne.
Krok 1 – utwórz nowy workflow
Uruchamiasz Power Automate i tworzysz nowy workflow:
Krok 2 – wybierz trigger (wyzwalacz automatu)
Na kolejnym kroku podajesz nazwę (dowolną) i wybierasz trigger.
Chcemy aby proces rozpoczął się po otrzymaniu wiadomości. Dlatego jako trigger wybierz „When a new email arrives” (w wersji V3).
Krok 3 – zapisywanie załączników z Outlook
Teraz pora wybrać akcję, którą automat wykona z załącznikami.
Kliknij „+ New step” i wybierz akcję „Create file”
Krok 4 – konfiguracja Inbox dla plików
Utwórz folder na OneDrive, w którym chcesz zapisywać pliki (np. Inbox). Polecam dodać znak specjalny na początku nazwy, bo wtedy domyślnie ten folder będzie u góry listy (czyli np. _Inbox).
W trzech polach konfiguracji automatu wybierz:
- Folder Path – kliknij ikonę folderu i wybierz lokalizację, do której chcesz zapisywać pliki.
- File Name – z listy pól wybierz „Attachments Name”
- File Content – z listy pól wybierz „Attachments Content”
Krok 5 – testy i uruchomienie
I to tyle – zapisz i przetestuj.
Po otrzymaniu maila jego załącznik powinien trafić do wybranego folderu.
Krok 6 – wdrożenie procesu
Sam automat to nie wszystko. Potrzebna jest też zmiana Twoich nawyków.
Od teraz:
- Po załączniki sięgasz tylko na dysk (OneDrive).
- Zakładasz zadania/notatki, które będą Ci przypominać o regularnym czyszczeniu skrzynki odbiorczej na OneDrive.
- W trakcie czyszczenia takiego Inboxa przesuwasz pliki do odpowiednich folderów lub je usuwasz. Nie zostawiasz ich w Inbox!
- Zyskujesz sporo czasu – siadasz do plików tylko raz na jakiś czas. I nic nie gubisz!
Krok bonusowy – pełna automatyzacja zarządzania załącznikami w Outlook
Możesz pójść o krok dalej i rozbudować autmat o reguły biznesowe, które przekierują plik do odpowiedniej lokalizacji.
W tym celu dodajesz pomiędzy dwoma głównymi krokami dodatkowe warunki – blok Condition.
Może to być np.:
- Jeżeli autor X i format xlsx to zapisz do folderu Y.
- Jeżeli temat ABC to zapisz do folderu W.
- itd.
O automatyzacji przeczytasz też w:
