Zarządzanie zadaniami w zespole (15 pomocnych widoków)

Ciężko sobie wyobrazić zarządzanie zadaniami bez korzystania z jakiegokolwiek oprogramowania. Wiele aplikacji specjalizuje się w konkretnych widokach – Gantt, Kanban, kalendarz itd.

A gdyby tak połączyć je wszystkie?

Lepszy niż Head & Shoulders – 15 w 1

Trafiłem na narzędzie, które ma ponad 15 pomocnych widoków. Poniżej przedstawiam te najciekawsze. A tym narzędziem jest monday.com. Najbardziej uniwersalna aplikacja do zarządzania zadaniami jaką znam.

Zaczynamy?

1. Widok standardowy – tabela

W monday.com tabela jest domyślnym widokiem. Nie da się jej usunąć a każdy kolejny układ utworzysz bazując na danych z tabeli.

Poza tym, że wprowadzasz w niej dane, to jeszcze możesz:

• dodawać, usuwać kolumny,
• konfigurować zawartość kolumn (np. listy rozwijalne),
• nadawać, odbierać uprawnienia do kolumn, itd.

Przykładowy układ:

2. Kanban

Kolejna klasyka. Kanban – czyli zestaw kolumn, z których każda reprezentuje kolejny status w procesie. Celem jest przesuwanie jak największej liczby zadań maksymalnie na prawo, czyli do ostatniej kolumny oznaczającej zakończenie zadania.

3. Gantt

Wykres Gantta – jedni go lubią, inni nienawidzą. Może ułatwić zarządzanie zadaniami na wysokim poziomie (np. budowanie roadmapy). Przyda się także wtedy, gdy w Twoim projekcie jest dużo zależności, które ciężko pokazać na przykład na Kanbanie.

Jeżeli nie wiesz czy taki widok zadań Ci się przyda, to po prostu sprawdź. W monday.com wystarczą dwa kliknięcia aby dane z tabeli zamienić na Gantta.

4. Timeline – oś czasu

Jeżeli interesuje Cię obłożenie zadaniami w czasie to Timeline jest dobrym wyborem. Prosty widok, na którym widać kto, nad czym będzie pracował. Zadania możesz przesuwać w lewo czy prawo, aby równomiernie rozkładać obciążenie.

5. Zarządzanie zadaniami w kalendarzu

Co tu dużo mówić – widok kalendarza to również standard. Ale niekoniecznie standard w zarządzaniu zadaniami, czy projektami.

Mi taki widok przydaje się do planowania kluczowych wydarzeń i spotkań. Od razu widzę, czy nie mam konfliktu z ważnymi aktywnościami projektowymi.

A dzięki integracji z Outlookiem lub Google Calendar, zdarzenia tam utworzone będą trafiać od razu do monday.com i potem synchronizować wszelkie zmiany.

6. Formularz do wprowadzania danych

Wizualizacja danych w tabeli (jak w pkt 1.) jest ok dla zespołów pracujących z monday.com na co dzień. Spróbuj jednak wysłać do klienta czy użytkowników systemu taki widok z prośbą, aby zgłaszali w nim znalezione błędy.

Tylko ich wystraszysz.

Dlatego powstał widok formularza. Prosty, intuicyjny i konfigurowalny. Widok, w którym możesz udostępnić tylko część pól i ustawić ich wymagalność.
Taki formularz udostępniasz potem klientom, partnerom czy użytkownikom. A wszystkie wyniki trafiają do klasycznych tabel.

Formularz ma jeszcze jedną zaletę. Jeżeli korzystasz z automatyzacji wyzwalanej na utworzenie elementu, to taki proces wystartuje po wysłaniu całego formularza. W klasycznej tabeli uruchomi się zaraz po dodaniu tytułu wpisu (pierwsze pole).

7. Dashboardy i widgety

Raporty to nuda. Ale interaktywne dashboardy z czytelnymi widgetami to co innego.

W monday.com dashboardy prezentują się bardzo profesjonalnie. Mają wiele możliwości filtrowania danych i dostosowywania ich do swoich potrzeb. Na pewno znajdziesz to, co Ci będzie potrzebne.

Jednym z popularnych widgetów jest bateria, jak poniżej:

8. Obciążenie pracą (workload)

Workload, czyli obciążenie zadaniami jest na tyle interesujące, że przygotowałem o nim osobny artykuł i nagranie.

Aplikacja do zarządzania zespołem (zasobami). Co wybrać?

Pokazuję tam jak w kilka kliknięć zobaczyć kto jest najbardziej obciążony w zespole, a także jak takie przeciążenie szybko rozładować.

9. Performance insight

Jak długo zadania są w developmencie? Ile średnio trwają testy? Gdzie są wąskie gardła? Na te pytania odpowiadania właśnie widok Performance insight, czyli analiza wydajności procesu.

W analizie pomoże rozbudowany zestaw filtrów. Możesz sprawdzić na przykład tylko zadania przypisane do danej osoby, zadania z konkretnej wersji czy wybrane statusy. Opcji jest wiele.

10. Droga do celu

Widok z tych motywacyjnych. Pokazuje cel oraz postęp na drodze do jego osiągnięcia. Może to być na przykład:

• liczba zrealizowanych zadań,
• budżet projektu,
• spędzony czas itd.

Prosty, czytelny widok. Menedżerowie wysokiego szczebla go pokochają. Jedna wartość, która mówi w na jakim etapie jesteście.

11. Repozytorium plików

Oczywistość – załączniki. Najlepiej trzymać je w jednym miejscu. Właśnie do tego służy widok listy plików. Klasyczna sprawa, bez żadnych wodotrysków.

12. Zarządzanie zadaniami na mapie

Kolejna niespodzianka od monday.com, czyli mapa. W klasycznych projektach software’owych raczej mniej przydatna. Ale jeżeli do tego zarządzasz infrastrukturą serwerów i aplikacji, to taka mapa może pokazać gdzie są rozmieszczone kluczowe zasoby sprzętowe.

Taki widok idealnie sprawdzi się w zarządzaniu klientami, marketingu czy HR.

13. Chmura słów

Co najczęściej pojawia się w opisach błędów?
Co dominuje w informacji zwrotnej od klientów?

Mając odpowiedzi na te pytania łatwiej ustawisz priorytety działań. Nie potrzebujesz zaawansowanej analityki. Przynajmniej do uzyskania podstawowych wyników. Wystarczy widok chmury słów.

Jedno kliknięcie już wiesz o czym się mówi.

14. Whiteboard (notatki)

Czasami po prostu potrzebujesz coś zanotować. Być może narysować i omówić tak jak przy fizycznym whiteboardzie. W monday.com jest taka możliwość, chociaż nie jest to szczyt marzeń.

Widok tablicy jest bardzo prosty, wręcz minimalistyczny. Do prostych rysunków wystarczy. Do bardziej zaawansowanych polecam jednak coś lepszego, jak na przykład Miro.

15. Karty

Ostatni widok – karty. Zostawiłem je na koniec, bo dla mnie wyglądają dość dziwnie. Być może to nie jest odpowiedni widok akurat do zarządzania zadaniami w projektach (zobaczysz to na nagraniu).

Wyświetlanie kart ma jednak inne ważne zastosowanie. Chodzi o edytowanie zadań. Jeżeli Twoje tabele będą bardzo rozbudowane, to właśnie dzięki kartom zbudujesz widoki do edycji wybranych pól. Takich kart może być wiele.

Przykładowo z długiej listy danych wybrałem tylko pola związane z raportowaniem czasu i terminami:

analogicznie utworzę widok do pracy ze statusami, czy przypisywaniem różnych osób do zadania.

Zarządzanie zadaniami – jaki jest optymalny widok?

Zobacz te widoki w akcji:

Co wybrać z tej listy? Może po prostu monday.com?