Poniższe fragmenty skopiowałem z autentycznych dokumentacji. Zwróć uwagę na tak sformułowany cel projektu IT.
(1) Wdrożenie systemu do kompleksowej realizacji badań ankietowych … w ramach, którego możliwe będzie m. in.: tworzenie formularzy, gromadzenie danych ankietowych, analiza zebranych danych.
(2) Celem projektu jest zwiększenie stopnia cyfryzacji usług publicznych oferowanych przez …
(3) Celem głównym projektu jest opracowanie i udostępnienie bezpłatnych e-podręczników i zasobów edukacyjnych na platformie edukacyjnej.
Czy podejmujesz się realizacji takich celów?
Zanim odpowiesz „TAK” to przeczytaj dalszą część.
Jak zdefiniować cel projektu IT?
Powyższe przykłady zawierają sporo błędów. Ale to tylko wierzchołek góry lodowej. Piekło informatyczne jest wybrukowane masą nieprawidłowo zdefiniowanych celów projektów.
W tym artykule znajdziesz informacje:
- czego unikać przy definiowaniu celów,
- jak definiować cel projektu (z przykładami).
Jakie są najczęstsze błędy w definiowaniu celu projektu?
Według mnie najpopularniejszy problem to nietestowalność celów. Prawdopodobnie autor nie zadał sobie kluczowego pytania:
Po czym poznam, że osiągnąłem/ęłam cel projektu?
Dopóki nie ma konkretnej odpowiedzi na to pytanie, to cel nie jest prawidłowo określony.
Wróć do przykładu (2) z początku artykułu. „Zwiększenie stopnia cyfryzacji usług publicznych” – co to oznacza?
Jaki jest obecnie ten stopień i o ile powinien się zwiększyć?
Jak będziemy to mierzyć?
Do tego nasuwają się 2 krytyczne pytania:
Po co zwiększamy stopień cyfryzacji?
Na kogo to będzie miało wpływ?
Inne błędy w definiowaniu celów
Poza brakiem testowalności problemem bywa też:
- Skupienie się wyłącznie na rozwiązaniu. Wróć do przykładu (1) – „wdrożenie systemu do…„. Czy samo wdrożenie systemu coś zmieni? Raczej nie. Trzeba określić korzyść jaką osiągniemy z takiego wdrożenia (o tym w dalszej części).
- Brak parametrów jakościowych. Teraz przykład (3). „Opracowanie i udostępnienie bezpłatnych e-podręczników.” Podręczniki powinny spełniać pewne kryteria. Samo opracowanie jakiegokolwiek podręcznika nie rozwiąże problemu.
- Zbyt złożony cel. Czasami cel jest opisany jako sekwencja trudnych, branżowych terminów, tworzących niezrozumiałe zdania. Nic z tego nie wynika. Większość odbiorców i tak nie wie co jest do zrobienia.
Dobre praktyki w definiowaniu celów projektu
Prawidłowo zdefiniowany cel projektu to taki, który nie zawiera błędów wypisanych powyżej, czyli:
- opisuje korzyści ze zrealizowania projektu,
- wszyscy wiedzą jak go mierzyć i jak te parametry zmienią się po zakończeniu projektu,
- pokrywa interesy różnych grup użytkowników, na różnych poziomach w strukturze firmy.
Dlaczego precyzyjne cele są takie ważne?
Spójrz jeszcze raz na przykład (1). Powiedzmy, że wdrożono ten system. Ale narzędzie okazało się katastrofą. Czy to jest sukces projektu czy nie? Cel został przecież zrealizowany.
Jeżeli źle zdefiniujesz cel to zamykasz drogę do zmiany decyzji bez ubijania całego projektu. Ciekawe i zwięzłe uzasadnienie znajdziesz w tym artykule na wedlugplanu.pl.
A więcej o tym co się stanie jeżeli zdefiniujesz cel jako zadania przeczytasz w tym artykule na blogu Project Makers.
Przykładowe cele projektu IT
A teraz obiecane przykłady celów projektów IT (od skali mikro po większe przedsięwzięcia).
Do każdego z nich trzeba dopisać ograniczenia takie jak czas czy budżet. Nie dodawałem ich dla większej czytelności listy.
Oczywiście jeden projekt może też realizować kilka celów.
- Poprawa czasu ładowania stron serwisu o 50% (mierzone przy pomocy Google Lighthouse).
- Uzyskanie poziomu 2 (Standard) bezpieczeństwa aplikacji wg zasad standardu OWASP 4.0.
- Zwiększenie responsywności portalu – 100% akcji na stronach A, B, C musi działać prawidłowo przy skalowaniu ekranu do 200%.
- Wyeliminowanie papierowego obiegu dokumentu X – zastąpienie go elektronicznym rozwiązaniem przy niepogorszonym czasie realizacji wniosku.
- Wyeliminowanie wszystkich luk bezpieczeństwa zgłoszonych po audycie 100-123 z dnia 20.08.2022 (potwierdzone kolejnym audytem).
- Zmniejszenie liczby porzucanych koszyków o 20%.
- Skrócenie czasu realizacji operacji IJK od kroku L do M o 5 minut.
- Dostarczanie informacji w czasie rzeczywistym (< 5 sekund) na temat poziomu wody.
- Zredukowanie kosztów wynikających z przestojów o 10 000 zł / miesiąc.
- Zredukowanie liczby błędów zgłaszanych przez użytkowników systemu do 5 po każdym wydaniu wersji.
- Uruchomienie 3 najpopularniejszych metod płatności na rynku U wg raportu W (uzyskanie pokrycia 80% rynku).
- Umożliwienie wykonania operacji A, B, C w systemie X także wtedy, gdy użytkownik nie ma dostępu do Internetu.
- Poszerzenie grona odbiorców – opublikowanie aplikacji w Apple Store nie później niż po 3 miesiącach od publikacji w Google Play.
- Przeniesienie danych z systemu N do O bez zmiany struktury i utraty danych.
- Zmniejszenie czasu odtwarzalności systemu po awarii (odtwarzanie od zera) o 20 minut.
- Przygotowanie systemu do udostępnienia go dodatkowym 100 000 użytkowników bez zwiększenia czasu odpowiedzi stron P, R, S o więcej niż 20%
- Poprawa dostępności – wdrożenie wszystkich zasad dostępności wg standardu WCAG 2.1 rozdział 2.
- Rozszerzenie działalności sklepu- umożliwienie przeprowadzania transakcji na rynku czeskim bez zmian funkcjonalnych w porównaniu z wersją PL.
- Zmniejszenie o 1 FTE liczby osób potrzebnych do wsparcia użytkowników (przy niezmienionej liczbie zgłoszeń od użytkowników).
- Zredukowanie liczby pomyłek przy wypełnianiu dokumentów X, Y, Z o 90%.
- Skrócenie czasu wdrażania nowego pracownika do pracy z narzędziem W do 2 dni.
- Obniżenie kosztów instalacji każdej kolejnej wersji systemu o 50%.
Temat definiowania celów uzupełnia artykuł o konsekwencjach mylenia celu z zakresem.
