Jest jedno krótkie pytanie, które pozwala rozpoznać potencjalne problemy z projektem już na samym początku. Sam bywam zaskoczony, jak rzadko je sobie zadaję. Równie rzadko słyszę je od innych. Sprawa jest prosta — zapytaj ludzi zaangażowanych w projekt:
Co chcemy osiągnąć w ramach tego projektu?
a potem słuchaj uważnie odpowiedzi i zastanów się, czy usłyszałeś cel, a może zakres projektu. Mieszanie tych pojęć i traktowanie zakresu jako celu ma zwykle przykre konsekwencje. 6 z nich znajdziesz poniżej.
Cel a zakres projektu
Jaka jest różnica między celem a zakresem?
Cel odpowiada na pytanie “dlaczego?” np.:
- zarobić milion dolarów w ciągu roku,
- przyspieszyć produkcję o 10% co kwartał,
- zaoszczędzić setki litrów wody dziennie itd.
Zakres dotyczy tego “jak?” krok po kroku osiągniemy cel. Na przykład dla usprawnienia procesu, jedna z opcji to:
- badanie gdzie są “wąskie gardła” w procesie,
- przygotowanie projektów rozwiązań IT, usprawniających proces w tych miejscach,
- wytworzenie oprogramowania w wersji “beta”,
- testowe wdrożenie i weryfikacja wyników itd.
jednak możliwych jest dużo więcej dróg prowadzących do osiągnięcia tego samego celu.
6 konsekwencji, gdy pomylisz cel z zakresem
Projekty żyją tak długo, jak długo możliwe jest osiągnięcie założonego celu. Gdy cel przestaje być realny, wtedy projekt się kończy, a przynajmniej powinien. Nie ma sensu kontynuowanie prac i realizowanie zaplanowanego zakresu.
Przykład:
Celem projektu było uzyskanie pozycji lidera na rynku dostarczania posiłków z restauracji, a przez to uzyskanie zysku na poziomie 100k PLN w pierwszym roku i 1mln PLN w kolejnym. W trakcie prac pojawiły się na rynku serwisy takie jak Pyszne.pl, Uber Eats czy Wolt.
Można dalej pracować nad własnym serwisem i realizować początkowy plan. Warto jednak zrobić ponowne badania i zweryfikować realność celu. Być może korzystnie będzie zatrzymać projekt i poszukać innych rozwiązań.
Często to jednak to nie cel a zakres projektu staje się najistotniejszy.
Co wtedy się dzieje?
1. Zrealizowany zakres nie przynosi korzyści
Zakres projektu jest dostarczony — sukces? Niekoniecznie!
Przykład:
Realizujesz zgodnie z planem wspomniany serwis dostarczania żywności. Koszty wytworzenia i utrzymania są wysokie. Zamiast pozycji lidera masz około 10% udziału w rynku.
Jeszcze przez lata ten biznes będzie przynosił straty.
Czy projekt zakończył się sukcesem?
2. Zabijasz innowacyjność (nie wiesz, czego nie wiesz)

Gdy trzymasz się kurczowo początkowego zakresu, to z horyzontu znikają potencjalne usprawnienia i innowacje. Postęp technologiczny brnie do przodu. Coś, o czym nikt nie marzył jeszcze kilka miesięcy temu, dzisiaj może być już osiągalne.
Skupiaj się na celu i ciągle szukaj kreatywnych rozwiązań.
Przykład:
Możesz przedstawić zespołowi projektowemu kompletną dokumentację serwisu do dostarczania żywności, zawierającą ekrany, procesy, a nawet nazwy przycisków. Na końcu projektu dostaniesz dokładnie to, co jest w dokumentacji.
Możesz też rzucić wyzwanie – “zbudujmy coś, czego jeszcze nie ma, a co zbliży nas do pozycji lidera”. W odpowiedzi usłyszysz wiele pomysłów. Jedna z firm obecnie testuje dostawy produktów dronami. Może by w ten sposób dostarczać też posiłki?
3. Nie motywujesz
Praca w projekcie powinna być nowym wyzwaniem, możliwością nauki i rozwoju. W przeciwnym razie jest tylko listą dodatkowych zadań, które trzeba dopisać do standardowych obowiązków.
Dlatego też ludzie często uciekają od projektów, a kierownicy projektów zastanawiają się dlaczego tak jest.
Wspólne osiąganie celów daje dużo większą satysfakcję, niż odhaczanie zadań na liście. A osiąganie tych celów poprzez realizację własnych pomysłów wynosi poziom satysfakcji na orbitę.
Jak napisał Tom Gilb w książce Value Planning:
“People are strongly motivated by their own ideas”
Przykład:
Jeżeli pomysł dostarczania jedzenia dronem wydaje się realny i zgodny z założonym celem, to tworzysz nieduży zespół, który zweryfikuje to w praktyce. O motywację nie musisz się już martwić.
4. Nie dostosowujesz się do zmian na rynku
Jeżeli zakres projektu nie dopuszcza możliwości zmian w perspektywie kilku lat, to jest to idealny przepis na porażkę. Świat jest w ciągłym ruchu. Nowe firmy i produkty wchodzą na rynek, a stare odchodzą w zapomnienie. Gusta odbiorców również się zmieniają.
Niemożliwym jest przewidywanie sytuacji w perspektywie miesięcy, nie mówiąc o latach. Doskonale udowodnił to początek roku 2020. Biznesy i projekty, które miały jasny cel i odważnie zmieniały zakres działania, zwiększyły znacząco szanse na przetrwanie.

Przykład:
Zakończyłeś testy dostarczania dronami z pozytywnym rezultatem. W tym czasie jednak pojawiła się nowa technologia – pojazdy z napędem antygrawitacyjnym. Wkrótce to będzie hit i nowy trend na rynku. Albo w to wejdziesz, albo osiągnięcie pozycji lidera w branży zostanie wyłącznie marzeniem.
Przeczytaj też o tym co może przynieść przyszłość zarządzania projektami.
5. Przekraczasz budżet i czas
W każdym projekcie występują nieprzewidziane sytuacje. Dlatego właśnie jesteś potrzebny jako kierownik projektu. Gdy pojawia się problem i dostarczenie zakresu w terminie, oraz budżecie jest zagrożone, to narzucającym się rozwiązaniem jest wydłużenie czasu i dorzucenie kolejnych tysięcy złotych.
Gdy jednak uświadomisz sobie, że to cel a nie zakres jest najważniejszy, bez prawdopodobnie znajdziesz tańsze i szybsze rozwiązania. Dlatego też w projektach obecnie króluje podejście “Design to cost”, o którym przeczytasz w artykule: Zarządzanie kosztami projektu IT – Design to Cost.
Przykład:
Nowa technologia o napędzie antygrawitacyjnym podniosła znacząco koszty projektu. Aby osiągnąć założony cel rezygnujesz z w pełni automatycznej obsługi zleceń, którą na razie zastąpisz ręcznym przetwarzaniem.
6. Masz problem z określeniem momentu zakończenia projektu

W przypadku oprogramowania zwykle można poprawić wygląd, ulepszyć obsługę, przyspieszyć działanie, lub nawet napisać wszystko od nowa. Tylko po co?
Lista zadań w zakresie ma tendencję do rozmnażania się przez pączkowanie, a końcowy produkt nigdy nie jest “good enough”. Gdy cel wskazuje efekt wyrażony w liczbach, wtedy nie można z nim dyskutować.
Przykład:
Wdrożyłeś rozwiązanie z napędem antygrawitacyjnym jako pierwsza firma w kraju. Uzyskałeś ponad 100k PLN zysku przed końcem roku. Zespół programistów dostrzega wiele niedoróbek w kodzie i chciałby przez kolejne miesiące poprawić to i owo. Dobrym rozwiązaniem będzie zakończenie trwającego projektu i ewentualne uruchomienie kolejnego związanego z usprawnieniami, również z wyraźnym, ale innym celem.
Cel a zakres projektu – podsumowanie

Jak u Ciebie wygląda cel i zakres proektu? Czy zakres jest środkiem do osiągnięcia celu, a czy celem samym w sobie?
Więcej o innych pułapkach w realizacji projektów znajdziesz w ebooku “3 pułapki, gdy definiujesz cel i zakres projektu“.

Sprawdź też 22 praktyczne przykłady celów projektów IT.
Jeżeli zakres projektu nie dopuszcza możliwości zmian [w] perspektywie kilku lat
literówka.
Dziękuję, poprawione 🙂
Dzien dobry mam problem z ustaleniem celu projektu jestem studentem inzynieria produkcji a temat stanowisko pracy myjki ultradzwiekowe i cisnieniowe
Marcin, pierwsze pytanie to co ma się zmienić w działaniu “myjki ultradźwiękowej i ciśnieniowej”?
Celem projektu powinno być np. zwiększenie wydajności, zmniejszenie liczby awarii, ułatwienie obsługi itd. Nie znam się za bardzo na myjkach, więc ciężko mi coś precyzyjnego określić.
Najlepiej napisz na LinkedIn, to będzie łatwiej porozmawiać o szczegółach. Jak tylko będę potrafił to chętnie pomogę.