Cel a zakres projektu – 6 konsekwencji gdy pomylisz te pojęcia

Jest jedno krótkie pytanie, które pozwala rozpoznać potencjalne problemy z projektem już na samym początku. Sam bywam zaskoczony, jak rzadko je sobie zadaję. Równie rzadko słyszę je od innych. Sprawa jest prosta — zapytaj ludzi zaangażowanych w projekt:

a potem słuchaj uważnie odpowiedzi i zastanów się, czy usłyszałeś cel, a może zakres projektu. Mieszanie tych pojęć i traktowanie zakresu jako celu ma zwykle przykre konsekwencje. 6 z nich znajdziesz poniżej.

Cel a zakres projektu

Jaka jest różnica między celem a zakresem?

Cel odpowiada na pytanie “dlaczego?” np.:

• zarobić milion dolarów w ciągu roku,
• przyspieszyć produkcję o 10% co kwartał,
• zaoszczędzić setki litrów wody dziennie itd.

Zakres dotyczy tego “jak?” krok po kroku osiągniemy cel. Na przykład dla usprawnienia procesu, jedna z opcji to:

1. badanie gdzie są “wąskie gardła” w procesie,
2. przygotowanie projektów rozwiązań IT, usprawniających proces w tych miejscach,
3. wytworzenie oprogramowania w wersji “beta”,
4. testowe wdrożenie i weryfikacja wyników itd.

jednak możliwych jest dużo więcej dróg prowadzących do osiągnięcia tego samego celu.

6 konsekwencji, gdy pomylisz cel z zakresem

Projekty żyją tak długo, jak długo możliwe jest osiągnięcie założonego celu. Gdy cel przestaje być realny, wtedy projekt się kończy, a przynajmniej powinien. Nie ma sensu kontynuowanie prac i realizowanie zaplanowanego zakresu.

Przykład:
Celem projektu było uzyskanie pozycji lidera na rynku dostarczania posiłków z restauracji, a przez to uzyskanie zysku na poziomie 100k PLN w pierwszym roku i 1mln PLN w kolejnym. W trakcie prac pojawiły się na rynku serwisy takie jak Pyszne.pl, Uber Eats czy Wolt.
Można dalej pracować nad własnym serwisem i realizować początkowy plan. Warto jednak zrobić ponowne badania i zweryfikować realność celu. Być może korzystnie będzie zatrzymać projekt i poszukać innych rozwiązań.

Często to jednak to nie cel a zakres projektu staje się najistotniejszy.
Co wtedy się dzieje?

1. Zrealizowany zakres nie przynosi korzyści

Zakres projektu jest dostarczony — sukces? Niekoniecznie!

Przykład:
Realizujesz zgodnie z planem wspomniany serwis dostarczania żywności. Koszty wytworzenia i utrzymania są wysokie. Zamiast pozycji lidera masz około 10% udziału w rynku.
Jeszcze przez lata ten biznes będzie przynosił straty.

Czy projekt zakończył się sukcesem?

2. Zabijasz innowacyjność (nie wiesz, czego nie wiesz)

Gdy trzymasz się kurczowo początkowego zakresu, to z horyzontu znikają potencjalne usprawnienia i innowacje. Postęp technologiczny brnie do przodu. Coś, o czym nikt nie marzył jeszcze kilka miesięcy temu, dzisiaj może być już osiągalne.
Skupiaj się na celu i ciągle szukaj kreatywnych rozwiązań.

Przykład:
Możesz przedstawić zespołowi projektowemu kompletną dokumentację serwisu do dostarczania żywności, zawierającą ekrany, procesy, a nawet nazwy przycisków. Na końcu projektu dostaniesz dokładnie to, co jest w dokumentacji.
Możesz też rzucić wyzwanie – “zbudujmy coś, czego jeszcze nie ma, a co zbliży nas do pozycji lidera”. W odpowiedzi usłyszysz wiele pomysłów. Jedna z firm obecnie testuje dostawy produktów dronami. Może by w ten sposób dostarczać też posiłki?

3. Nie motywujesz

Praca w projekcie powinna być nowym wyzwaniem, możliwością nauki i rozwoju. W przeciwnym razie jest tylko listą dodatkowych zadań, które trzeba dopisać do standardowych obowiązków.
Dlatego też ludzie często uciekają od projektów, a kierownicy projektów zastanawiają się dlaczego tak jest.

Wspólne osiąganie celów daje dużo większą satysfakcję, niż odhaczanie zadań na liście. A osiąganie tych celów poprzez realizację własnych pomysłów wynosi poziom satysfakcji na orbitę.

Jak napisał Tom Gilb w książce Value Planning:
“People are strongly motivated by their own ideas”

Przykład:
Jeżeli pomysł dostarczania jedzenia dronem wydaje się realny i zgodny z założonym celem, to tworzysz nieduży zespół, który zweryfikuje to w praktyce. O motywację nie musisz się już martwić.

4. Nie dostosowujesz się do zmian na rynku

Jeżeli zakres projektu nie dopuszcza możliwości zmian w perspektywie kilku lat, to jest to idealny przepis na porażkę. Świat jest w ciągłym ruchu. Nowe firmy i produkty wchodzą na rynek, a stare odchodzą w zapomnienie. Gusta odbiorców również się zmieniają.

Niemożliwym jest przewidywanie sytuacji w perspektywie miesięcy, nie mówiąc o latach. Doskonale udowodnił to początek roku 2020. Biznesy i projekty, które miały jasny cel i odważnie zmieniały zakres działania, zwiększyły znacząco szanse na przetrwanie.

Przykład:
Zakończyłeś testy dostarczania dronami z pozytywnym rezultatem. W tym czasie jednak pojawiła się nowa technologia – pojazdy z napędem antygrawitacyjnym. Wkrótce to będzie hit i nowy trend na rynku. Albo w to wejdziesz, albo osiągnięcie pozycji lidera w branży zostanie wyłącznie marzeniem.

Przeczytaj też o tym co może przynieść przyszłość zarządzania projektami.

5. Przekraczasz budżet i czas

W każdym projekcie występują nieprzewidziane sytuacje. Dlatego właśnie jesteś potrzebny jako kierownik projektu. Gdy pojawia się problem i dostarczenie zakresu w terminie, oraz budżecie jest zagrożone, to narzucającym się rozwiązaniem jest wydłużenie czasu i dorzucenie kolejnych tysięcy złotych.

Gdy jednak uświadomisz sobie, że to cel a nie zakres jest najważniejszy, bez prawdopodobnie znajdziesz tańsze i szybsze rozwiązania. Dlatego też w projektach obecnie króluje podejście “Design to cost”, o którym przeczytasz w artykule: Zarządzanie kosztami projektu IT – Design to Cost.

Przykład:
Nowa technologia o napędzie antygrawitacyjnym podniosła znacząco koszty projektu. Aby osiągnąć założony cel rezygnujesz z w pełni automatycznej obsługi zleceń, którą na razie zastąpisz ręcznym przetwarzaniem.

6. Masz problem z określeniem momentu zakończenia projektu

W przypadku oprogramowania zwykle można poprawić wygląd, ulepszyć obsługę, przyspieszyć działanie, lub nawet napisać wszystko od nowa. Tylko po co?

Lista zadań w zakresie ma tendencję do rozmnażania się przez pączkowanie, a końcowy produkt nigdy nie jest “good enough”. Gdy cel wskazuje efekt wyrażony w liczbach, wtedy nie można z nim dyskutować.

Przykład:
Wdrożyłeś rozwiązanie z napędem antygrawitacyjnym jako pierwsza firma w kraju. Uzyskałeś ponad 100k PLN zysku przed końcem roku. Zespół programistów dostrzega wiele niedoróbek w kodzie i chciałby przez kolejne miesiące poprawić to i owo. Dobrym rozwiązaniem będzie zakończenie trwającego projektu i ewentualne uruchomienie kolejnego związanego z usprawnieniami, również z wyraźnym, ale innym celem.

Cel a zakres projektu – podsumowanie

Jak u Ciebie wygląda cel i zakres proektu? Czy zakres jest środkiem do osiągnięcia celu, a czy celem samym w sobie?

Więcej o innych pułapkach w realizacji projektów znajdziesz w ebooku “3 pułapki, gdy definiujesz cel i zakres projektu“.

Sprawdź też 22 praktyczne przykłady celów projektów IT.

Cel projektu IT – 22 praktyczne przykłady