Jest jedno krótkie pytanie, które pozwala rozpoznać potencjalne problemy z projektem już na samym początku. Sam bywam zaskoczony, jak rzadko je sobie zadaję. Równie rzadko słyszę je od innych. Sprawa jest prosta — zapytaj ludzi zaangażowanych w projekt:
Co chcemy osiągnąć w ramach tego projektu?
a potem słuchaj uważnie odpowiedzi i zastanów się, czy usłyszałeś cel, a może zakres projektu. Mieszanie tych pojęć i traktowanie zakresu jako celu ma zwykle przykre konsekwencje. 6 z nich znajdziesz poniżej.
Cel a zakres projektu
Jaka jest różnica między celem a zakresem?
Cel odpowiada na pytanie „dlaczego?” np.:
- zarobić milion dolarów w ciągu roku,
- przyspieszyć produkcję o 10% co kwartał,
- zaoszczędzić setki litrów wody dziennie itd.
Zakres dotyczy tego „jak?” krok po kroku osiągniemy cel. Na przykład dla usprawnienia procesu, jedna z opcji to:
- badanie gdzie są „wąskie gardła” w procesie,
- przygotowanie projektów rozwiązań IT, usprawniających proces w tych miejscach,
- wytworzenie oprogramowania w wersji „beta”,
- testowe wdrożenie i weryfikacja wyników itd.
jednak możliwych jest dużo więcej dróg prowadzących do osiągnięcia tego samego celu.
6 konsekwencji, gdy pomylisz cel z zakresem
Projekty żyją tak długo, jak długo możliwe jest osiągnięcie założonego celu. Gdy cel przestaje być realny, wtedy projekt się kończy, a przynajmniej powinien. Nie ma sensu kontynuowanie prac i realizowanie zaplanowanego zakresu.
Przykład:
Celem projektu było uzyskanie pozycji lidera na rynku dostarczania posiłków z restauracji, a przez to uzyskanie zysku na poziomie 100k PLN w pierwszym roku i 1mln PLN w kolejnym. W trakcie prac pojawiły się na rynku serwisy takie jak Pyszne.pl, Uber Eats czy Wolt.
Można dalej pracować nad własnym serwisem i realizować początkowy plan. Warto jednak zrobić ponowne badania i zweryfikować realność celu. Być może korzystnie będzie zatrzymać projekt i poszukać innych rozwiązań.
Często to jednak to nie cel a zakres projektu staje się najistotniejszy.
Co wtedy się dzieje?
1. Zrealizowany zakres nie przynosi korzyści
Zakres projektu jest dostarczony — sukces? Niekoniecznie!
Przykład:
Realizujesz zgodnie z planem wspomniany serwis dostarczania żywności. Koszty wytworzenia i utrzymania są wysokie. Zamiast pozycji lidera masz około 10% udziału w rynku.
Jeszcze przez lata ten biznes będzie przynosił straty.
Czy projekt zakończył się sukcesem?
2. Zabijasz innowacyjność (nie wiesz, czego nie wiesz)
Gdy trzymasz się kurczowo początkowego zakresu, to z horyzontu znikają potencjalne usprawnienia i innowacje. Postęp technologiczny brnie do przodu. Coś, o czym nikt nie marzył jeszcze kilka miesięcy temu, dzisiaj może być już osiągalne.
Skupiaj się na celu i ciągle szukaj kreatywnych rozwiązań.
Przykład:
Możesz przedstawić zespołowi projektowemu kompletną dokumentację serwisu do dostarczania żywności, zawierającą ekrany, procesy, a nawet nazwy przycisków. Na końcu projektu dostaniesz dokładnie to, co jest w dokumentacji.
Możesz też rzucić wyzwanie – „zbudujmy coś, czego jeszcze nie ma, a co zbliży nas do pozycji lidera”. W odpowiedzi usłyszysz wiele pomysłów. Jedna z firm obecnie testuje dostawy produktów dronami. Może by w ten sposób dostarczać też posiłki?
3. Nie motywujesz
Praca w projekcie powinna być nowym wyzwaniem, możliwością nauki i rozwoju. W przeciwnym razie jest tylko listą dodatkowych zadań, które trzeba dopisać do standardowych obowiązków.
Dlatego też ludzie często uciekają od projektów, a kierownicy projektów zastanawiają się dlaczego tak jest.
Wspólne osiąganie celów daje dużo większą satysfakcję, niż odhaczanie zadań na liście. A osiąganie tych celów poprzez realizację własnych pomysłów wynosi poziom satysfakcji na orbitę.
Jak napisał Tom Gilb w książce Value Planning:
„People are strongly motivated by their own ideas”
Przykład:
Jeżeli pomysł dostarczania jedzenia dronem wydaje się realny i zgodny z założonym celem, to tworzysz nieduży zespół, który zweryfikuje to w praktyce. O motywację nie musisz się już martwić.
4. Nie dostosowujesz się do zmian na rynku
Jeżeli zakres projektu nie dopuszcza możliwości zmian w perspektywie kilku lat, to jest to idealny przepis na porażkę. Świat jest w ciągłym ruchu. Nowe firmy i produkty wchodzą na rynek, a stare odchodzą w zapomnienie. Gusta odbiorców również się zmieniają.
Niemożliwym jest przewidywanie sytuacji w perspektywie miesięcy, nie mówiąc o latach. Doskonale udowodnił to początek roku 2020. Biznesy i projekty, które miały jasny cel i odważnie zmieniały zakres działania, zwiększyły znacząco szanse na przetrwanie.
Przykład:
Zakończyłeś testy dostarczania dronami z pozytywnym rezultatem. W tym czasie jednak pojawiła się nowa technologia – pojazdy z napędem antygrawitacyjnym. Wkrótce to będzie hit i nowy trend na rynku. Albo w to wejdziesz, albo osiągnięcie pozycji lidera w branży zostanie wyłącznie marzeniem.
Przeczytaj też o tym co może przynieść przyszłość zarządzania projektami.
5. Przekraczasz budżet i czas
W każdym projekcie występują nieprzewidziane sytuacje. Dlatego właśnie jesteś potrzebny jako kierownik projektu. Gdy pojawia się problem i dostarczenie zakresu w terminie, oraz budżecie jest zagrożone, to narzucającym się rozwiązaniem jest wydłużenie czasu i dorzucenie kolejnych tysięcy złotych.
Gdy jednak uświadomisz sobie, że to cel a nie zakres jest najważniejszy, bez prawdopodobnie znajdziesz tańsze i szybsze rozwiązania. Dlatego też w projektach obecnie króluje podejście „Design to cost”, o którym przeczytasz w artykule: Zarządzanie kosztami projektu IT – Design to Cost.
Przykład:
Nowa technologia o napędzie antygrawitacyjnym podniosła znacząco koszty projektu. Aby osiągnąć założony cel rezygnujesz z w pełni automatycznej obsługi zleceń, którą na razie zastąpisz ręcznym przetwarzaniem.
6. Masz problem z określeniem momentu zakończenia projektu
W przypadku oprogramowania zwykle można poprawić wygląd, ulepszyć obsługę, przyspieszyć działanie, lub nawet napisać wszystko od nowa. Tylko po co?
Lista zadań w zakresie ma tendencję do rozmnażania się przez pączkowanie, a końcowy produkt nigdy nie jest „good enough”. Gdy cel wskazuje efekt wyrażony w liczbach, wtedy nie można z nim dyskutować.
Przykład:
Wdrożyłeś rozwiązanie z napędem antygrawitacyjnym jako pierwsza firma w kraju. Uzyskałeś ponad 100k PLN zysku przed końcem roku. Zespół programistów dostrzega wiele niedoróbek w kodzie i chciałby przez kolejne miesiące poprawić to i owo. Dobrym rozwiązaniem będzie zakończenie trwającego projektu i ewentualne uruchomienie kolejnego związanego z usprawnieniami, również z wyraźnym, ale innym celem.
Cel a zakres projektu – podsumowanie
Jak u Ciebie wygląda cel i zakres projektu? Czy zakres jest środkiem do osiągnięcia celu, a czy celem samym w sobie?
Sprawdź też 22 praktyczne przykłady celów projektów IT.
Zobacz też od czego zacząć pierwszy projekt informatyczny.
