Automatyzacja w zarządzaniu projektami (w czym może pomóc?)

automatyzacja w zarządzaniu projektami - 7 przykładów

Gartner straszy, że 80% czynności wykonywanych przez PMów zostanie zautomatyzowana. Z drugiej strony PMI w raporcie sprzed kilku lat prorokuje pojawienie się 22 milionów nowych miejsc pracy dla PMów do 2027 roku. W sumie 88 milionów PMów będzie wkrótce potrzebnych. Kto ma rację? Czy automatyzacja w zarządzaniu projektami jest szansą, czy zagrożeniem?

Lenistwo się opłaca!

Rozważania o odległej przyszłości zostawiam futurystom. Ja tu i teraz mam konkretne problemy do rozwiązania. Nie chce mi się robić nudnych, powtarzalnych rzeczy. Nie mam też przyjemności w ściganiu ludzi, żeby zmieniali statusy i dbali o porządek w systemie.

Czy automatyzacja może mi jakoś pomóc?

Lenistwo napędza kreatywność. Jeżeli zainwestuję w odpowiednie skonfigurowanie systemu, to potem już tylko palma, drinki…
No może nie aż tak. Ale na pewno będzie łatwiej.

7 zastosowań automatyzacji w zarządzaniu projektami

Pokażę Ci przykłady kilku oszczędzaczy czasu. Do tego użyję aplikacji do zarządzania projektami monday.com, która ma wbudowane gotowe mechanizmy automatyzacji.

Zmiana statusu zadania nadrzędnego

W każdym projekcie jest ktoś, kto „ogarnia Jirę”, żeby statusy były prawidłowe. Inaczej robi się bałagan i ciężko raportować postępy.

Typowy scenariusz jest gdy zadanie podzielimy na sub-taski. Każdy procesuje swój sub-task, a potem nie ma kto przepiąć tego nadrzędnego. Zanim ktoś się nie zorientuje to mijają tygodnie.

To jest idealny przykład zadania dla automatu. Ustaw automatyzację typu:

automatyzacja zmiany statusów zadań

i już, gotowe!

Użyj automatyzacji na przykład do:

  • Zmiany głównego statusu na „Do testów” dopiero gdy wszystkie podzadania są „Do testów”.
  • Zmiany statusu głównego zadania na „W trakcie”, gdy jedno z podrzędnych wystartuje.

Co sprint to samo!

Gdy pracujesz w cyklach 1, 2, 3 -tygodniowych, to w każdym z nich masz ten sam zestaw aktywności. Na przykład:

Każde spotkanie to wpis w kalendarzu. Ale polecam zrobić coś więcej – twórz zadania związane z tymi aktywnościami. W zaproszeniu mailowym linkuj tylko do odpowiedniego miejsca.
Dzięki temu agenda i ustalenia ze spotkania będą łatwe do odszukania, nawet za kilka lat.

Jedyne o czym trzeba pamiętać, to zakładanie tych zadań. Tydzień w tydzień… I tutaj automat również wyciąga pomocną dłoń.

Jak na przykładzie poniżej, w każdy poniedziałek, co 2 tygodnie, system utworzy zadanie według określonych parametrów.

automatyzacja w zarządzaniu projektami - cykliczne zadania

A dla spotkań organizowanych spontanicznie wykorzystaj integrację:

integracja z outlook calendar - automatyczne tworzenie zadań

ale to już temat na kolejny artykuł.

Tworzenie zadań powiązanych

„Czy założyłeś mi już na to taska?”
„Zrób mi powiązanego taska”

Takie komentarze to chleb powszedni. Automatyzacja w zarządzaniu projektami wychodzi na przeciw – w określonych warunkach utworzy powiązane zadania, na przykład w trakcie tworzenia innego zadania, czy przy zmianie statusu.

Jeżeli na przykład do każdego User Story, które jest gotowe od strony wymagań potrzebny jest powiązany task dla projektanta UX, to ustawiasz coś takiego:

automatyzacja w zarządzaniu projektami - tworzenie powiązanych zadań

Po zmianie statusu monday.com robi wszystko za Ciebie – zakłada zadanie z odpowiednimi parametrami i łączy oba zadania poprzez pole relacji.

automatyczne tworzenie zadań dla innych zespołów w monday.com

Ogarnąć workflow

Jestem zwolennikiem elastycznego workflow. Zwłaszcza gdy pracuję w małej grupie. Życie pisze różne scenariusze i szkoda się ograniczać.
Z drugiej strony, monitorując nietypowe zmiany statusów mogę wyłapać nieprawidłowości w procesie.

Dlatego, na przykład – zamiast ograniczać przejście ze statusu DONE do WORKING ON IT, zostawiam taką opcję otwartą a jedynie loguję ten fakt, lub ustawiam powiadomienie o tym fakcie.

automatyzacja workflow

Logowanie czasu – must have automatyzacji w zarządzaniu projektami

Dokładne logowanie czasu jest męczące, ale bywa też niezbędne.

Zamiast ścigać ludzi, żeby uzupełniali swoje wpisy, poproś o pomoc automatyzację. Wystarczy prosta konfiguracja jak poniżej:

automatyzacja logowania czasu pracy

Od teraz, kiedy ktoś rozpocznie pracę nad dowolnym zadaniem z tej tablicy, to czas zacznie się zliczać. Analogicznie ustawisz zatrzymanie czasu, oraz przejścia przez inne statusy.

To wszystko – teraz raporty czasowe będą gotowe od razu!

Trzymaj porządek w danych

Decyzje podejmowane w oparciu o dane są tak dobre, jak dobre są te dane. Im więcej informacji loguje się automatycznie, tym mniej pomyłek i braków.

Kolejna dobra praktyka automatyzacji w zarządzaniu projektami to ustawianie i archiwizowanie danych typu:

  • Data (rozpoczęcia, zakończenia itp.)
  • Osoba, która pracowała nad zadaniem,
  • Sumaryczny czas, kiedy zadanie było zablokowane, itp.

Przykładowo:

automatyzacja w zarządzaniu projektami - ustawianie daty według statusu

Kolumny z takimi danymi najlepiej zabezpiecz przed przypadkową zmianą. Wtedy wartości będą w pełni wiarygodne. W monday.com jest to kwestia jednego kliknięcia, aby ukryć kolumnę lub zablokować do edycji.

Powiadamianie

Powiadomienia to klasyka automatyzacji. Elastyczny system powinien pozwolić skonfigurować dowolne reguły, np.:

  • 2 dni przed terminem realizacji, jeżeli status jest In Progress.
  • Kiedy liczba projektów dla danej osoby > 3
  • Jeżeli w grupie „In progress” będzie więcej zadań niż 10, itd.
automatyzacja powiadomień w systemie

Pamiętaj tylko, aby nie zarzucić użytkowników przesadną liczbą powiadomień, bo nie zauważą tych najważniejszych.

Automatyzacja w zarządzaniu projektami – zobacz to w akcji!

Na co przeznaczysz zaoszczędzony czas?

Odpowiednio zastosowana automatyzacja w zarządzaniu projektami pomoże Ci zaoszczędzić sporo czasu. Co z nim zrobisz?


Zacznij przygodę z automatyzacją od sakli mikro. Czytaj o prostej automatyzacji przy wykorzystaniu bezpłatnego narzędzia.

0 0 Oceny
Article Rating
Subscribe
Powiadom o
guest
0 komentarzy
Inline Feedbacks
Zobacz wszystkie

Artur GułaSpecjalizuję się w dostarczaniu projektów IT spełniających oczekiwania użytkowników. Konkretnie, pragmatycznie i bez niepotrzebnych działań oraz kosztów. Zwinnie, lub tradycyjnie, a przede wszystkim skutecznie.

Artur Guła

0
Co o tym sądzisz? Podziel się opinią!x