Co charakteryzuje aplikacje w ich pierwszych miesiącach życia?
Kładziemy nacisk na dostarczenie i zweryfikowanie funkcjonalności. Intuicyjność i wygodna obsługa z klawiatury pozostają z boku.
Czasami taki stan utrzymuje się nawet latami…
Kiedyś korzystałem z innowacyjnej platformy, w której budowaliśmy rozwiązania dla klientów. Żeby wykonać zestaw standardowych czynności developerskich trzeba było sporo się naklikać.
Wtedy zobaczyłem, że mój znajomy robi to znacznie szybciej. Ma myszkę z wieloma przyciskami i pod każdym z nich jest inny zestaw akcji. Pokazał mi potem jak zautomatyzować czynności w aplikacjach, aby zaoszczędzić sporo czasu.
Jak zautomatyzować czynności bez programowania?
Pokażę Ci jak zautomatyzować czynności przy pomocy prostej aplikacji – AutoHotkey. Spokojnie, nie będą potrzebne umiejętności programowania.
AutoHotkey to prosta, bezpłatna aplikacja, dzięki której zamieniasz skróty klawiszowe na dowolne akcje systemu. Możliwości są nieograniczone. Wszystko, co powtarzasz w trakcie pracy możesz zebrać do skryptu.
Oto kilka przykładów.
Zautomatyzuj wpisywanie długich i trudnych nazw
Powiedzmy, że pracujesz dla firmy Pricewaterhousecoopers. Dość długa nazwa i wpisując ją w pośpiechu możesz się pomylić. A tego byś raczej nie chciał.
Automazyacja przychodzi z pomocą.
- Instalujesz AutoHotkey
- Tworzysz nowy plik tekstowy z rozszerzeniem .ahk
- Dodajesz do niego jedną linijkę ::pwc::Pricewaterhousecoopers
- Klikasz prawym przyciskiem na plik i wybierasz „Compile Script”
- Uruchamiasz wygenerowany plik .exe
- Od teraz wpisanie „pwc” w dowolnym miejscu zostanie zastąpione pełną nazwą – Pricewaterhousecoopers
Zautomatyzuj wpisywanie danych do faktury
Inny scenariusz to na wpisywanie danych firmowych. Jeżeli masz np. własną działalność jednoosobową, a do tego używasz czasami danych innych spółek, to łatwo się w tym pogubić.
Zapamiętywanie wszystkich NIPów i adresów nie ma sensu. A szukanie po notatkach zabiera czas.
Dodaj do pliku ze skryptem fragment typu:
^q::
Send, Project Makers {Enter}
Send, NIP: 6443393266 {Enter}
Send, Adres... {Enter}
Send, email: artur@projectmakers.pl
return
Teraz po naciśnięciu Ctrl + q (symbol ^ oznacza właśnie Ctrl) automatycznie uzupełnią się dane firmowe. To działa dowolnym miejscu – w dokumencie, czy w przeglądarce.
Możesz skonfigurować analogicznie dane dla kilku firm i potem wybierać odpowiednie kombinacje na klawiaturze.
Zautomatyzuj uruchamianie aplikacji
Czy potrzebujesz kilku narzędzi aby rozpocząć pracę?
Np. do wykonania prac graficznych potrzebna będzie Canva (w przeglądarce), jakieś narzędzia graficzne z rodziny Adobe, do tego notatnik i aplikacja w przeglądarce z listą zadań TO DO.
Nie ma problemu – to wszystko możesz wywołać jednym klawiszem.
A jeżeli za godzinę przełączasz się w tryb pisania i potrzebujesz narzędzi typu Grammarly, Google Translator, Word itd. to możesz to mieć pod osobnym skrótem.
Przykładowy skrypt:
^w:: run, https://projectmakers.pl/wiedza run, https://canva.com run, notepad.exe run, mspaint.exe return
Po naciśnięciu Ctrl + w uruchomi się:
- strona zapisu do newslettera projektowego,
- Canva (w przeglądarce)
- Notepad
- Paint
W ten sposób zautomatyzujesz też np.:
- pisanie nowego emaila z podanym tytułem i treścią,
- otwieranie konkretnego pliku z dysku,
- otwieranie folderu na komputerze, np. My Documents
- itd.
Wiele przykładów jest w dokumentacji AutoHotkey. A jeżeli tam czegoś nie znajdziesz, to poszukaj na forum AutoHotkey. Możliwości zastosowania są nieograniczone!
Zautomatyzuj czynności w aplikacjach biurowych (i innych)
Aplikacje biurowe typu Word czy Excel mają ograniczoną liczbę prostych skrótów klawiszowych. Każdy zna Ctrl+A, czy Ctrl+C.
Ale jeżeli chcesz wykonać bardziej złożoną operację, typu dodać komentarz, to konieczne jest wykonanie (a wcześniej zapamiętanie!) złożonej kombinacji.
Dla komentarzy w Wordzie to jest: Alt + R + C + 2, proste? 🙂
Inny przykład to przełączanie widoków w MS Project. Żeby przełączyć się np. na Task Usage, trzeba nacisnąć Alt + W + K + K. Ciężko zapamiętać. Przy pomocy jednej linijki możesz to zamienić na przykład na skrót Ctrl+T
^t::Send, !WKK
Pamiętaj, że teraz naciśnięcie Ctrl + T w dowolnym programie wywoła taką samą sekwencję kliknięć. W różnych programach zachowanie może być zupełnie inne. Np. powyższa kombinacja w Wordzie otworzy panel do nawigacji i zostanie tam wpisane „K”.
Jak zautomatyzować czynności w aplikacjach biurowych – praktyka
Poniżej znajdziesz nagranie, na którym pokazuję jak wdrożyć prostą automatyzację krok po kroku.
Interesuje Cię temat narzędzi? Sprawdź jak wdrożyć narzędzie do zarządzania projektami:
