Jak zautomatyzować czynności w aplikacjach biurowych? (bez programowania)

Co charakteryzuje aplikacje w ich pierwszych miesiącach życia?
Kładziemy nacisk na dostarczenie i zweryfikowanie funkcjonalności. Intuicyjność i wygodna obsługa z klawiatury pozostają z boku.

Czasami taki stan utrzymuje się nawet latami…

Kiedyś korzystałem z innowacyjnej platformy, w której budowaliśmy rozwiązania dla klientów. Żeby wykonać zestaw standardowych czynności developerskich trzeba było sporo się naklikać.

Wtedy zobaczyłem, że mój znajomy robi to znacznie szybciej. Ma myszkę z wieloma przyciskami i pod każdym z nich jest inny zestaw akcji. Pokazał mi potem jak zautomatyzować czynności w aplikacjach, aby zaoszczędzić sporo czasu.

Jak zautomatyzować czynności bez programowania?

Pokażę Ci jak zautomatyzować czynności przy pomocy prostej aplikacji – AutoHotkey. Spokojnie, nie będą potrzebne umiejętności programowania.

AutoHotkey to prosta, bezpłatna aplikacja, dzięki której zamieniasz skróty klawiszowe na dowolne akcje systemu. Możliwości są nieograniczone. Wszystko, co powtarzasz w trakcie pracy możesz zebrać do skryptu.

Oto kilka przykładów.

Zautomatyzuj wpisywanie długich i trudnych nazw

Powiedzmy, że pracujesz dla firmy Pricewaterhousecoopers. Dość długa nazwa i wpisując ją w pośpiechu możesz się pomylić. A tego byś raczej nie chciał.

Automazyacja przychodzi z pomocą.

  1. Instalujesz AutoHotkey
  2. Tworzysz nowy plik tekstowy z rozszerzeniem .ahk
  3. Dodajesz do niego jedną linijkę ::pwc::Pricewaterhousecoopers
  4. Klikasz prawym przyciskiem na plik i wybierasz „Compile Script”
  5. Uruchamiasz wygenerowany plik .exe
  6. Od teraz wpisanie „pwc” w dowolnym miejscu zostanie zastąpione pełną nazwą – Pricewaterhousecoopers

Zautomatyzuj wpisywanie danych do faktury

faktura automatyzacja

Inny scenariusz to na wpisywanie danych firmowych. Jeżeli masz np. własną działalność jednoosobową, a do tego używasz czasami danych innych spółek, to łatwo się w tym pogubić.

Zapamiętywanie wszystkich NIPów i adresów nie ma sensu. A szukanie po notatkach zabiera czas.

Dodaj do pliku ze skryptem fragment typu:

^q::
Send, Project Makers {Enter}
Send, NIP: 6443393266 {Enter}
Send, Adres... {Enter}
Send, email: artur@projectmakers.pl
return

Teraz po naciśnięciu Ctrl + q (symbol ^ oznacza właśnie Ctrl) automatycznie uzupełnią się dane firmowe. To działa dowolnym miejscu – w dokumencie, czy w przeglądarce.

Możesz skonfigurować analogicznie dane dla kilku firm i potem wybierać odpowiednie kombinacje na klawiaturze.

Zautomatyzuj uruchamianie aplikacji

Czy potrzebujesz kilku narzędzi aby rozpocząć pracę?
Np. do wykonania prac graficznych potrzebna będzie Canva (w przeglądarce), jakieś narzędzia graficzne z rodziny Adobe, do tego notatnik i aplikacja w przeglądarce z listą zadań TO DO.
Nie ma problemu – to wszystko możesz wywołać jednym klawiszem.

A jeżeli za godzinę przełączasz się w tryb pisania i potrzebujesz narzędzi typu Grammarly, Google Translator, Word itd. to możesz to mieć pod osobnym skrótem.

Przykładowy skrypt:

^w::
run, https://projectmakers.pl/wiedza
run, https://canva.com
run, notepad.exe
run, mspaint.exe
return

Po naciśnięciu Ctrl + w uruchomi się:

  • strona zapisu do newslettera projektowego,
  • Canva (w przeglądarce)
  • Notepad
  • Paint

W ten sposób zautomatyzujesz też np.:

  • pisanie nowego emaila z podanym tytułem i treścią,
  • otwieranie konkretnego pliku z dysku,
  • otwieranie folderu na komputerze, np. My Documents
  • itd.

Wiele przykładów jest w dokumentacji AutoHotkey. A jeżeli tam czegoś nie znajdziesz, to poszukaj na forum AutoHotkey. Możliwości zastosowania są nieograniczone!

Zautomatyzuj czynności w aplikacjach biurowych (i innych)

Aplikacje biurowe typu Word czy Excel mają ograniczoną liczbę prostych skrótów klawiszowych. Każdy zna Ctrl+A, czy Ctrl+C.

Ale jeżeli chcesz wykonać bardziej złożoną operację, typu dodać komentarz, to konieczne jest wykonanie (a wcześniej zapamiętanie!) złożonej kombinacji.
Dla komentarzy w Wordzie to jest: Alt + R + C + 2, proste? 🙂

Inny przykład to przełączanie widoków w MS Project. Żeby przełączyć się np. na Task Usage, trzeba nacisnąć Alt + W + K + K. Ciężko zapamiętać. Przy pomocy jednej linijki możesz to zamienić na przykład na skrót Ctrl+T

^t::Send, !WKK

Pamiętaj, że teraz naciśnięcie Ctrl + T w dowolnym programie wywoła taką samą sekwencję kliknięć. W różnych programach zachowanie może być zupełnie inne. Np. powyższa kombinacja w Wordzie otworzy panel do nawigacji i zostanie tam wpisane „K”.

Jak zautomatyzować czynności w aplikacjach biurowych – praktyka

Poniżej znajdziesz nagranie, na którym pokazuję jak wdrożyć prostą automatyzację krok po kroku.


Interesuje Cię temat narzędzi? Sprawdź jak wdrożyć narzędzie do zarządzania projektami:

Witaj w Project Makers!

Cześć, jestem Artur.

Uruchomiłem bloga Project Makers po to, żeby pokazywać jak przy pomocy podstawowych narzędzi i zdrowego rozsądku, każdy może w krótkim czasie osiągnąć mistrzostwo w zwinnym zarządzaniu projektami.

A wszystko zaczęło się od niezaliczonych egzaminów z programowania
(czytaj dalej…)

Potrzebujesz konsultacji?
Umów BEZPŁATNE spotkanie!

bezpłatne konsultacje zarządzanie projektami

Partnerzy Project Makers

Szukasz ciekawych treści?

Najnowsze wpisy

  • All Post
  • Definiowanie wymagań
  • Narzędzia
  • Planowanie
  • Praca z celami
  • Rekomendacje
  • Rozmowy z ekspertami
  • Zarządzanie budżetem
  • Zarządzanie jakością
  • Zarządzanie zespołem

Znajdź na blogu

Szukasz ciekawych treści o Narzędziach, Automatyzacji i Wskaźnikach w Zarządzaniu Projektami?

Zapisz się do Newslettera Project Makers!
Najnowsze trendy, ciekawostki, narzędzia.
Tylko sprawdzone treści. 

Współpracuję z:

Project Makers
u. Dworcowa 8
44-240 Żory
artur@projectmakers.pl

Copyright © 2024 Project Makers