Jaka powinna być idealna aplikacja do zarządzania zespołem?
- Łatwa w obsłudze, żeby nie marnować czasu.
- Elastyczna, jeżeli chodzi o skalę zarządzania (perspektywa mikro, czy makro).
- Zintegrowana z innymi systemami w firmie.
- Zabezpieczona przed nieautoryzowanym dostępem.
Chodzi głównie o to, żeby widzieć kto, kiedy pracuje w jakim projekcie. I czy ktoś nie jest przesadnie przeładowany względem innych osób.
Masz podobne oczekiwania?
Chyba mam coś dla Ciebie!
Co jest nie tak z aplikacjami do zarządzania zespołem?
Za chwilę będzie o korzyściach i rozwiązaniach. Zacznę jednak od minusów.
Na początku był MS Project
W zarządzaniu projektami od lat królował MS Project. W narzędziu tym można też zarządzać obciążeniem wszelkich zasobów. Tak popularna funkcja „levelowania” analizuje setki parametrów i na koniec wyrzuca idealny harmonogram.
Czyli jest super?
Automatyczne planowanie zasobów uratuje Ci czas gdy pracujesz w dużej skali. Ręczne przesuwanie zadań dla 500 osób to koszmar. Nawet jak MS Project się gdzieś pomyli, to i tak będziesz na plus.
No właśnie, bo zaawansowany algorytm „levelowania” czasami żyje własnym życiem. Dokłada przerwy, dzieli zadania, pilnuje dokładności do pojedynczej minuty.
To wszystko wynika z ustawień dziesiątek przełączników w MS Project. Gdy pracujesz w małej skali, te wszystkie ustawienia będą przeszkodą, a nie wsparciem.
MS Project to kombajn do wszystkiego. Zdecydowanie dla profesjonalistów prowadzących ogromne projekty.
To może Jira jako aplikacja do zarządzania zespołem?
Raczej niekoniecznie.
Jira dobrze sprawdza się do prowadzenia projektów, definiowania zadań czy user stories. Do planowania pracy czy zapotrzebowania na zasoby trzeba dodatkowo zainwestować w płatne dodatki. Na przykład Planyway.
Czyli do kosztów licencji doliczasz kilka, kilkanaście $ na miesiąc. Nowa aplikacja (dodatek) to też nowe ryzyko związane z wyciekiem czy utratą danych.
Może jednak jakieś inne narzędzie?
Intuicyjna aplikacja do zarządzania zespołem i zasobami – monday.com
Proponuję rozwiązanie 2 w 1. A może nawet wiele w 1.
Monday.com zachwycił mnie prostotą w podejściu do zarządzania zasobami. Bez żadnego szkolenia możesz zacząć planować prace wielu osób. Proces jest całkowicie ręczny, ale w skali małych, zwinnych zespołów będzie wystarczający.
Od razu zobaczysz kto, gdzie pracuje. A gdy ktoś będzie przeciążony, to zapali się czerwona lampka i zmiany naniesiesz od razu na widoku obciążenia pracą.
Ponadto monday.com to też aplikacja do zarządzania zadaniami, projektami, sprzętem i wszystkim co jest potrzebne do realizowania codziennych zadań. Nie potrzebujesz integrować wielu narzędzi.
Proste.
Tryb uproszczony – ile zadań na raz?
W najprostszym trybie monday.com będzie wyliczał obciążenie na podstawie liczby przypisanych elementów. Mogą to być na przykład:
- Projekty przypisane do danej osoby (2 są ok, ale więcej to już coś jest nie tak).
- Zadania pracownika (np. 3 na raz to maks).
- Samochody handlowców (czy ktoś nie ma 2 lub więcej?)
Jak widzisz poniżej, od pewnego momentu Pani Anna zaczyna pracę w drugim projekcie, co przekroczy jej możliwości czasowe (oznaczone czerwonymi symbolami).
Tryb zaawansowany – według faktycznego obciążenia
Monday.com daje możliwość dokładniejszego śledzenia obciążenia. Na przykład:
- Marek pracuje w 3 projektach, po 10, 10 i 20 godzin średnio / tydzień.
- Kasia pracuje zwykle full-time w projekcie A, ale przez 2 tygodnie będzie też w projekcie B.
- Jacek ma często różne wrzutki i pracuje nawet w 10 projektach na raz.
Te wszystkie sytuacje monday.com bez problemu zwizualizuje. Bez żadnych pluginów i dodatkowych opłat. Wszystko w pakiecie.
Wystarczy wybrać pole, które określa obciążenie (np. estymacja czasu trwania) i przełączyć tryb planowania.
Monday zrobi resztę!
Tak jak poniżej, gdy przyjrzałem się bliżej sytuacji Pani Anny, to okazało się, że 2 projekty na raz są OK. Zsumowanie planowanych godzin zmieściło się w limicie 40 godzin (można go zmienić).
Zarządzaj dowolnymi zasobami (np. salą konferencyjną)
Monday.com to dla mnie synonim elastyczności. Analogicznie do ludzi i zadań zarządzisz salą konferencyjną, dostępnością sprzętu i czego tylko potrzebujesz.
Konkretny przykład znajdziesz na poniższym nagraniu.
Wyświetlaj i prezentuj dane (bezpiecznie)
Tak zbudowane widoki możesz dodawać do dashboardów i na przykład prezentować na cotygodniowych spotkaniach menedżerów. Każdy, kto ma dostęp do monday.com w organizacji może mieć też podgląd do tych danych. Możesz też wygenerować publiczny link i wbudować taki widok w stronę w intranecie.
Możesz też ograniczyć dostęp. Przykładowo:
- Tylko wybrane osoby mogą widzieć dostępność zasobów.
- Tylko niektórzy mogą edytować.
- Każdy może edytować tylko te projekty, do których jest przypisany.
Zobacz to w akcji
Podsumowanie – aplikacje do zarządzania zespołem
Jak dla mnie w skali małych zespołów ciężko o lepsze rozwiązanie.
Monday.com to z jednej strony ogromna prostota, elastyczność, intuicyjność.
Z drugiej dwa tryby pracy i bardzo precyzyjne śledzenie obciążenia w trybie zaawansowanym.
Do tego wszystko w jednym – obciążenie osób, zadania, projekty itp.
Czego chcieć więcej?
Przeczytaj więcej o zaletach z korzystania z monday.com.
Ten artykuł zawiera linki partnerskie. Korzystając z nich wspierasz działalność bloga Project Makers. Dziękuję!
