75 popularnych narzędzi do analizy i zarządzania wymaganiami w IT

Które narzędzie do analizy wymagań wybrać? To zależy od tego:

  • na jakim etapie analizy jesteś,
  • jak duży jest projekt i zakres,
  • jakie są wymagania formalne,
  • jakie są standardy w firmie,
  • jaki masz dostępny budżet.

Zadanie nie jest więc łatwe, ale mam nadzieję, że ten wpis pomoże Ci wybrać optymalne rozwiązania.

Z tego artykułu dowiesz się jakie są obecnie najpopularniejsze narzędzia do analizy wymagań w projektach IT. Przygotowałem listę 75 narzędzi z obszaru:

  1. Pracy warsztatowej online
    1. Wirtualnych tablic (whiteboardów)
    2. Notatników
    3. Rysowania uproszczonych diagramów
  2. Modelowania całego systemu (CASE Tool)
  3. Dokumentowania wymagań w formie:
    1. Diagramów
    2. Tekstu
    3. Tabel
    4. Kodu
    5. Prezentacji
  4. Modelowania i symulowania procesów biznesowych
  5. Opisywania wymagań dla integracji systemów
  6. Zbierania wymagań w relacji do wartości, jakie realizują
  7. Zbierania informacji zwrotnej od użytkowników
  8. Projektowania makiet UI
  9. Przygotowywania zadań dla zespołów
  10. Pracy warsztatowej na żywo

Jakie wybrać narzędzia do pracy warsztatowej online?

Dobierając narzędzia do pracy warsztatowej kluczowe są intuicyjność i czytelność. Uczestnicy takich spotkań nie zawsze mają odpowiednie przygotowanie techniczne. Dlatego tak popularne są wirtualne tablice, czy interaktywne notatniki.

Wirtualne tablice – najlepsze bezpłatne whiteboardy

bezpłatne wirtualne tablice whiteboard

Miro

https://miro.com

Jak dla mnie numer 1 jeżeli chodzi o współpracę online. Proste i intuicyjne, a przy tym bogate w funkcjonalności. Sprawdzi się jako narzędzie do analizy, ale także do prowadzenia prezentacji, czy komunikacji online.
Integruje się z popularnymi aplikacjami, takimi jak Jira, Zoom czy Teams.

Mural

The MURAL logo

https://www.mural.co/

Funkcjonalnie bardzo podobny do Miro.

Stormboard

Stormboard

https://stormboard.com/

Narzędzie nastawione na współpracę zespołową, burze mózgów itp.

Explain Everything

Explain Everything logo. Back to the home page link.

https://explaineverything.com/

Narzędzie koncentruje się na wspieraniu nauczania i prowadzenia zajęć.

Lucidspark

Go to Lucidspark homepage

https://lucidspark.com/

Standardowa tablica do współpracy zespołowej. Do rozważenia, jeżeli korzystasz z narzędzia Lucidchart do diagramów.

Google Jamboard

Jamboard – Aplikacje w Google Play

https://jamboard.google.com/

Wirtualna tablica dostępna w pakiecie Google. Posiada pewne ograniczenia, jak choćby stały rozmiar obszaru roboczego (wystarczy do analizy wymagań w małych projektach).
Zaletą jest zintegrowanie narzędzia z aplikacjami Google.

Microsoft Whiteboard (+Teams)

https://whiteboard.microsoft.com/

Tablice są dostępne bezpłatnie jeżeli korzystasz z systemu Windows. Możesz je zintegrować z Teams i prowadzić notatki w kontekście spotkań.
Narzędzie spełnia swoje zadanie, jednak do intuicyjności i funkcjonalności Miro jeszcze sporo mu brakuje.

Narzędzia do robienia notatek w trakcie spotkań

narzędzie do robienia notatek

Nawet jeżeli nie prowadzisz formalnych warsztatów, to dobrą praktyką jest robienie na bieżąco notatek. W przypadku spotkań online przyda się możliwość załączania zrzutów ekranu, linków itp.

OneNote

https://www.microsoft.com/pl-pl/microsoft-365/onenote/

Korzystam od lat i zdecydowanie polecam. Elastyczne narzędzie, w którym zwykle notuję informacje na spotkaniach, załączam screenshoty, pliki itd.
Używam też jako mini-whiteboard, gdy potrzebuję coś szybko wyjaśnić.

Evernote

https://evernote.com/

Koncepcyjnie podobny do OneNote. Zaletą jest wersja darmowa.

Google Keep

https://keep.google.com

Google oczywiście również oferuje własny notatnik. Jak dla mnie funkcje są dość ubogie. Ale jeżeli na co dzień korzystasz z pakietu Google, to być może to będzie rozwiązanie dla Ciebie.

Padlet

Padlet Logo

https://padlet.com/

Coś pomiędzy notatnikiem, a narzędziem do współpracy online. Nawet sami autorzy nie kategoryzują tego narzędzia. Możesz potestować za darmo i ocenić.

Czego użyć do rysowania diagramów w trakcie warsztatów? (kilka prostych narzędzi)

proste narzędzia do rysowania diagramów

Czasami wirtualne karteczki czy notatki to za mało. Dobrze mieć pod ręką proste narzędzie do analizy i dokumentowania diagramów.

Diagrams.net / draw.io

https://www.diagrams.net/

Chyba najpopularniejsze narzędzie do szybkiej analizy przepływów, relacji, modelowania itp.
Ogromną zaletą jest podejście plug & play – otwierasz stronę i zaczynasz rysować. Bez rejestracji, logowania itd.
Zaletą jest też możliwość zintegrowania z Confluence.

Lucidchart

Go to Lucidchart homepage

https://www.lucidchart.com/

Zaawansowane narzędzie do diagramów i współpracy online.

Zen Flowchart

zen flowchart logo

https://www.zenflowchart.com/

Jak sama nazwa wskazuje, jest to narzędzie dedykowane do rysowania procesów (flow). Autorzy reklamują je jako najprostsza tego typu aplikacja.
Czy na pewno?

Miro

https://miro.com

Od jakiegoś czasu Miro jest też narzędziem do rysowania prostych diagramów.

Modelowanie systemów w narzędziach CASE – które wybrać?

narzędzia do modelowania sytsemów

Wymagania zebrane w trakcie warsztatów trzeba przetworzyć, opisać a z czasem zarchiwizować.
Duże i złożone projekty wymagają równie złożonych narzędzi do analizy i zarządzania wymaganiami. Odpowiedzią są aplikacje typu CASE (Computer-Aided Systems Engineering), czyli kompletne rozwiązania do modelowania systemów informatycznych.

Enterprise Architect

https://www.sparxsystems.com/

Narzędzie do analizy i zarządzania wymaganiami, które zna chyba każdy analityk. Kompletne narzędzie do:

  • modelowania systemów,
  • opisywania wymagań,
  • symulowania procesów,
  • testowania,
  • generowania kodu,
  • itd.

Najlepiej sprawdza się do dokumentowania już ustabilizowanych wymagań.

Visual Paradigm

Visual Paradigm logo

https://www.visual-paradigm.com/

Narzędzie zbliżone do Enterprise Architect – również prawdziwy kombajn do analizy wymagań. Zanim się zdecydujesz na jedno czy drugie, to sprawdź aktualny zakres funkcjonalności i oczywiście cenę.
Warto potestować wersje darmowe pod kątem intuicyjności obsługi.

IBM Engineering DOORS Next

https://www.ibm.com/pl-pl/products/requirements-management-doors-next

Kolejny z dużych graczy oferuje kompleksowe narzędzie do analizy wymagań. Tym razem jest to opcja w modelu subskrypcji, chociaż cena…no cóż.

Accompa

Requirements Management Software for Product Managers, BAs & Engineering

https://web.accompa.com/

Narzędzie, którego do modelowania wymagań używają Samsung, Dell czy Intel (wg informacji na stronie).
Mnie zarówno narzędzie, jak i sama strona niespecjalnie przekonuje. Może jednak jest coś wyjątkowego w tym narzędziu…

Narzędzia do dokumentowania wymagań

Jeżeli nie potrzebujesz aż tak złożonych narzędzi jak te z kategorii CASE, to mam dla Ciebie wiele innych i tańszych propozycji (często bezpłatnych).

Narzędzia do rysowania diagramów UML / BPMN

narzędzia do rysowania diagramów UML

Jeżeli masz już zebrane wymagania, notatki, szkice diagramów itp. to teraz pora przenieść je do bardziej ustrukturalizowanej formy. Możesz wykorzystać jedno z narzędzi wymienionych w sekcji dotyczącej warsztatów, lub wybrać coś z poniższych.

Visio

https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/visio/flowchart-software

Visio było jednym z pierwszych narzędzi do rysowania diagramów. Do dzisiaj jest niezwykle popularne. Dla mnie zaletą Visio jest łatwość obsługi, a jednocześnie wiele pomocnych funkcjonalności, jak np.:

  • dzielenie diagramów na warstwy (np. wersja 1, 2, 3…),
  • automatyczne weryfikowanie poprawności diagramów,
  • tworzenie referencji pomiędzy elementami różnych wykresów.

Cacoo

https://cacoo.com/

Narzędzie do współpracy online i dokumentowania wymagań. Twórcy prezentują je jako alternatywę dla Visio, tylko, że po niższych kosztach.

SmartDraw

SmartDraw

https://www.smartdraw.com/

Narzędzie pozwalające rysować różnego typu diagramy, nie tylko na potrzeby IT.

Co wybrać do opisywania wymagań w formie tekstu?

narzędzia do opisywania wymagań w formie tekstu

Jedną z najpopularniejszych form opisywania wymagań jest oczywiście tekst.

Klasyczne edytory tekstu – Microsoft Word, Open Office Writer, Google Docs

Nie ma co dużo pisać. Funkcjonalnie te platformy są podobne do siebie.

https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/word

https://www.openoffice.org/pl/product/writer.html

https://docs.google.com/

Confluence

https://www.atlassian.com/software/confluence

Jak dla mnie lider w tej kategorii, choćby ze względu na:

  • tworzenie struktur drzewiastych dokumentacji,
  • intuicyjne dodawanie powiązań i innych elementów (np. kalendarze, załączniki itp.),
  • bezpłatną integrację z wieloma aplikacjami, np. draw.io do rysowania diagramów bezpośrednio w Confluence.

You Need a Wiki

https://youneedawiki.com/

Interesujące narzędzie, które zamienia notatki z Google Docs w interaktywne wiki.

DrExplain

Create help files and online manuals

https://www.drexplain.com/

Przykładowe narzędzie do zarządzania instrukcjami, plikami pomocy itp. Jeżeli potrzebujesz przygotować tego typu dokumentację, to dedykowane narzędzie znacząco przyspieszy pracę (względem np. Worda).

Narzędzia sprawdzające poprawność tekstu – Grammarly, Ortograf, Jasnopis

Wysoka jakość wymagań to też brak prostych błędów gramatycznych i ortograficznych. Warto skorzystać ze wsparcia narzędzi typu:

Grammarly logo

https://www.grammarly.com/

https://www.ortograf.pl/

https://jasnopis.pl/

Opisywanie wymagań w formie tabel

narzędzia do budowania tabel

Excel – wiadomo

Jakie by narzędzia się nie pojawiły na rynku, to arkusze kalkulacyjne zawsze będą wysoko w rankingach popularności. Tak jak w przypadku edytorów tekstu, tak i tutaj dominują 3 rozwiązania:

https://www.microsoft.com/pl-pl/microsoft-365/excel

https://www.openoffice.org/pl/product/calc.html

https://www.google.com/sheets/about/

Smartsheet – popularna alternatywa dla Excela

https://www.smartsheet.com/

Coraz bardziej popularne narzędzie – alternatywa dla tradycyjnych arkuszy kalkulacyjnych. Przyjazny interfejs, automatyzacja, integracje – to tylko niektóre z zalet, które przyciągają do Smartsheet takie firmy jak np. Cisco.

spreadhseet.com

Spreadsheet

https://www.spreadsheet.com/

Kolejna alternatywa dla Excela, tym razem z wersją darmową.

Airtable

https://www.airtable.com/

Airtable przedstawia się jako narzędzie do budowania całego środowiska pracy. Przede wszystkim są to jednak tabele, których możesz użyć do gromadzenia wymagań.

monday.com

monday.com - aplikacja do zarządzania zespołami

https://monday.com

Może to nie są typowe tabelki, ale dużą zaletą monday.com jest intuicyjny sposób prezentowania treści.
Do tego sporo automatyzacji, integracji i możliwości łączenia tabel w relacje (np. cele biznesowe ze szczegółowymi wymaganiami).

Zarządzanie wymaganiami w bazie danych

W temacie tabel nie może zabraknąć narzędzi bazodanowych. Plusem jest ustrukturyzowanie takich danych i łatwe wyszukiwanie. Minusem bardzo analityczna forma, która nie trafi do każdego.
Najbardziej „biurowe” z nich to oczywiście:

https://www.microsoft.com/pl-pl/microsoft-365/access

https://www.openoffice.org/pl/product/base.html

Dokumentacja jako kod – o co chodzi i jakie narzędzie wybrać?

documentation as a code jakie narzędzia wybrać

Obecnie bardzo popularnym trendem jest utrzymywanie specyfikacji w formie kodu. Taki kod zwykle podlega standardowym procesom kontroli wersji (np. w GitLab). Dokumentacja w finalnej postaci (np. pdf) powstaje w wyniku kompilacji kodu.

Rozwiązanie „Documentation as a code” eliminuje problemy z rozjeżdżaniem się sekcji w dokumentach, zbyt dużym rozmiarem plików tekstowych, czy przesuwającymi się strzałkami na wykresach.

Markdown, np. w MkDocs (dokumentacja jako kod)

https://www.mkdocs.org/

MkDocs to jedno z wielu narzędzi wykorzystujących składnię Markdown do generowania dokumentacji. Zaletą takiego rozwiązania jest brak problemów z formatowaniem tekstu, układaniem nagłówków itd. – to wszystko generuje się automatycznie.

Mermaid

https://mermaid-js.github.io/mermaid/#/

Narzędzie jest inspirowane Markdownem, tylko że dla odmiany zamienia kod na diagramy UML i nie tylko.

PlantUML

https://plantuml.com/

Podobnie jak Mermaid służy do generowania diagramów z kodu. Bez problemów z przesuwającymi się elementami.
W prosty sposób zamienisz tekst na diagram klas, przypadki użycia, aktywności a nawet wykres Gantta.

Structurizr

Structurizr

https://structurizr.com/

Bardziej zaawansowany niż poprzednie. Umożliwia budowanie dokumentacji zgodnie ze standardem C4.

textografo

Textografo Logo

https://textografo.com

Bogata oferta diagramów, ale nie za darmo.

Marpit

Marpit

https://marpit.marp.app/

Zamienia kod na prezentacje.

Czy przedstawiać wymagania w formie prezentacji?

narzędzia do prezentacji

Czy zbierać i opisywać wymagania w formie prezentacji? Pewnie większość odpowie, że nie. Spotkałem się jednak i z takim podejściem, więc wrzucam jako jedną z opcji.

Prezentacje przydają się do wysokopoziomowych opisów, a nawet prostych diagramów.

PowerPoint i spółka

https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/powerpoint

https://www.openoffice.org/pl/product/impress.html

https://www.google.com/slides/about/

Canva – do prezentacji i diagramów

https://www.canva.com/graphs/flowcharts/

Canva to popularne narzędzie do tworzenia grafik reklamowych, banerów itp. Raczej nie kojarzy się z diagramami. Jeżeli jednak zależy Ci na przygotowaniu diagramu z graficznym efektem „wow”, to być może Canva będzie dobrym rozwiązaniem.

Jakie narzędzia wybrać do modelowania i testowania procesów biznesowych?

narzędzia do symulowania procesów biznesowych

Statyczne diagramy to jedno. Czymś innym jest symulowanie przepływów w poszukiwaniu na przykład wąskich gardeł, czy szacowania kosztów.

Do symulowania modeli możesz użyć wspomnianych:

Jest też kilka innych narzędzi.

Bizagi

Bizagi - Low-Code Automation Leader

https://www.bizagi.com/en/platform/modeler

Klasyczne narzędzie do modelowania procesów biznesowych. W wersji darmowej możesz tworzyć diagramy bez limitów. Symulacje są dostępne dopiero w wersji płatnej.

BIMP (QBP Simulator)

https://www.qbp-simulator.com/

Zaawansowane narzędzie do symulacji procesów przedstawionych za pomocą BPMN. Dostępna wersja online, w której możesz zobaczyć co potrafi.

Horus Business Modeler

https://www.horus.biz/en/downloads/

Narzędzie dostępne w darmowej wersji. Podobnie jak w poprzednich utworzysz w nim diagramy BPMN (lub zaimportujesz np. z Visio), a także uruchomisz symulacje.

Process Simulator (+ Visio)

GBU mbH

https://process-simulator.de/en/process-simulator.html

Narzędzie zintegrowane z Visio – ożywia statyczne diagramy.

Narzędzia do dokumentowania integracji pomiędzy systemami (mapowania danych)

W tej kategorii mam jednego faworyta.

Altova MapForce

https://www.altova.com/mapforce

Rozbudowane narzędzie do dokumentowania integracji. Opisywanie wymiany danych wygląda wtedy np. tak:

  • wgrywasz plik ze strukturą źródłową (np. xml),
  • wgrywasz plik ze strukturą docelową (np. json),
  • MapForce automatycznie wykrywa wszystkie pola z plików,
  • poprzez drag&drop mapujesz dane,
  • po drodze wstawiasz logikę biznesową, walidacje, transformację itp.
  • testujesz model – wgrywasz różne pliki wejściowe i obserwujesz wyjście,
  • jeżeli jest ok, to generujesz dokumentację (automatycznie, z szablonu).

Proste!

Jak dokumentować wartość w systemie?

Znam tylko jedno narzędzie, które to potrafi:

ValPlan

https://www.gilb.com/valplan

ValPlan to narzędzie, w którym zdefiniujesz hierarchię wartości, zaczynając od wartości biznesowych, a kończąc na cechach produktu, czy nawet produktu cząstkowego. Następnie zdefiniujesz funkcje oraz rozwiązania. To wszystko połączysz w jeden plan, zoptymalizowany po kątem dostarczania wartości.

Do korzystania z tego narzędzia pomocna będzie wiedza na temat planowania wartości, którą Tom i Kai Gilb dzielą się na gilb.com a także w książkach i licznych nagraniach.

Jakie narzędzie wybrać do analizowania zachowań użytkowników?

Informacja o zachowaniach użytkowników może być idealnym źródłem wymagań, a przynajmniej propozycją pewnych rozwiązań. Tego typu informacje możesz zbierać automatycznie, nawet bez wiedzy użytkowników, lub ręcznie – przy pewnym wsparciu z ich strony.

Analityka – czego użyć do analizy zachowań użytkowników?

Google Analytics

https://analytics.google.com/

Najpopularniejsze narzędzie do śledzenia aktywności użytkowników. Konfiguracja zdarzeń czy raportów wymaga nieco wprawy, ale jak już przez to przebrniesz, to możesz wyciągać naprawdę sporo wartościowych informacji, np.

  • które linki są najczęściej klikane,
  • z których stron użytkownicy opuszczają aplikację,
  • na jakich urządzeniach użytkownicy korzystają z aplikacji,
  • itd.

Hotjar

https://www.hotjar.com/

Hotjar to darmowe narzędzie do nagrywania aktywności użytkowników. Proces instalacji jest niezwykle prosty:

  1. Zakładasz darmowe konto.
  2. Wgrywasz skrypt na swoją stronę/aplikację.
  3. Oglądasz nagrania z sesji użytkowników, lub analizujesz heatmapy, czyli najpopularniejsze miejsca kliknięć na stronie.

Mouseflow

https://mouseflow.com

Alternatywa dla hotjar. Posiada również wersję darmową z 500 nagraniami per miesiąc i limitem do 1 strony. Na początek na pewno wystarczy!

Narzędzia do przeprowadzania ankiet – czego użyć?

Jak nie wiadomo o co chodzi użytkownikom, to dobrze jest zapytać. A najlepiej jest zapytać całą grupę przy pomocy ankiet. Do tego przyda się dobre narzędzie.

Google Forms

https://www.google.com/forms/about/

Rozwiązanie Google Forms ma wiele zalet. Chyba każdy je zna, jest proste w konfiguracji i łatwe w uzupełnianiu.

Ma jednak pewne wady – ankiety są dość nudne wizualnie. Wszystkie wyglądają podobnie, a przez to użytkownicy mogą nie chcieć wypełniać kolejnej podobnej ankiety…

Microsoft Forms

https://www.microsoft.com/pl-pl/microsoft-365/online-surveys-polls-quizzes

Tam gdzie Google tam i Microsoft. Narzędzie Microsoft Forms jest bardzo łatwe i przyjemne w obsłudze. Dużą zaletą jest możliwość zintegrowania z pozostałymi aplikacjami z pakietu Office, jak Outlook czy Teams.
Oczywiście, jeżeli używasz ich na co dzień.

Typeform – ankiety na zupełnie innym poziomie

https://www.typeform.com/

Jeżeli chcesz, żeby użytkownicy chętnie wypełniali ankiety, to Typeform może być idealnym rozwiązaniem. Typeform dostarcza bardzo estetyczne, angażujące narzędzia. Dotyczy to zarówno strony wizualnej, jak i tworzenia rozgałęzień w zależności od udzielonych odpowiedzi. Ankieta przestaje być nudnym formularzem, a staje się konwersacją z użytkownikiem.

Jedyny minus to cena, chociaż jest też bardzo ograniczona wersja darmowa.

Mentimeter

https://www.mentimeter.com/

Mentimeter zdobył sporą popularność dzięki pandemii – narzędzie jest często wykorzystywane na szkoleniach online i webinarach.

Całkowicie za darmo zbudujesz w nim ankiety w formie slajdów – jeden slajd to jedno pytanie. Może to być np.:

  • wybór z listy,
  • ocenianie liczbowo od/do,
  • sortowanie w kolejności od/do,
  • wpisywanie dowolnego tekstu,
  • itp.

Dobrze sprawdzi się gdy potrzebujesz odpowiedzi na jedno, góra kilka pytań.

Popularne narzędzia do projektowania makiet UI

narzędzia do projektowania makiet UI

Projektowanie makiet UI to często obszar pracy specjalistów z tej dziedziny. Nie zawsze jednak masz taką osobę w zespole. Wtedy to analityk czy nawet PM przejmują rolę projektanta, który dostarcza szkice ekranów.

Jakie narzędzia wybrać do projektowania makiet UI? W sieci znajdziesz nieskończone ilości stron z narzędziami do mockupów. Wypiszę tylko kilka z nich – te, z których sam korzystałem.

W ostateczności zostaje choćby Paint…

Diagrams.net, Visio

O tych narzędziach już pisałem wcześniej. Możesz ich również użyć do projektowania ekranów. Dla przypomnienia linki:

Balsamiq

https://balsamiq.com/

Jedno z bardziej doświadczonych narzędzi tego typu. Zaczęli już w 2008 roku. Kiedyś niezwykle popularne. Teraz konkurencja oferuje wiele alternatyw, w tym sporo darmowych. Balsamiq to przede wszystkim tool dla nie-projektantów. Dla ludzi, którzy od czasu do czasu chcą naszkicować wstępną koncepcję ekranu.

Zeplin

Zeplin

https://zeplin.io/

Przyjemne narzędzie, ma wszystkie niezbędne funkcjonalności. Dobrze porządkuje pracę. Pozwala generować gotowy kod html/css na podstawie designów.

W skrócie – wszystko, co potrzebne.

Figma

https://www.figma.com/

Popularne, bardzo nowoczesne narzędzie. Również ma wszystko, co potrzeba do projektowania.

W czym opisywać wymagania dla programistów?

narzędzia do opisywania zadań dla programistów

Kiedy już zbierzesz wszystkie wymagania, to w końcu trzeba je przekazać do zespołu. Tak jak i przy projektowaniu UI tak i w tym przypadku jest nieskończoność dostępnych narzędzi.

Od tych zupełnie podstawowych jak…

Trello

https://trello.com/

Popularne, bezpłatne, proste w obsłudze.
Do małych projektów może wystarczyć.

Do większych przyda się coś bardziej zaawansowanego jak…

Jira

Jira Software

https://www.atlassian.com/software/jira

Wg autorów – firmy Atlassian, Jira to nr 1 jeżeli chodzi o narzędzia wspierające pracę zwinną. Trudno się z tym nie zgodzić. Chyba każdy w IT chociaż raz korzystał z Jiry.

Z perspektywy opisywania wymagań pomocne są struktury typu Inicjatywa -> Epik -> Story ->Sub-Task itp.
Do tego linkowanie zadań, zarządzanie komponentami, wersjami itd.

Co tu dużo pisać. Jira to Jira.

Asana

https://asana.com/plhttps://asana.com/pl

Podobnie jak w przypadku Jiry, tak i Asana jest narzędziem do całościowego zarządzania projektami, a nie tylko wymaganiami.

To co w asanie jest warte podkreślenia to na pewno wsparcie budowania roadmapy i możliwość łączenia wysokopoziomowych celów z detalicznymi zadaniami (wymaganiami).

Monday

monday.com - aplikacja do zarządzania zespołami

https://monday.com

Monday to moje odkrycie z ostatnich miesięcy. Narzędzie do zarządzania wymaganiami, całymi projektami, czy listą zakupów – wszystkim.

Ogromnym plusem jest elastyczność. Bez problemu zbudujesz takie widoki do zarządzania wymaganiami, które są potrzebne akurat w Twojej sytuacji. Podepniesz wbudowane wiki (dokumentację) czy załączniki z zewnętrznych zasobów. A przy odrobinie wprawy przygotujesz także dowolne hierarchie między zadaniami (bez ograniczeń w liczbie poziomów jak w Jira).

Co jest potrzebne aby zorganizować warsztat zbierania wymagań na żywo?

Narzędzia do prowadzenia warsztatów w formie online to jedno. Zostaje jeszcze praca offline, czyli na żywo. Tutaj też możesz skorzystać z różnego wsparcia.

Karteczki samoprzylepne – podstawa pracy warsztatowej

Post-It Karteczki Samoprzylepne 3M Super Sticky Paleta Marrakesz 6X90 Kartek 76X76Mm - zdjęcie 1

Karteczki to podstawa każdego warsztatu. Z moich doświadczeń:

  • nie warto oszczędzać na karteczkach. Lepiej zapłacić nieco więcej np. za zestaw „Post-It Super Sticky” niż po przerwie obiadowej zbierać efekty warsztatów z podłogi.
  • dobrze jest mieć przygotowaną paletę kilku kolorów, najlepiej takich, które wyraźnie odróżniają się od siebie.
  • pomocne mogą być karteczki w różnych rozmiarach – od małych do symbolicznych adnotacji, po duże np. do grupowania zagadnień.

Markery – niby oczywiste, ale…

Premiumad Zestaw 5 Markerów Suchościeralnych Supercienkich - zdjęcie 1

Oczywista sprawa – na karteczkach trzeba czymś pisać. Zwykle to są markery stosowane do whiteboardów.
Jest kilka pułapek:

  • sprawdź, czy pisaki które są dostępne faktycznie piszą. Wysuszone, niepiszące markery to częsta przypadłość sal konferencyjnych.
  • zanim zaczniesz intensywnie opisywać wymagania to sprawdź, czy po drugiej stronie kartki nie zostaje ślad. Możesz przez to zmarnować nieco papieru, lub nanieść wnioski z warsztatów na ścianę i inne powierzchnie.
  • upewnij się, że końcówki markerów są okrągłe i w miarę wąskie. Ciężko napisać cokolwiek na karteczce samoprzylepnej markerem o dużej grubości.

Plastelina do przyklejania arkuszy

Masa mocująca UHU Patafix 53g - zdjęcie 1

Plastelina, czy raczej masa mocująca, przyda się do przyklejania arkuszy z flipcharta do ścian lub szyb. Dzięki temu zbudujesz przestrzeń do pracy, czy udostępnisz wszystkie wnioski z warsztatów dla uczestników.

Nie przegap terminów – kontrolowanie czasu na warsztatach

Hourglass - The simple countdown timer for Windows.

W pracy warsztatowej łatwo zgubić poczucie czasu. Dlatego polecam wyświetlać w czytelny sposób dokładną informację o pozostałym czasie. Ja często korzystam z prostej, bezpłatnej aplikacji Hourglass, która ma wszystko co jest potrzebne.

Uchwyć to, co zostało powiedziane

philips

Po warsztatach zbierania wymagań zwykle część informacji ulatuje.
Kto to powiedział…?
O co tu nam chodziło…?

Dobrym rozwiązaniem jest nagrywanie takiej sesji. Możesz to zrobić zwykłym telefonem. Będzie wystarczające w małych salach, przy niewielkiej liczbie uczestników.
Dla większych spotkań lepiej skorzystać z profesjonalnego narzędzia jak np. PHILIPS DVT8110.

Czy można połączyć warsztat na żywo z formą online?

Kiedyś próbowaliśmy łączyć warsztaty na żywo z wersją online. Część uczestników była w sali, a część zdalnie. Profesjonalny zestaw do wideokonferencji, z ruchomą kamerą o szerokim polu widzenia był dość pomocny, albo nawet niezbędny.

Akcesoria do sprzętu prezentacyjnego Logitech System Do Wideokonferencji Group - zdjęcie 1

Mimo to taka forma nie była efektywna. Uczestnicy online nie widzieli i nie słyszeli wszystkiego dokładnie. Uczestnicy offline byli sfrustrowani, że muszą co chwilę powtarzać to co mówią czy piszą. Zdecydowanie lepiej zdecydować się na jedno z rozwiązań – online lub offline.

Jak przerzucić notatki ze sticky notes do postaci cyfrowej?

Listę narzędzi otwiera i zamyka miro. To jest wg mnie obecnie nr 1 jeżeli chodzi o pracę warsztatową.

Kiedyś, po zakończeniu warsztatów długimi godzinami przepisywałem treść karteczek do narzędzia typu Jira.

Teraz miro zrobi to już za mnie.
Na podstawie zdjęcia karteczek zbuduje mapę w miro, którą potem można wyeksportować do csv i zaimportować np. do Jiry.
Co za ułatwienie!

miro rozpoznawanie karteczek

Więcej przeczytasz tutaj: https://help.miro.com/hc/en-us/articles/360017572074-Stickies-capture

Podsumowanie – mój zestaw narzędzi do analizy i zarządzania wymaganiami

Masz przed sobą ogromny wybór narzędzie od analizy i zarządzania wymaganiami. Wybierz to, co najbardziej Ci się przyda. Mój zestaw narzędziowy obecnie wygląda tak:

Praca warsztatowa onlineMiro – za wszechstronność i intuicyjność,
NotatkiOneNote – za elastyczność,
Google Docs – za możliwość prostego udostępniania treści,
Szybkie diagramyMiro, OneNote,
diagrams.net (draw.io) – za możliwość pracy od razu, bez straty czasu
Modelowanie systemówEA – za to, że można tam zrobić wszystko,
Visio – za możliwość nanoszenia zmian przez nawet mało „techniczne osoby” (popularność narzędzia i łatwość obsługi),
Opisywanie zadańJira – to po prostu Jira, must have…
monday.com – za elastyczność konfiguracji,
Praca na żywoSticky notes, pisaki, arkusze i „plastelina”

Edit: rekomendacje czytelników

Po publikacji artykułu otrzymałem informację o brakujących narzędziach. Uzupełniam je tutaj, aby nie zmieniać co chwilę licznika narzędzi.

Adonis:CE

Bezpłatne narzędzie do diagramów BPMN.

https://www.adonis-community.com/en/

BPMNiO

Jak nazwa wskazuje – narzędzie do tworzenia diagramów BPMN

https://bpmn.io/

Cawemo

Narzędzie do modelowania procesów biznesowych.

https://cawemo.com/

Dot Chart

Narzędzie do mapowania procesów.

https://dotch.art/

Polarion

Kombajn do kompleksowego zarządzania cyklem życia oprogramowania.

https://www.plm.automation.siemens.com/global/en/products/polarion/

Wdrożenie narzędzia

Chcesz skutecznie wdrożyć narzędzie do analizy czy zarządzania wymaganiami?

Przeczytaj wpis o 7 uniwersalnych krokach do skutecznego wdrożenia (na przykładzie narzędzia do zarządzania projektami).

A jeżeli potrzebujesz wsparcia w temacie narzędzi to napisz na artur@projectmakers.pl.


Ten artykuł zawiera linki partnerskie. Korzystając z nich wspierasz działalność bloga Project Makers. Dziękuję!

Witaj w Project Makers!

Cześć, jestem Artur.

Uruchomiłem bloga Project Makers po to, żeby pokazywać jak przy pomocy podstawowych narzędzi i zdrowego rozsądku, każdy może w krótkim czasie osiągnąć mistrzostwo w zwinnym zarządzaniu projektami.

A wszystko zaczęło się od niezaliczonych egzaminów z programowania
(czytaj dalej…)

Szukasz dobrego oprogramowania do firmy? Wpadnij na webinar 11 lutego!

Poznaj Technologię jutra - kup bilet na Tech of Tomorrow 2025 ze zniżką 15% z kodem PM15 ⬇️

Zobacz to w akcji! Dołącz do Project Makers na YouTube

Partnerzy Project Makers

Wszystkie polecane narzędzia

Najnowsze wpisy

  • All Post
  • Definiowanie wymagań
  • Narzędzia
  • Planowanie
  • Praca z celami
  • Rekomendacje
  • Rozmowy z ekspertami
  • Uncategorized
  • Zarządzanie budżetem
  • Zarządzanie jakością
  • Zarządzanie zespołem

Znajdź na blogu

Szukasz ciekawych treści o Narzędziach i Automatyzacji w Zarządzaniu Projektami?

Najnowsze trendy, ciekawostki, narzędzia.
Tylko sprawdzone treści.

Zapisz się do Newslettera Project Makers i odbierz dostęp do kursu „Budowanie Harmonogramu Projektu od A do Z” 

Zobacz najnowsze narzędzia i ich funkcje w akcji!
Zasubskrybuj kanał Project Makers na YouTube!

Współpracuję z:

Copyright © 2025 Project Makers