Wdrożyć narzędzie do zarządzania projektami można bardzo prosto – zakładasz konto, kupujesz licencję, działasz. Efekt będzie jednak bliżej nieokreślony. Zapewne to nie jest coś, co Cię interesuje.
Żeby wdrożyć narzędzie z sukcesem potrzebne jest dużo więcej.
Z tego artykułu dowiesz się:
- Jakie 7 kroków zwiększy szansę powodzenia wdrożenia (gotowa checklista).
- Jak wybrać optymalne narzędzie na podstawie mierzalnych wskaźników.
- Jak wszystkie dane zebrać w jeden arkusz (konkretny plik do pobrania)
Jak wdrożyć narzędzie do zarządzania projektami – 7 kroków
KROK 1 – Dla kogo to robisz?
Z pozoru głupie pytanie, bo przecież narzędzie do zarządzania projektami jest dla kierowników projektów, to jasne. Może jeszcze dla zespołów realizujących projekty. Dla kogo jeszcze?
Zatrzymaj się i pomyśl dużo szerzej. Nie ograniczaj się do standardowych zastosowań, które oferują narzędzia.
Odpowiedz na pytanie: kto jeszcze jest zaangażowany w jakimkolwiek stopniu w realizowane projekty?
Prawdopodobnie:
- Dział HR jest oczywistym wyborem. Dostarcza informacji np. o kompetencjach, a także gromadzi informacje zwrotne po projektach.
- IT – pewnie, że tak. Zarządzają sprzętem i licencjami udostępnianymi na potrzeby projektów.
- Marketing – oczywiście! Dobrze jest pochwalić się światu zakończonym projektem,
- Bezpieczeństwo/DPO – oczekują odpowiedniego poziomu zabezpieczeń i ochrony danych osobowych.
- itd.
W ramach tego kroku przygotuj więc grupy kluczowych użytkowników. Pozwoli to później wybrać rozwiązania nastawione na funkcjonowanie firmy (tzw. Work OS), a nie tylko zarządzania projektami.
KROK 2 – Jakie są potrzeby?
Wiadomo już „kto”. Teraz pora na pytanie „dlaczego?”
Tak jak dla każdego innego oprogramowania, aby wdrożyć narzędzie do zarządzania projektami trzeba poznać prawdziwe potrzeby użytkowników.
Możesz to zrobić w formie wywiadów, ankiety, czy nawet nieformalnych rozmów.
Pamiętaj, że prawdziwe potrzeby są czasami ukryte głębiej, niż to co usłyszysz. Gdy ktoś mówi np. „wykres Gantta” to być może potrzebuje:
- Formę wizualnego przedstawienia postępu prac, żeby szybko ocenić stan projektu.
- Możliwość analizowania zależności i symulowania wpływu zmian na harmonogram projektu.
I tak dalej…To są te prawdziwe oczekiwania, do których powinieneś dotrzeć. To „jak” dane narzędzie to zrealizuje zostaw na razie z boku. Na to przyjdzie czas.
Na koniec tego etapu spisz listę oczekiwań każdej z grup zdefiniowanej w kroku 1.
KROK 3 – Zweryfikuj założenia
W poprzednim etapie zebrałeś oczekiwania. Teraz pora zderzyć je z rzeczywistością. Nie chodzi o brak zaufania, ale o wyeliminowanie sytuacji typu:
- Wymaganie nie pojawiło się w rozmowie, bo dla użytkowników jest oczywiste, a dla Ciebie niekoniecznie. Pomyśl, czy kupując samochód Twoim wymaganiem jest wspomaganie kierownicy? Zapewne tak, chociaż nie mówisz tego wprost.
- Oczekiwania zostały przefiltrowane przez funkcjonalności systemów. Czyli pewne wymagania nie pojawiły się, bo od lat słyszeliśmy że „się nie da”, albo nawet nie wiemy, że można inaczej.
- Użytkownicy z różnych przyczyn przedstawili potrzeby teoretyczne, zgodne z procesami, chociaż w rzeczywistości pracują zupełnie inaczej.
Jak to zweryfikować?
Opcji jest kilka, np.:
- wprowadź analitykę aby śledzić operacje wykonywane w systemie, np. Hotjar, czy choćby Google Analytics,
- dołącz do spotkań w różnych grupach, np. cotygodniowych spotkań marketingu, aby zrozumieć faktycznie jakie są problemy,
- zrozum na czym polega praca na danym stanowisku, na przykład pomagając w zrealizowaniu jakiegoś zadania,
- zapomnij o ograniczeniach w obecnych rozwiązaniach i uruchom wyobraźnię. Nie ma złych czy zbyt śmiałych pomysłów!
Po tym kroku zaktualizuj listę z etapu 2. Każde z wymagań powinno mieć potwierdzenie w praktyce i być powiązane z konkretną grupą użytkowników (właścicielem wymagania).
KROK 4 – Ustal cele, mierniki i priorytety (plan)
Zebrane oczekiwania mają różny poziom ważności. Jednym z wyznaczników jest rola interesariusza. Jeżeli prezes oczekuje wskaźników stanu projektu, to będzie to zapewne kluczowe wymaganie.
Priorytety wynikają też z kalkulacji ekonomicznej. Jeżeli wdrożenie automatyzacji będzie kosztować 1000 zł miesięcznie, ale wygeneruje 5000 zł oszczędności co miesiąc, to rachunek jest prosty.
Zysk możesz przedstawić również w formie zaoszczędzonego czasu, czyli np. dzięki integracji dwóch systemów zespół HR zaoszczędzi ok. 20 godzin miesięcznie. Określenie na co przeznaczy ten czas, to już zadanie dla kogoś innego.
Kolejna kategoria to wymagania, które przynoszą mniejsze zyski finansowe, jednak znacząco podnoszą komfort pracy. Ich realizacja może pomóc utrzymać motywację i zaangażowanie pracowników, czy zmniejszyć rotację.
To tylko kilka przykładów. Na wyjściu z tego kroku powinieneś mieć ustalone priorytety, wraz z wszelkimi parametrami, które pozwolą ocenić czy inwestycja w dane wymaganie jest opłacalna, czy nie.
Pamiętaj, aby skupiać się bardziej na celu, a nie zakresie wdrożenia. W tym artykule napisałem więcej o różnicy między celem a zakresem projektu.
KROK 5 – Dobierz odpowiednie narzędzie
Dopiero po zebraniu tych danych zacznij szukać odpowiedzi na pytanie – jakie wdrożyć narzędzie do zarządzania projektami?
Poszukaj co oferuje rynek, a następnie porównaj to z zebranymi wymaganiami. Oznacz które wymagania są spełnione, a które nie. Podlicz czy ekonomicznie to się kalkuluje, tzn. czy miesięczny koszt nie przewyższy zysków.
Przykładowo – możesz skorzystać z darmowego narzędzia. Koszt teoretycznie zerowy. Jednak okazuje się, że nie wykonasz w nim wszystkich operacji, więc trzeba część obliczeń wykonywać w Excelu i potem przeklejać dane. To wydłuża czas i zwiększa liczbę pomyłek.
Czy takie podejście faktycznie się opłaca?
Do tego uwzględnij czynniki długofalowe, takie jak:
- konieczność przeszkolenia nowych pracowników – ile to zajmie?
- wzrost kosztów wraz z rozwijaniem się organizacji – czy dalej to się kalkuluje?
- ryzyko przerwy w dostępie do systemu czy utraty danych – jaki jest plan awaryjny?
Po tym kroku już możesz zakupić wybrane narzędzie. Zgodnie z tym, co będzie najbardziej opłacalne.
KROK 6 – Uruchom i testuj narzędzie do zarządzania projektami
Zakup z poprzedniego kroku nie jest na całe życie. Na początku warto wdrożyć narzędzie do zarządzania projektami testowo, na przykład w wybranym projekcie. Istotne będzie, aby skorzystali z niego przedstawiciele różnych grup interesariuszy, a nie tylko kierownicy projektu.
Uruchom i obserwuj efekty. Najlepiej przyłóż mierniki i odczytaj rezultaty. Czy początkowe założenia są faktycznie realizowane?
Zbieraj cierpliwie wyniki i daj sobie odpowiednio dużo czasu. Zmiana narzędzia to zmiana przyzwyczajeń. To nie jest łatwe.
KROK 7 – Oceń i modyfikuj
Pora na ocenę:
- czy narzędzie faktycznie działa?
- czy przynosi oczekiwane korzyści?
- co nas boli w pracy z tym narzędziem?
- co można zmienić we wdrożeniu?
- kto jeszcze może zacząć z niego korzystać?
- a może trzeba spróbować innego toola?
- jak wygląda efektywność finansowa w dłuższej perspektywie?
Możliwe, że odpowiedzi na te pytania zaprowadzą Cię ponownie do Kroku 1. To też będzie ok. Lepiej przetestować wiele opcji, aby w końcu wdrożyć narzędzie do zarządzania projektami, z którego użytkownicy będą zadowoleni.
Działaj – czyli jak wdrożyć narzędzie do zarządzania projektami w praktyce?
Podałem Ci plan, który według mnie zadziała w większości przypadków.
Do tego dołączam arkusz, który poprowadzi Cię przez ten proces krok po kroku. W ramach przykładu porównałem dwa popularne narzędzia – Jirę i monday.com.
Przejdź do strony z materiałami do pobrania i pobierz arkusz z pkt 6.
Ten artykuł zawiera linki partnerskie. Korzystając z nich wspierasz działalność bloga Project Makers. Dziękuję!
Planujesz wdrożyć narzędzie do Zarządzania Projektami?
Sprawdź, jakie to proste ↘️
