Jak zmniejszyć koszty projektu IT – 7 wskazówek, gdy współpracujesz z zewnętrznym wykonawcą

Kiedyś wierzyłem, że aby zmniejszyć koszty projektu IT, to trzeba uciąć coś z zakresu, lub obniżyć jakość. To przecież pradawna reguła wynikająca z żelaznych zasad zarządzania projektami. Czy słusznie?
Teraz wiem, że niekoniecznie!

Projekty IT są drogie, to fakt. Ale stosując poniższe techniki we współpracy z wykonawcami obniżysz ich koszt bez uszczerbku na zakresie czy jakości. Zanim jednak przejdziemy do 7 zasad to sprawdź za co tak naprawdę płacisz.

Za co płacisz w projektach IT?

Koszt wytworzenia oprogramowania zawiera stawki programistów, którzy piszą kod. To jest jasne. Te stawki już same w sobie są dość wysokie. A to jeszcze nie wszystko. Zlecając wytworzenie oprogramowania płacisz dodatkowo za:

  • handlowca, który dograł kontrakt (i jego prowizję),
  • analityka (lub kilku), który przygotował ofertę, a następnie będzie zbierał wymagania i przekładał je na zadania dla zespołu,
  • testerów, którzy będą weryfikować wyniki pracy,
  • projektanta interfejsu graficznego (UI/UX),
  • architekta, który zaprojektuje rozwiązanie,
  • kierownika projektu,
  • role wspierające – Scrum Mastera, czy Agile Coacha,
  • poprawianie błędów, które wykonawca wygeneruje,
  • narzędzia, technologię i jej poznawanie przez zespoły wykonawcze,
  • infrastrukturę (serwery, usługi w chmurze),
  • koszty biura, sprzętu, benefitów itp.,
  • zarobki zarządu, akcjonariuszy czy administracji.

Robi się z tego konkretna lista. Do tego doliczam jeszcze późniejsze koszty utrzymania, których nie można pominąć, ale to jest temat na osoby artykuł.

Teraz wracam do głównego wątku – jak w takim razie zredukować koszty wytworzenia oprogramowania gdy współpracujesz z zewnętrznym wykonawcą?

Jak zmniejszyć koszty projektu IT?

mniejsze koszty projektu przy wysokiej jakości

1 Wybieranie wykonawców według potrzeb

Jeżeli współpracujesz z „dużym” wykonawcą, to masz odpowiednią gwarancję i stabilność współpracy. W zamian w budżecie projektu wliczone są zawsze dodatkowe koszty i prowizje, które wypisałem powyżej.
Możesz ograniczyć te wydatki płacąc wyłącznie za prace techniczne. Jak? Współpracując bezpośrednio z indywidualnymi freelancerami (z serwisów typu Fiverr, czy freelancer.pl), lub niezależnymi zespołami.
Wiąże się to jednak z pewnymi zagrożeniami.

Po pierwsze czas – w tym wariancie inwestujesz czas w rekrutację i zarządzanie zespołem. To jest krytyczne, bo dobranie nieodpowiednich osób położy projekt w mgnieniu oka.
Do tego pomocny może być doświadczony PM (Project Maker!), który też może być freelancerem.

Po drugie – wysokie ryzyko i mniejsza przewidywalność. Nie stosuj tego podejścia do kluczowych projektów.

Plusem takiego układu jest elastyczność. Dużo łatwiej negocjować lub wypowiedzieć umowę z pojedynczym wykonawcą, niż z wielką korporacją, za którą stoją zastępy prawników.

Wariant freelancerski sprawdzi się więc idealnie gdy:

  • masz już doświadczenie w realizowaniu projektów IT,
  • chcesz zainwestować czas w prace koordynacyjne, lub masz kogoś, kto to zrobi za Ciebie,
  • akceptujesz wysokie ryzyko – potencjalne opóźnienia, przestoje, rotacje itp.

2 Budowanie zespołu wyłącznie z niezbędnych osób – kluczowy czynnik w zmniejszaniu kosztów projektu IT

Zespół IT to nie tylko programiści. Wcześniej przedstawiłem listę możliwych ról w zespole. Kiedy uruchamiasz projekt, to masz prawo zdecydować kto powinien brać w nim udział i dobrać osoby według kompetencji i potrzeb i przez to znacząco zmniejszyć koszty projektu IT.

Przykładowo:

  • jeżeli podstawowa wartość aplikacji to jej zaawansowane algorytmy, to być może nie trzeba inwestować dużych środków w prace projektanta UX/UI – to nie będzie główny punkt sprzedażowy,
  • jeżeli zespół powstaje na potrzeby pilotażowego projektu trwającego 2-3 miesiące, to nie ma potrzeby dokładania Scrum Mastera czy Agile Coacha. Budowanie „team spirit” zespołu i osiągnięcie wysokiej efektywności trwa wiele miesięcy. Cały ten wysiłek nie ma sensu w krótkim dystansie, bo efekt runie jak tylko ludzie zmienią zespoły.
    Przeczytaj więcej o tym co robi Scrum Master i czy potrzebujesz takiej roli.
  • w mniejszych projektach może być wystarczające połączenie roli PMa z analitykiem biznesowym. Dzięki temu oszczędzasz czas (czyli pieniądz!) na przepływie informacji pomiędzy tymi rolami.

Jeżeli zrobisz to mądrze, bazując na zdrowym rozsądku, to jakość dostarczanych rozwiązań nie ucierpi.
Pamiętaj, że jakość to spełnianie oczekiwań odbiorców, a nie dociąganie każdego elementu projektu do granic perfekcjonizmu.

3 Zastosowanie odpowiedniej metodyki

odpowiednia metodyka projektu

Która metodyka pozwoli zmniejszyć koszty projektu IT?
Każda, o ile będzie dopasowana do Twoich potrzeb.

Przykładowo – techniki zwinne (np. Scrum) wprowadzają wiele tzw. rytuałów – spotkań zespołowych. W ich trakcie zespół poznaje oczekiwania Product Ownera, omawia te wymagania, planuje prace, prezentuje wyniki czy zastanawia się jak usprawnić procesy.
Takie podejście ma swoje plusy, ale tylko w pewnych warunkach.

Zadaj więc sobie pytanie – czy te wszystkie aktywności są niezbędne? Jakie mierzalne korzyści wynikają z organizowania tych rytuałów?
Spotkania nie mogą się odbywać tylko dlatego, że tak jest napisane w podręczniku!
Być może zespół wie doskonale co ma robić i wystarczy pozwolić im działać, zamiast odrywać ich co chwilę od pracy w skupieniu?

Wybieraj tylko to, co faktycznie przynosi wartość. Resztę usuń, a oszczędności pojawią się same.

A jeżeli nie wiesz, czy krok w procesie jest potrzebny czy nie, to usuń go tymczasowo i sprawdź rezultaty. Być może nikt nie zauważy zmiany.

Interesują Cię standardy pracy projektowej? W jednym artykule zebrałem metodyki zarządzania projektami IT – wyszło tego ponad 15! Sprawdź, może któraś z nich właśnie pomoże Ci obniżyć koszty?

4 Eliminowanie dodatkowych, niepotrzebnych kosztów

Formalne podejścia typu Prince2 generują wiele dokumentów – czy faktycznie ich potrzebujesz? A może wystarczy mniej formalna wymiana informacji?
Przygotowanie dokumentacji, a potem jej utrzymywanie może pochłonąć długie godziny pracy, czyli tysiące zł z budżetu.

Podobnie ze spotkaniami, naradami, delegacjami – czy to wszystko posuwa prace projektowe do przodu? A może wystarczy zwykły email, lub tablica ze statusami?

I do tego narzędzia – czy wszystkie są niezbędne? A może kupiliśmy kiedyś licencję na toola, którego nikt nie użył od kilku miesięcy?
Rób regularnie taki przegląd, a na pewno coś znajdziesz.

5 Czytelne zasady w kwestii jakości

wysoka jakość produktu

Wyobraź sobie, że oddajesz samochód do mechanika w celu standardowej wymiany oleju. Kiedy odbierasz pojazd, to nieoczekiwanie do rachunku jest doliczona kwota 500 zł. Mechanik uszkodził miskę olejową i trzeba było wymienić to i owo – to całe wytłumaczenie. Godzisz się na to?
Raczej nie.
To dlaczego w oprogramowaniu ma być inaczej?

Współpracując z wykonawcami oczekuj wysokiej jakości. Jeżeli rozliczasz się w modelu Times & Materials, to naprawa błędów nie może pochłaniać większości czasu.

W projektach Fixed Price oczekiwany poziom jakości powinien być wyraźnie określony, na przykład za pomocą zestawu testów akceptacyjnych.

W ten sposób unikniesz płacenia za coś, co powinno być dostarczone w ramach oryginalnego zakresu, czyli ograniczysz koszty projektu.

IT jest jednak złożoną dziedziną i czasami pojawią się błędy wynikające na przykład z:

  • nietypowych danych,
  • komunikacji z nowym, zewnętrznym systemem,
  • niestandardowego zastosowania, którego nikt nie przewidział,
  • błędów w użytej technologii czy bibliotekach.

W takich sytuacjach bądź elastyczny. Wspólnym celem jest dostarczenie działającego rozwiązania, a nie walka o każde zgłoszenie błędu.
Wywalczenie w pocie czoła drobnej oszczędności może wpłynąć na dalszą współpracę i przełożyć się na brak elastyczności ze strony wykonawcy.

6 Unikanie pozornych oszczędności – proaktywne inwestowanie aby zmniejszyć koszty projektu IT

Wiele aplikacji typu SaaS ma model subskrypcji miesięczny lub roczny. Roczne plany wychodzą zwykle dużo taniej, jednak widzę choćby po sobie, że mentalnie dużo bliżej mi do rozliczeń miesięcznych. To jest jednak niższy koszt. Oczywiście złudnie.

Analogicznie, jeżeli chcesz zmniejszyć koszty w projekcie IT to patrz przyszłościowo. Przykładowo:

  • wydam co miesiąc 70 USD na Jirę, która przypilnuje spójności danych i automatycznie poprzesuwa zadania na boardzie. Zysk wyniesie 8 godzin pracy PMa w perspektywie miesiąca,
  • poświęcimy kilka dni na zrozumienie problemu i dokładną analizę produktu, żeby uniknąć dostarczenia czegoś, co nie spełnia oczekiwań. Warsztaty będą kosztowne, ale potem to się zwróci z nawiązką,
  • wynajmiemy eksperta – konsultanta za 4000 zł, aby w ciągu jednego dnia przejrzał plan prac i wskazał potencjalne zagrożenia, oraz ich rozwiązania. Dzięki temu nie zaskoczą nas problemy, które mogłyby wstrzymać prace na kilka dni.

7 Stosowanie odpowiednich umów z wykonawcą

Koszty związane z umowami zawierają zarówno czas poświęcony na jej przygotowanie jak i na późniejszą obsługę.

Jeżeli więc umowa ma kilkadziesiąt (lub kilkaset!) stron, wiele wyjątków i szereg wytycznych pozwalających egzekwować kary umowne, to monitorowanie jej realizacji obciąży znacząco zamawiającego, a personalnie Ciebie, jeżeli prowadzisz ten projekt.

Co możesz zrobić?

  • stosuj umowy pozwalające rozliczać krótkie etapy, na przykład 2-tygodniowe lub 1-miesięczne. W takiej sytuacji obsługa jest niezwykle uproszczona, gdyż skupia się tylko na małej części całości projektu. Dla takiego wycinka dużo łatwiej zdefiniować mierzalny efekt. To samo dotyczy rozwiązywania sporów, gdyż obie strony nie ryzykują aż tak wiele. W ostateczności po każdym etapie można zakończyć prace projektowe akceptując niewielką stratę.
  • wprowadź rozliczanie za osiągniętą wartość. To jest temat bardziej zaawansowany. Jeżeli jesteś w stanie wyrazić oczekiwany rezultat w liczbach i miernikach, to możesz zlecić wykonawcy osiągnięcie takiego rezultatu, niezależnie od metod jakie zastosuje.
    Na przykład Twoja firma nie jest w stanie wyliczyć raportów płacowych na czas. Przez to tuż przed terminem wypłat księgowi i kadrowi siedzą po nocach aby domknąć miesiąc. Cel jest jasny – wygenerowanie listy płac na czas. Czy wykonawca przygotuje dedykowane rozwiązanie, a czy wyłącznie makro w Excelu, to nie ma znaczenia.

Podsumowanie – jak zmniejszyć koszty projektu IT?

Poniżej widzisz podsumowanie działań, które pomagają zmniejszyć koszty projektu IT:

jak zmniejszyć koszty w projektach IT

A Ty jakie jeszcze znasz metody zmniejszania kosztów projektu bez uszczerbku na jakości?


Sprawdź na czym polega podejście Design to Cost, które pozwala ograniczyć przekroczenia budżetu.

zarządzanie kosztami projektu it - design to cost

Zanim zainwestujesz we współpracę z wykonawcą zastanów się, jakie będą korzyści z realizacji projektu. Sprawdź sposoby na określanie celu projektu.

cel projektu IT - 22 przykłady

Witaj w Project Makers!

Cześć, jestem Artur.

Uruchomiłem bloga Project Makers po to, żeby pokazywać jak przy pomocy podstawowych narzędzi i zdrowego rozsądku, każdy może w krótkim czasie osiągnąć mistrzostwo w zwinnym zarządzaniu projektami.

A wszystko zaczęło się od niezaliczonych egzaminów z programowania
(czytaj dalej…)

Szukasz dobrego oprogramowania do firmy? Wpadnij na webinar 11 lutego!

Poznaj Technologię jutra - kup bilet na Tech of Tomorrow 2025 ze zniżką 15% z kodem PM15 ⬇️

Zobacz to w akcji! Dołącz do Project Makers na YouTube

Partnerzy Project Makers

Wszystkie polecane narzędzia

Najnowsze wpisy

  • All Post
  • Definiowanie wymagań
  • Narzędzia
  • Planowanie
  • Praca z celami
  • Rekomendacje
  • Rozmowy z ekspertami
  • Uncategorized
  • Zarządzanie budżetem
  • Zarządzanie jakością
  • Zarządzanie zespołem

Znajdź na blogu

Szukasz ciekawych treści o Narzędziach i Automatyzacji w Zarządzaniu Projektami?

Najnowsze trendy, ciekawostki, narzędzia.
Tylko sprawdzone treści.

Zapisz się do Newslettera Project Makers i odbierz dostęp do kursu „Budowanie Harmonogramu Projektu od A do Z” 

Zobacz najnowsze narzędzia i ich funkcje w akcji!
Zasubskrybuj kanał Project Makers na YouTube!

Współpracuję z:

Copyright © 2025 Project Makers