Rozmowy inicjowane, zanim przejmiesz projekt, często zaczynają się obiecująco, typu: „Jest świetny projekt do przejęcia. Obecny PM chciałby go dalej prowadzić, ale musi zająć się czymś innym. Naprawdę, to świetny projekt. Weźmiesz ten temat?”
Co jest dalej?
Dalej jest doświadczanie rzeczywistości.
Odkrywanie tego, że wcale nie jest tak różowo.
Że brakuje planów, dokumentacji, a komunikacja z klientem jest na ostrzu noża.
Po kilku takich historiach w końcu zdajesz sobie sprawę, że nikt nie oddaje idealnych projektów realizowanych dla wspaniałych klientów.
Czasami jednak trzeba podjąć wyzwanie. Nawet gdy nikt inny nie chce tego zrobić.
Jeżeli podejmiesz decyzję, że przejmiesz projekt, którego nikt nie chciał, to spójrz na to, jak na ogromną szansę. Wyprowadzenie zaniedbanego projektu na prostą daje ogromną satysfakcję. Klienci i Twój szef też to docenią. Gwarantuję!
W tym artykule podzielę się z Tobą moimi notatkami, które zebrałem, przejmując lepsze i gorsze projekty.
Ten wpis zawiera linki afiliacyjne. Korzystając z nich wspierasz działanie bloga Project Makers!
Do zrobienia, zanim przejmiesz projekt

1. Wstęp, czyli dlaczego ktoś porzucił ten projekt?
Poszukaj odpowiedzi na pytanie – „dlaczego ktoś oddaje ten projekt?”
Odpowiedź może być banalna, typu odejście z pracy, dłuższa choroba czy awans na inne stanowisko. Jeżeli jednak słyszysz coś w stylu „obecny PM miał za dużo projektów i coś potrzebował oddać” to wiedz, że nie będzie łatwo. Czy będąc na miejscu tego PM, oddałbyś najlepszy projekt? Raczej przeciwnie.
W każdym razie szukaj jak najbardziej szczerej odpowiedzi. Nie zadowalaj się ogólnikami. Dobrze od razu wiedzieć, na czym stoisz.
2. Formalności
Potwierdź, jak wyglądają wszelkie formalne ustalenia. Czy jest jakaś umowa na realizację projektu? Jakie są terminy i inne ograniczenia? Czy są może jakieś kary umowne? Czy jeszcze coś ważnego wynika z takiej umowy?
Zapisy z umowy ciężko zmienić. Dlatego sprawdź je w pierwszej kolejności. Jeżeli trafisz na jakieś sygnały ostrzegawcze, to skonsultuj je z działem prawnym. Być może będzie tam coś, co wyraźnie pokaże, że nie warto wchodzić w ten temat.
3. Dostępy
Zanim przejmiesz projekt, to poproś o dostępy do wszystkich materiałów związanych z projektem. Zrób porządki w repozytorium wiedzy i dokumentów. Wszystkie nieaktualne dokumenty przenoś od razu do folderów typu „Archiwum”. Być może na końcu nie zostanie nic, co byłoby zgodne z realnym stanem. Tak też bywa.
W każdym razie trzeba na czymś bazować. Im więcej twardych danych zbierzesz na samym początku, tym lepiej.
Checkpoint #1 – czy to ma sens?
Jeżeli możesz, ale nie musisz przejmować tego projektu, to zatrzymaj się teraz na chwilę.
Zweryfikuj wstępne informacje, zanim wejdziesz głębiej.
Czy są jakieś sygnały ostrzegawcze, typu:
- projekt był przekazywany co 3 miesiące innej osobie („ale to przecież świetny projekt”),
- umowa narzuca nierealne terminy, zbyt mały budżet czy zbyt wiele formalności,
- projekt nie ma żadnych planów, harmonogramów, raportów itp.
Jeżeli na starcie coś już nie pasuje, to nie idź w to głębiej. Oczywiście, jeżeli masz taką możliwość.
4 Raport – stan początkowy
Pora wejść głębiej w szczegóły. Zbierz podstawowe informacje w jeden krótki dokument. Będzie to świetne podsumowanie zastanego stanu projektu. Takie zestawienie przyda Ci się do negocjowania warunków przejęcia tego projektu z Twoim przełożonym. Ciekawie będzie też porównać taki raport z bieżącą sytuacją np. po 3 miesiącach od przejęcia projektu.
4.1 Kondycja projektu
Porozmawiaj z każdym interesariuszem projektu. Zarówno wewnątrz, jak i na zewnątrz. Zapytaj o kondycję projektu. Poproś o ocenę stanu realizacji względem planów. Informacje mogą być ogólne, bez konkretnych liczb. Jeżeli np. większość powie, że jest wszystko ok, o czasie i w zakresie, to jest spora szansa, że tak jest.
4.2 Cel projektu
Sprawdź, czy został określony konkretny cel projektu. I czy każdy w zespole ma świadomość tego celu. Jeżeli nie, to może się okazać, że projekt zmierza w niewłaściwym kierunku.
4.3. Roadmapa
Czy jest wysokopoziomowy plan, który pokazuje najważniejsze kamienie milowe? To może być nawet kartka papieru z wypisanymi kluczowymi fazami projektu. Ważne, żeby taki plan był aktualny i zgodny z celem projektu. Jeżeli tego nie ma, to może być ciężko ustalić priorytety. Szykuj się na długie rozmowy o tym, co jest najważniejsze teraz, za tydzień, za miesiąc itd.
Chyba że plan jest dokładnie rozpisany. Wtedy przechodzimy do kolejnego punktu.
4.4 Harmonogram
Czy istnieje aktualny harmonogram projektu? Jeżeli nie, to będzie to jedno z pierwszych zadań do zrobienia. Jeżeli istnieje, to sprawdź, czy jest w jakiś sposób negocjowalny. Czyli, czy jako PM możesz cokolwiek w nim zmieniać. Jeżeli nie, to zbyt wiele nie będzie do zarządzania.
4.5 Budżet
Podobnie jak z harmonogramem. Sprawdź, czy są jakiekolwiek raporty i prognozy dotyczące budżetu. Jeżeli nie, to wiesz już, co będziesz robić, zanim przejmiesz projekt. Jeżeli tak, to potwierdź czy są jakieś rezerwy dla PMa, czyli w jakim stopniu możesz zarządzać tym budżetem.
4.6 Ludzie i zasoby
Sprawdź kto i co jest potrzebne, żeby zrealizować projekt. Następnie zweryfikuj, czy te osoby i inne zasoby będą dostępne na czas projektu. Jeżeli nie, to szykuj się na ostrą walkę o każdą godzinę dostępu do zasobów.
Sprawdź też jaka atmosfera pasuje w zespole. Zwykle dowiesz się o tym zanim przejmiesz projekt, w trakcie pierwszych rozmów czy spotkań całego zespołu.
4.7 Realizacja
Zweryfikuj co zostało dostarczone i odebrane do tej pory. Czy powstały jakieś produkty? Czy zostały przeprowadzone testy? Czy klient jest zadowolony z tego, co otrzymuje?
I równie ważne – czy są jakiekolwiek dokumenty potwierdzające dostarczenie pewnych produktów?
Checkpoint #2 – czy chcę w to iść?
Na tym etapie wiesz już bardzo dużo o projekcie. Przejrzyj jeszcze raz zebrane informacje, zanim przejmiesz projekt na dobre i podejmiesz się wyzwania.
Czy nie pojawiają się zagrożenia typu:
- wszyscy mówią, że ten projekt nie ma sensu,
- są rozbieżne wersje i oczekiwania na temat celu projektu,
- harmonogram i budżet są ustawione na sztywno, bez jakiejkolwiek możliwości zarządzania,
- brakuje ludzi o odpowiednich kompetencjach, żeby zrealizować ten projekt,
- w ramach projektu powstały produkty niskiej jakości, których klient nie akceptuje.
Ponownie, jeżeli masz wybór, to zastanów się, czy chcesz w to iść dalej. Jeżeli nie masz wyboru, to przynajmniej zarezerwuj sobie odpowiednio dużo czasu na wyprostowanie wszystkich braków.
5 Jaki jest dług?
Teraz schodzimy jeszcze niżej. Jeżeli masz na to czas, to zanim przejmiesz projekt, sprawdź, czy projekt nie zaciągnął zbyt dużego długu, który Ty będziesz spłacać.
Co to oznacza? Na przykład:
- Dług techniczny – budowano rozwiązania (np. aplikacje, urządzenia) na zasadzie „kiedyś to się poprawi”. W końcu lista rzeczy do poprawy urosła tak bardzo, że PM zauważył, że nie będzie w stanie tego spłacić. Przekazał więc taki projekt razem z długiem komuś innemu.
- Dług analityczny, dokumentacyjny – w projekcie jest sporo dokumentów opisujących rozwiązanie, super! Tylko gdy przyglądasz im się bliżej, to zauważasz, że sporo informacji jest nieaktualnych. Zamiast więc iść do przodu z tematami, to spędzasz długie godziny na grzebaniu w starych śmieciach i aktualizowaniu tego, co już zostało zrobione.
6. Czy działa komunikacja?
Komunikacja – temat rzeka. Sprawdź to jednak konkretnie, po inżyniersku:
- Czy wiadomo, kto jest decyzyjny po stronie klienta? Na ile ta osoba jest dostępna, przyjazna, komunikatywna? Jeżeli osoba decyzyjna nie przychodzi na spotkania lub jest nieprzygotowana, to ciężko iść sprawnie do przodu.
- Jaki jest flow współpracy z klientem. Czy używamy jakiegoś systemu do komunikacji? Skąd klient wie, co zostało zrobione, co trzeba zweryfikować itd.?
- Czy są jakieś spotkania? Jeżeli tak, to jak jest z efektywnością takich spotkań? Ile trzeba czekać na decyzje?
7. Co mam zrobić?
Wiesz już sporo o projekcie. Jesteś w stanie zgrubnie określić, co trzeba zrobić, zanim przejmiesz projekt na dobre. Jest jednak jeszcze jedna ważna rzecz – określenie stawianych przed Tobą oczekiwań.
Potwierdź z kluczowymi osobami (np. sponsor projektu, Twój przełożony), jakie są konkretne oczekiwania od Ciebie, na przykład:
- czym dokładnie masz się zajmować? (nazwij każdą czynność)
- czy są jakieś obszary, którymi na pewno masz się nie zajmować?
- czy są jakieś wskaźniki (kryteria), które masz osiągnąć w konkretnym czasie?
- jak długo masz się zajmować tym projektem?
- czy są jakieś kryteria wyjścia, tzn. zakończysz prace w tym projekcie, gdy…?
Checkpoint #3 – zaczynamy?

Wiesz już bardzo dużo. Pora na ostateczną decyzję – czy przejmujesz ten projekt?
Na Start – wprowadź swoje zasady
Jeżeli tak, to gratulacje i powodzenia!
Pamiętaj, że od tej pory to Ty tu ustalasz zasady. Masz prawo zmieniać wszystko, co może pomóc sprawniej współpracować i dowozić kolejne tematy.
Jak to dokładnie robić, to już temat na inny wpis.
Zanim przejmiesz projekt – checklista
Poniżej załączam checklistę w specyficznym formacie.
Taką listę możesz wysłać wprost do narzędzia do zarządzania zadaniami.
Poniżej wyjaśniam jak to zrobić.
Checklista:
. Ustal dlaczego ktoś porzucił projekt
. Sprawdź formalności
. Zorganizuj dostępy do repozytorium wiedzy i innych materiałów i uporządkuj dokumenty
. Przygotuj raport początkowy – kondycja projektu
. Przygotuj raport początkowy – cel projektu
. Przygotuj raport początkowy – roadmapa
. Przygotuj raport początkowy – harmonogram
. Przygotuj raport początkowy – budżet
. Przygotuj raport początkowy – ludzie i zasoby
. Przygotuj raport początkowy – stan realizacji
. Sprawdź, jaki został zaciągnięty dług
. Zweryfikuj, czy działa komunikacja
. Potwierdź oczekiwania względem Ciebie
Listę w takiej formie zaimportujesz do Nozbe bez ani jednego kliknięcia. Wystarczy:
- Założyć konto w Nozbe.
- Utworzyć dowolny projekt.
- Wysłać wiadomość z listą powyżej (kopiuj-wklej) na adres email związany z tym projektem.
Poniżej wyjaśniam jak to zrobić: