Biuro Zarządzania Wartością (VMO).
Value Management Office to nowa, wyłaniająca się obok PMO funkcja w organizacjach. Koncepcja VMO wykracza poza skupienie wyłącznie na ukończeniu projektów o czasie i w budżecie. Celem Value Management Office jest tworzenie maksymalnej i trwałej wartości dzięki efektom zrealizowanych projektów.
Jako wartość można rozumieć zyski lub oszczędności (pieniądze, czas), ale także wszelkie zmiany wpływające pozytywnie na ludzi i środowisko.
Kluczowe funkcje VMO
Dział VMO ma na celu przede wszystkim:
- Realizacje kluczowych wartości: VMO zapewnia organizacjom uzyskanie maksymalnej wartości z inwestycji poprzez dostosowanie projektów do celów strategicznych i nadanie priorytetów tym, które najlepiej realizują te cele.
- Zarządzanie korzyściami: VMO definiuje, śledzi i realizuje korzyści projektowe przy użyciu kluczowych wskaźników wydajności (KPI). Dzięki temu wartość jest mierzona w metodyczny i spójny sposób.
- Zarządzanie ryzykiem: VMO monitoruje i zarządzają ryzykiem związanym z dostarczaniem wartości, utrzymując projekty na właściwym torze poprzez ciągłą ocenę i dostosowywanie.
- Zarządzanie portfelem projektów: VMO nadzoruje portfel projektów, optymalizując alokację osób i zasobów w celu uzyskania maksymalnej wartości. VMO podejmuje decyzje inwestycyjne w oparciu o potencjalne zyski.
Różnice między VMO a PMO
Podczas gdy zarówno VMO, jak i tradycyjne Biuro Zarządzania Projektami (PMO) odgrywają kluczową rolę w zarządzaniu projektami, różnią się one pod wieloma względami:
- Koncentracja na wartości vs. wykonanie: VMO nadaje priorytet wartości z perspektywy całej organizacji, poprzez strategiczne dostosowanie i realizację korzyści. PMO koncentruje się na dostarczaniu projektów w ramach ograniczeń czasu, budżetu i zakresu.
- Zwinność vs. nastawienie na proces: VMO stawiają na zwinność, szybko dostosowując się do potrzeb biznesowych i szybko dostarczając wartość. PMO zazwyczaj przestrzegają ustrukturyzowanych procesów w celu zapewnienia zgodności z przyjętymi metodami pracy.
- Zaangażowanie interesariuszy: VMO wymagają szerszego zaangażowania interesariuszy ze względu na bardzo szerokie, strategiczne działania. PMO zazwyczaj angażuje interesariuszy wyłącznie powiązanych z realizowanym projektem.
Jak zbudować Value Management Office?
Tworzenie VMO obejmuje kilka etapów:
- Określenie standardów w mierzeniu wartości: Stworzenie jasnych kryteriów oceny wartości projektu, w tym ROI, dostosowania strategicznego i zadowolenia interesariuszy. W efekcie powstaje zarówno lista standardowych wskaźników, ale też wiedza na temat tego, jak prawidłowo mierzyć wszelkie inne, nietypowe parametry.
- Budowanie wykwalifikowanego zespołu: Gromadzenie ekspertów, którzy potrafią skutecznie identyfikować i ustalać priorytety inicjatyw opartych na wartości. Wbrew pozorom, określanie i mierzenie wartości nie jest tak oczywiste. Zapis typu „system będzie działał lepiej” to dopiero początek do dłuższej analizy mierzalnej wartości.
- Komunikowanie wartości: Dzielenie się korzyściami płynącymi z przejścia na VMO w celu budowania wsparcia w całej organizacji.
Value Management Office – Wnioski
Biuro Zarządzania Wartością reprezentuje zmianę w zarządzaniu projektami z prostego kończenia projektów na maksymalizację wartości poprzez strategiczne dostosowanie i zarządzanie korzyściami. Dostarczanie wartości staje się jeszcze bardziej krytyczne, Zwłaszcza w czasach gorszej koniunktury gospodarczej. VMO stają się więc niezbędne dla określania skutecznych ram w zarządzaniu projektami.
Jak definiować cele i wartości?
W tym wpisie było dużo o precyzyjnym definiowaniu wartości. Co to tak naprawdę oznacza? Jak zmierzyć coś, co wydaje się niemierzalne?
O tym więcej w artykule: Cel projektu IT – 22 praktyczne przykłady
