Każdy projekt, mały czy duży, musi mieć trzy obowiązkowe elementy. Dwa z nich to zarządzanie harmonogramem i budżetem. Trzeci to karta projektu. I właśnie z tego artykułu dowiesz się, do czego służy karta projektu.
Czym jest karta projektu?
Karta projektu odgrywa kluczową rolę w pomyślnym rozpoczęciu i realizacji każdego projektu. Według oficjalnych definicji jest często traktowana jak umowa określająca cele, zakres, interesariuszy i ogólny kierunek projektu.
Termin „karta projektu” może więc brzmieć jako coś bardzo formalnego — taka niepotrzebna biurokracja. Tak naprawdę chodzi o spisanie podstawowych informacji o projekcie na samym starcie. Dzięki temu ktoś, kto zatwierdza projekt do realizacji, ma informacje o tym co, przez kogo, na kiedy i za ile (mniej więcej) będzie zrealizowane. Karta ma też inne zastosowania, o których więcej piszę w dalszej części artykułu.
Niezależnie więc, czy zarządzasz małą inicjatywą wewnętrzną, czy dużym projektem dla klienta zewnętrznego, karta projektu sprawia, że wszyscy wiedzą, o co chodzi.
Co zawiera przykładowa karta projektu (szablon)
W dzisiejszych czasach nie ma potrzeby załączać do artykułów na blogu przykładowych szablonów karty projektu. Korzystając z narzędzi AI typu chataGPT czy perplexity wygenerujesz szablon najbardziej pasujący do Twojego projektu. Po prostu napisz polecenie „Przygotuj szablon karty projektu dla projektu [tu opisz cel, skalę, stopień formalności projektu itp.]”.
Czym jest karta projektu wyjaśniam też na poniższym nagraniu ↘️
Do czego stosować kartę projektu?
Teraz już przechodzimy do głównego wątku tego artykułu. Czyli do pięciu zastosowań karty projektu.
Przygotowanie karty projektu generuje dyskusje, które ratują projekt
Przygotowanie karty projektu wymaga uzyskania odpowiedzi na wiele istotnych pytań. Takie konkretne i spisane pytania pomagają zidentyfikować potencjalne problemy jeszcze przed rozpoczęciem prac. W trakcie rozmowy łatwo prześlizgnąć się z argumentami typu „zrobimy to tanio i szybko”. Gdy jednak trzeba to opisać w precyzyjnym i zwięzłym dokumencie, to naturalnie generują się pytania – „co to znaczy tanio?”
Takie pytania mogą na przykład brzmieć:
- Jakie są główne cele projektu, określone w mierzalny sposób?
- Jakie są ograniczenia i założenia ze strony różnych interesariuszy?
- Kto jest odpowiedzialny za osiągnięcie poszczególnych celów i kamieni milowych?
- Jakie są kryteria sukcesu, czyli po czym poznamy, że dany etap zakończył się sukcesem?
Odpowiedzi na te pytania mogą potwierdzić, że każda z zaangażowanych osób inaczej rozumie założenia czy cele projektu. Tak też się zdarza.
Dzięki przygotowaniu karty projektu takie nieścisłości pojawiają się przed rozpoczęciem prac.
Podejmowanie decyzji o starcie projektu
Podjęcie decyzji o rozpoczęciu projektu jest kluczowym krokiem, zanim tak naprawdę rozpocznie się zarządzanie projektem. Na tym etapie istotne jest zrozumienie kontekstu, w jakim projekt ma być realizowany oraz określenie jego celów, kosztów, terminów, zasobów czy ryzyka.
Decyzja o rozpoczęciu projektu nie jest łatwa. Należy uwzględniać zarówno aspekty strategiczne, jak i operacyjne. Warto również porównać potencjalne ryzyka oraz korzyści związane z projektem. Uruchomienie niewłaściwego projektu może położyć nawet najlepiej prosperującą firmę.
Dzięki zebraniu kluczowych informacji w jeden krótki, czytelny dokument, osoba decyzyjna może z pełnym przekonaniem podpisać się pod decyzją „Tak” lub „Nie”.
Karta projektu jako jedno źródło prawdy
Karta projektu pełni rolę jednego źródła prawdy dla wszystkich interesariuszy. Dzięki niej wszystkie osoby zaangażowane w projekt mają dostęp do tych samych danych, co minimalizuje ryzyko nieporozumień i błędów w komunikacji. W języku korporacyjnym można by powiedzieć, że wszyscy są „on the same page.” I to dosłownie, bo karta projektu powinna mieścić się na jednej stronie (góra dwóch).
Dzięki temu karta projektu stanowi też świetne narzędzie onboardingowe. Gdy tylko do zespołu dołącza nowa osoba, to jednym z pierwszych zadań powinno być zapoznanie się z kartą projektu.
D…chron PMa i zespołu
Karta projektu jest również narzędziem ochronnym dla kierownika projektu oraz dla zespołu. Zwłaszcza w świecie korporacyjnym, w którym niestety, trzeba zbierać „podkładki” pod wszystko. Dobrze przygotowana karta projektu działa jako tarcza, która obroni decyzje podjęte w trakcie realizacji projektu. W przypadku nieporozumień co do zakresu, dat czy kosztów, karta projektu może służyć jako dowód na to, że działania były podejmowane zgodne z wcześniej ustalonymi celami i zakresem.
Dodatkowo, jeżeli pojawią się naciski na zmiany w zakresie czy celach projektu, to karta projektu jest twardym strażnikiem takich niekontrolowanych zmian! Kierownik projektu może z czystym sumieniem odmówić działań, które nie są zgodne z kartą projektu. W razie wyraźnych nacisków może przekierować taką decyzję do osoby, która zatwierdzała kartę projektu.
Wyciąganie wniosków z wprowadzonych zmian dzięki karcie projektu
W trakcie realizacji projektu zwykle wystąpią zmiany wymagające dostosowania planu. Karta projektu to żywy dokument i naturalny rejestr takich zmian. Po każdej większej zmianie powinna powstać nowa, zatwierdzona wersja karty projektu.
Karta projektu umożliwia więc dokumentowanie tych zmian oraz ich wpływu na cele i zakres projektu. Dzięki temu można łatwiej analizować efekty wprowadzonych modyfikacji i wyciągać wnioski przydatne w kolejnych projektach.
Karta projektu – podsumowanie
Potraktuj kartę projektu jako obowiązkowy, bardzo przydatny element prowadzenia projektu. Dzięki temu:
- Doprecyzujesz najważniejsze elementy projektu jeszcze przed jego rozpoczęciem.
- Ułatwisz podejmowanie decyzji o starcie projektu.
- Stworzysz jedno źródło prawdy o projekcie.
- Będziesz mieć konkretne uzasadnienie podejmowanych decyzji.
- Zbierzesz lekcje na przyszłość.
Karta projektu to tylko jeden z elementów pracy kierownika projektów. Zobacz czym jeszcze zajmuje się Project Manager.
