Żeby odpowiedzieć na pytanie „czym zajmuje się Project Manager w IT” zajrzyjmy najpierw do oficjalnych definicji. Wg PMBoK, kierownik projektu: jest to osoba, wyznaczona przez organizację prowadzącą projekt, do przewodzenia zespołowi projektowemu, który to zespół odpowiada za osiągnięcie celów projektu.
Według DSDM: „Oprócz przewodzenia na wysokim poziomie zespołowi developerskiemu (agile), rola ta skupia się na zarządzaniu środowiskiem pracy, w którym powstaje i ewoluuje rozwiązanie.”
Te opisy są dość ogólne. Najważniejsze jest to, że Project Manager przewodzi zespołowi, a to cały zespół odpowiada za realizację projektu.
Przejdźmy teraz do szczegółów.
Czym zajmuje się Project Manager w IT?
Poniżej znajdziesz listę obszarów i aktywności, którymi zwykle zajmuje się Project Manager.
🛫Uruchamianie projektu (kick-off)
- Project Manager odpowiada za start projektu. Czyli przygotowuje tzw. kartę projektu, która zwykle zawiera następujące informacje:
- Cel projektu,
- Kluczowe terminy i ograniczenia czasowe,
- Budżet (szacowany),
- Role i odpowiedzialności (wstępny skład zespołu),
- Zakres prac na wysokim poziomie,
- Etapy, kamienie milowe,
- Najważniejsze ryzyka,
- Wszelkie inne ograniczenia.
- Project Manager uzyskuje aprobatę karty projektu od sponsora projektu.
- Po uzyskaniu akceptacji Project Manager organizuje spotkanie uruchamiające projekt, tzw. kick-off.
💻Perspektywa IT
Z perspektywy IT kluczowe jest uwzględnienie całego procesu wytwarzania oprogramowania. Nie tylko samego kodowania, ale także testowania, wdrażania i finalnego przekazania produktu do utrzymania.
🗺️Tworzenie planów
Project Manager odpowiada za przygotowanie wszelkich planów, czyli opracowuje m.in.:
- Plan zarządzania projektem, komunikacją, zakresem, zasobami itd. – w zależności od potrzeb.
- Listę celów do osiągnięcia w ramach projektu (kryteria sukcesu).
- Zakres prac, który pozwoli osiągnąć te cele.
- Zapotrzebowanie na zasoby i alokację w ramach zadań.
- Harmonogram prac.
💻Perspektywa IT
Z perspektywy tego, czym zajmuje się Project Manager w IT, ważne jest dobranie odpowiednich osób do zespołu już od samego początku. Kierownik Projektu zwykle nie ma wystarczających kompetencji z każdej dziedziny IT, żeby przygotować samodzielnie plan czy zakres prac. Potrzebne będą więc konsultacje ze specjalistami z danych obszarów (np. Backend, Frontend, Inżynieria Wymagań, Testowanie, Administracja).
👥Zarządzanie zespołem
Project Manager ma prowadzić zespół od kick-off’u po szczęśliwe zakończenie projektu. Dlatego też zajmuje się:
- Dobieraniem odpowiednich osób do zespołu, w odpowiednim czasie. Nie każdy jest potrzebny w projekcie na full-time.
- Motywowaniem członków zespołu.
- Budowaniem atmosfery pracy wspierającej realizację celów.
- Rozwiązywaniem konfliktów w zespole.
💻Perspektywa IT
W projektach IT pracują też ludzie, więc kompetencje przywódcze są tak samo ważne, jak w innych projektach. Istotne jest to, że ze względu na względnie wysokie zarobki w IT motywowanie poprzez premie i dodatki materialne nie zawsze działa. Potrzebna jest większa kreatywność Project Managera.
📊Monitorowanie projektu
Kierownik projektu w trakcie trwania całego projektu:
- Monitoruje postęp względem harmonogramu i innych ustaleń.
- Obserwuje kluczowe wskaźniki (KPI) i reaguje w razie potrzeby.
- Kontroluje koszty projektu.
💻Perspektywa IT
Monitorowanie postępu w projektach IT jest sporym wyzwaniem ze względu na wiele zależności technicznych i organizacyjnych. Z drugiej strony, zarządzanie budżetem jest uproszczone, gdyż podstawę rozliczeń stanowią zwykle wypracowane godziny. Nie ma kosztów materiałów, dostaw itd.
📑Komunikacja i raportowanie
Ten obszar to często jest coś, czym zajmuje się Project Manager, ale wolałby tego nie robić. Czyli:
- Przygotowywanie raportów z postępu projektu dla interesariuszy.
- Otrzymywanie raportów od liderów poszczególnych zespołów i łączenie ich we wspólne zestawienia.
- Prowadzenie bieżącej komunikacji z interesariuszami.
💻Perspektywa IT
W projektach IT są często stosowane narzędzia, które generują raporty i zestawienia. Może to znacząco skrócić czas potrzebny na raportowanie postępów przez Kierownika Projektów.
⚠️Zarządzanie ryzykiem
Kierownik Projektu ma za zadanie monitorować wszelkie zagrożenia oraz szanse dla projektu (ryzyka). Czyli:
- Identyfikuje ryzyka wspólnie z zespołem.
- Opracowuje strategie reakcji na ryzyko.
- Zapewnia rezerwy niezbędne w przypadku, gdy ryzyko się zmaterializuje.
- Monitoruje wystąpienie ryzyka i w razie potrzeby reaguje zgodnie z ustaleniami z rejestru.
💻Perspektywa IT
IT tak jak każda branża ma bardzo specyficzne ryzyka. Dlatego przygotowując taki rejestr, koniecznie posiłkuj się materiałami przygotowanymi typowo dla IT.
✅Zarządzanie jakością
W zakresie obowiązków Project Managera jest też zarządzanie jakością w projekcie. Czyli:
- Przygotowuje plan zapewnienia jakości.
- Kontroluje produkty pod względem jakościowym.
- Reaguje w przypadku znaczących odchyleń.
💻Perspektywa IT
W projektach IT zapewnienie jakości jest często mylone z kontrolą jakości. Jakość w IT można zapewnić na wiele sposobów. Testowanie w tym pomaga, ale nie jest jedyną opcją.
🛠️Wdrażanie narzędzi
Nie zawsze wdrożeniem narzędzi zajmuje się Project Manager. Kierownik Projektu ma jednak często wpływ na rodzaj narzędzi używanych do zarządzania projektem.
💻Perspektywa IT
W projektach IT narzędzia i automatyzacja to codzienność. Nie ma więc problemu z wprowadzaniem nowych narzędzi. Możliwe jest też szybkie napisanie własnych narzędzi lub dodatków do już istniejących aplikacji.
🔚Zamykanie projektu
I przyszedł czas na zakończenie projektu. Zanim wszyscy się rozejdą do innych zadań, to Project Manager:
- Archiwizuje wszystkie dokumenty, plany, harmonogramy. Jest szansa, że przydadzą się w kolejnym, podobnym projekcie.
- Spisuje lekcje projektowe. Tak, żeby w następnym projekcie uniknąć tych samych błędów.
- Przygotowuje raport końcowy w relacji do początkowych założeń, celów, ograniczeń itd. (ocena sukcesu).
- Zapewnia przekazanie produktów do etapu utrzymania.
- Organizuje spotkanie zamykające projekt. Najlepiej dla całego zespołu.
💻Perspektywa IT
Z perspektywy IT nie ma wielkich różnic. Dzięki stosowaniu narzędzi informatycznych archiwizacja materiałów jest dużo prostsza. Ważne jest przekazanie oprogramowania razem z całą dokumentacją do działu wsparcia, który będzie utrzymywał i rozwijał dalej ten produkt.
Podsumowanie – czym zajmuje się Project Manager w IT?
Podsumowując to, czym zajmuje się Project Manager:
- Uruchomienie i zamknięcie projektu.
- Planowanie prac w projekcie, komunikacji, składu zespołu i wielu innych aspektów.
- Przywództwo – przewodzenie i motywowanie.
- Monitorowanie postępów i raportowanie.
- Reagowanie na zmiany i zagrożenia.
Pokażę Ci jak zarządzać zespołem w IT ⬇️
Rozpoczynasz pierwszy projekt?
Sprawdź od czego zacząć!
Nie wiesz, czy się nadajesz na Kierownika Projektu? Zrób szybki test.