Czy pamiętasz czasy, gdy Zarządzanie Projektem było synonimem stosu papierów, godzin spędzonych na tworzeniu harmonogramów w Excelu i ręcznego wpisywania postępów prac? Dzięki wdrożeniu automatyzacji w Zarządzania Projektami dzisiejszy świat kierownika projektu wygląda zupełnie inaczej. Narzędzia wykonują za nas wiele rutynowych zadań.
Automatyzacja często pojawia się na slajdach i w opowieściach o roli AI w Zarządzaniu Projektami.
W wielu tego typu prezentacjach brakuje jednak konkretów.
- Co tak naprawdę kierownik projektu może zyskać wdrażając automatyzację?
- Jakich powinien użyć narzędzi?
- Od czego w ogóle zacząć?
Kolejne pytania mnoża się i mnożą.
Dlatego, żeby ułatwić Ci zadanie, zapytałem ośmioro uznanych Ekspertów Zarządzania Projektami o to:
Jakie czynności z zakresu zarządzania projektami wyknoywałaś/eś jeszcze kilka lat temu ręcznie, a teraz narzędzie robi to za Ciebie?
W tym artykule odczarujemy więc nieco temat automatyzacji w Zarządzaniu Projektami.
Poniżej znajdziesz rekomendacje od wszystkich 8 osób.
Odpowiedzi są ułożone alfabetycznie (wg nazwiska).
Automatyzacja w skrzynce mailowej
Zdecydowanie będzie to zarządzanie skrzynką mailową. I tu będzie kilka rzeczy:
- automatyczne przekierowania do katalogów (szczególne jeżeli chodzi o powiadomienia z różnych systemów),
- przenoszenie maili do systemów zadaniowych (w moim przypadku Asana) i zarządzanie nimi już w systemie, a nie skrzynce mailowej,
- streszczenia długich konwersacji generowane przez AI – bardzo się przydaje po powrocie z urlopu,
- lubię też te automatyczne sugestie krótkich odpowiedzi typu „Dziękuję za raport!”
Raporty, przeglądy harmonogramów i wspomaganie tym, co daje AI
Pierwsza myśl jaka przyszła mi do głowy to automatyzacje. Dzięki narzędziom informatycznym wykorzystywanym w różnych obszarach zarządzania projektami mam, mamy szybki dostęp do danych zarządczych. Zestawienia, raporty, podsumowania mogę robić automatycznie lub półautomatycznie.
Aktualny stan budżetu z predykcją na koniec projektu, aktualny stan harmonogramu czy zaawansowanie realizacji zakresu. Kiedyś mozolne liczenie z kalkulatorem i konieczność znania wzorów, dzisiaj wzory zaszyte w systemach i dostępne w kolorowych dashboardach. Jednym słowem raporty, przeglądy harmonogramów.
Druga myśl to wspomaganie szeroko pojętym AI lub narzędzi które ocierają się o te rozwiązania.
Dzięki ChatGTP, Gemini czy Copilot mogę szybko nabyć wiedzę z interesującego mnie obszaru potrzebną do rozeznania się w tematyce projektu. Zdobyć “jakieś” podpowiedzi biznesowe, poszukiwać informacji. Oczywiście z uważnością na jej jakość i konieczność weryfikacji ze względu na dziecięce stadium rozwoju technologii.
Rozwiązania tego typu fajnie sprawdzają się do przygotowania notatek czy podsumowań ze spotkań lub streszczeń stanu projektu na bazie aktualnego stanu zadań i konwersacji w kontekście zadań.
Głębia zastosowań właściwie zależy od głębokości informacji i danych jakie jesteśmy w stanie zasilić lub się podzielić nimi by otrzymać wynik.
Wykorzystanie nowych funkcji w starych narzędziach
Przyznam szczerze (i może nie będzie to popularne stwierdzenie), że nie popadłam w narzędziowe szaleństwo. Właściwie w większości korzystam z tych samych narzędzi, które były dostępne kilka lat temu jak arkusze kalkulacyjne, Jira, czy narzędzia typu Asana. Owszem, są one dziś bardziej zaawansowane i w części wspierane przez AI, co jest to sporym ułatwieniem. Niemniej jednak nie zwalnia mnie to z pracy, którą muszę wykonać, ale czyni ją efektywniejszą. Narzędzia w największym stopniu usprawniają raportowanie, tworzenie notatek ze spotkań, monitorowanie czy alokacje. Automatyczna zmiana statusów, dashboardy i notyfikacje to też wczesne ostrzeganie, dzięki któremu można reagować zanim będzie za późno.
Za ogromną zaletę uważam integracje między narzędziami. Wymiana danych, nawet przy rozproszonych narzędziach, ułatwia ich scentralizowanie. Pamiętam te czasy, kiedy manualnie wyciągałam dane z jednego systemu, kopiowałam do Excela, pracowałam z nimi, żeby finalnie wrzucić do kolejnego narzędzia. To się na szczęście skończyło 🙂
Z Excela do narzędzi, plus przygotowanie treści do skrytykowania
LinkedIn
Leadership Center
Zarządzanie Projektami – Mariusz Kapusta
Ja od zawsze byłem mocno narzędziowy, ale praktycznie całość pracy, która kiedyś była w excelu – rozpisywanie projektów, zadań do wykonania i np. issue list najpierw trafiło do Trello a teraz do ASANA. Natomiast to, co automatyzujemy przy użyciu AI i narzędzi to podsumowania spotkań, przygotowanie wstępnych wersji contentu, materiałów szkoleniowych, pomysłów na komunikację.
A najlepsze jest przygotowywanie biznesplanów i kart projektów w wersji pierwszej do krytykowania – tu AI wspiera nas niesamowicie 🙂
Komunikacja, statusy i priorytety
W mojej ocenie taka czynnością jest śledzenie komunikacji i statusu projektu oraz statusów poszczególnych zadań. Za każdym razem jak widzę Excel z odpowiedziami, komentarzami do odpowiedzi i komentarzami do komentarzy to mam ochotę krzyczeć. Szkoda, że nadal często wybieramy Excela mając do wyboru narzędzia, w których widać kto, co i kiedy napisał, w których można zdefiniować sobie dowolne statusy i priorytety.
Dużo opcji, duży koszt
Dużo się mówi aktualnie o automatyzacji, AI i zdejmowaniu z ludzi rutynowych zadań, żeby mogli zająć się pracą bardziej kreatywną. Mnie osobiście temat automatyzacji prac, zwiększania efektywności oraz wykorzystania AI w codziennej pracy Kierownika Projektu bardzo interesuje. Obserwuję, co się dzieje na rynku, jakie są możliwości, gdzie można wykorzystać AI i gdzie można zautomatyzować rutynowe zadania, ale jeśli chodzi o wykorzystanie tych narzędzi w praktyce, to już nie jest takie proste. Przede wszystkim wdrożenie automatyzacji czy AI kosztuje. Kosztuje mnie, bo muszę się nauczyć korzystać z narzędzia i kosztuje zespół projektowy, bo musi się przyzwyczaić, że korzystamy z nowego narzędzia. W pogoni za celami biznesowymi, nie mamy na to przestrzeni.
Odpowiadając wprost na Twoje pytanie: nadal pracuję tak, jak kilka lat temu.
Ale, z drugiej strony AI „wdziera się” do narzędzi, z których korzystam na co dzień, czy z tego korzystam, czy nie. Mogę włączyć automatyczną transkrypcję ze spotkania, a następnie zlecić podsumowanie tej transkrypcji przez AI. Mogę zautomatyzować mailing o postępach w projekcie dla interesariuszy. Mogę wykorzystać narzędzia oparte o AI do budowania bazy wiedzy w projekcie i organizacji. Mogę wykorzystać AI do identyfikacji ryzyk w projekcie. Dużo mogę, ale skąd wziąć czas na wdrożenie tego wszystkiego?
Szablony, umawianie i podsumowywanie spotkań
Gdybym miała wskazać trzy obszary, które przynoszą mi największy zwrot w odzyskanym czasie i spokoju w codziennym życiu właścicielki jednoosobowego biznesu usługowego, to byłyby to:
1. Odpalanie podobnych projektów jednym kliknięciem ze „ściągawek biznesowych”.
Wytypowanie w moim biznesie powtarzalnych projektów (np. kolejne kampanie tego samego programu on-line) i dobre opisanie wszystkich niezbędnych działań po drodze bezpośrednio w aplikacji, w której zarządzam firmą (w moim wypadku jest to Nozbe), to ogromna oszczędność czasu. Nie wymyślam za każdym razem koła na nowo, tworzę jedynie kopię sprawdzonego rozwiązania i dodaję do niej elementy, o które chcę wzbogacić konkretny projekt. Jestem w stanie w kilka chwil spojrzeć na całość z lotu ptaka i oddelegować konkretne obszary/zadania pod opiekę osób z którymi współpracuję (np. project managerka czy tez wirtualna asystentka).
2. Oddanie umawiania konsultacji w pełne władanie aplikacji
Kluczem do sukcesu jest wytłumaczenie aplikacji (w moim przypadku Zencal) kiedy i w jaki sposób ma umawiać spotkania za Ciebie. Zaczynając od Twojej dostępności, poprzez długość przerw, których potrzebujesz pomiędzy spotkaniami, aż po informacje, które Twój Klient powinien otrzymać przed konsultacją. Tak byś Ty naprawdę nie musiał/a już w to ingerować, a klient czuł się prowadzony jak po sznurku. Czas zainwestowany w ustawienie tych szczegółów na zapleczu – zwraca się wielokrotnie nawet jeśli, tak jak w moim przypadku, konsultacje 1:1 nie są wiodącą częścią całości świadczonych usług.
3. Tworzenie podsumowań spotkań.
Szybkie nagranie notatki głosowej w aplikacji WizWrite, jeszcze na gorąco po odbytym spotkaniu, zajmuje mi dosłownie niecałą minutę, a pozwala (poza uporządkowaniem moich myśli) na ekspresowe stworzenie podsumowania zgodnie ze stworzonym wcześniej promptem. Najbardziej w tym rozwiązaniu cenię to, że ja mogę mówić bardzo chaotycznie, mieszać wątki, a AI nie tylko to spisze, ale też uporządkuje w sensowną całość zgodnie z tym, o co wcześniej poprosiłam.
Raportowanie, planowanie, zarządzanie zasobami i finansami
Jeszcze kilka lat temu wiele kluczowych czynności związanych z zarządzaniem projektami wymagało manualnej pracy, co było czasochłonne i niosło ryzyko błędów. Dzięki IC Project, te zadania są teraz zautomatyzowane:
- Raportowanie postępów – Kiedyś trzeba było ręcznie zbierać informacje od zespołu, analizować dane i tworzyć raporty. Teraz IC Project generuje je automatycznie, dostarczając aktualne wyniki na bieżąco.
- Planowanie i śledzenie harmonogramów – Zarządzanie terminami wymagało stałego monitorowania i aktualizacji kalendarzy. Obecnie narzędzie samo przypomina o nadchodzących deadlinach, ułatwiając zarządzanie czasem.
- Zarządzanie zasobami – Kiedyś ręcznie przydzielałem zadania i sprawdzałem dostępność zasobów, co bywało chaotyczne. Dziś IC Project automatycznie optymalizuje obciążenie zespołu.
- Zarządzanie finansami – Kiedyś nie miałem narzędzi jak liczyć opłacalność projektów. Liczyłem dni, dzieliłem przez kwotę na umowie. Teraz ICP robi to za mnie, całkowicie automatycznie.
Te zmiany sprawiają, że mogę skupić się na strategii i rozwoju projektu, a nie na ręcznej administracji.
A Ty w jaki sposób wdrażasz Automatyzację w Zarządzaniu Projektami?
Wyślij krótki opis na artur@projectmakers.pl, przez formularz kontaktowy lub na LinkedIn.
Najciekawsze wypowiedzi dołączą do tego artykułu,.
