Zapraszam Cię do szybkiego eksperymentu. Wyobraź sobie, że masz do zrobienia jedno ważne zadanie. Planowany czas trwania to cały tydzień. Zaczynasz w poniedziałek i lecisz płynnie z realizacją. W środę po południu kierownik projektu potrzebuje raportować postępy prac, więc pyta Cię o procent realizacji. Co odpowiesz?
Zanotuj pierwszą myśl, która przyszła Ci do głowy.
Ponieważ upłynęła połowa planowanego czasu, to jest spora szansa, że zaraportujesz postępy na poziomie 50%. Co ciekawe, taka odpowiedź może wygenerować dużo więcej problemów niż korzyści.
Z tego artykułu dowiesz się:
- Jakie są pułapki raportowania postępu prac w %.
- Powiem Ci też o dużo lepszych i dokładniejszych metodach aktualizowania harmonogramu.
Jak nie raportować postępu prac – pułapki procentów
Wracamy do naszego eksperymentu. Wejdź teraz w buty PMa, który usłyszał odpowiedź 50%.
Co to oznacza?
- Czy powstała dokładnie połowa produktu końcowego?
- Czy spędzono nad tym zadaniem dokładnie połowę czasu?
- Ile potrwa dostarczenie pozostałych 50%?
Na te pytania nie ma łatwej odpowiedzi. Każdy może interpretować taki wynik w inny sposób.
Sumowanie postępów % w zadaniach nadrzędnych
Jeszcze większe schody zaczną się wtedy, gdy narzędzie do zarządzania projektami zacznie przeliczać te % w górę. Czyli np. 50% postępu na zadaniu przełoży się na 23% postępu na całej grupie (pakiecie, fazie itp.), a to przełoży się przykładowo na 3% postępu w całym projekcie.
Co wynika z takich 3% postępu w projekcie?
Prawdopodobnie nie powstało 3% produktu, nie osiągnięto 3% efektów.
Jest to oszacowanie, które pokazuje, że „coś” zrobiono, ale nie za wiele. Mniej więcej tyle można wywnioskować. Szału nie ma.
Zmniejszanie postępu prac
Co jeszcze ciekawe, jeżeli w trakcie aktualizowania harmonogramu pojawią się nowe zadania w projekcie, to wartość % spadnie. Algorytm wyliczający raport z postępu projektu w % bierze pod uwagę liczbę i czas trwania wszystkich zadań, po czym prezentuje sumaryczny wynik.
Im więcej zadań, tym wpływ każdego z nich jest mniejszy na końcowy wynik. Dlatego każde nowe zadanie obniża procentowy postęp prac. Może się więc okazać, że robiąc więcej, wartość % postępu prac zmaleje.
Na przykład:
I jak to wytłumaczyć swojemu szefowi?
Podsumowując – procenty są szkodliwe. Zwłaszcza jeżeli są nadużywane.
Tak w życiu, jak i w projektach.
Lepiej patrzeć w przeszłość czy przyszłość?
W wielu materiałach z tzw. rozwoju osobistego znajdziesz informacje o tym, żeby nie drążyć przeszłości, tylko planować przyszłość. Bo przeszłości i tak nie da się zmienić. Takie podejście sprawdzi się też, gdy masz zaraportować postępy prac w projekcie.
W zarządzaniu projektami przeszłość to poniesione koszty, czas, który upłynął, dostarczone produkty czy osiągnięte kamienie milowe. To wszystko jest łatwe do policzenia. To, co jest prawdziwym wyzwaniem, to określenie spodziewanego terminu i kosztów realizacji przyszłych zadań.
Zauważ więc, że kiedy pytasz o % to zaczynasz szczegółowo analizować przeszłość. Osoba pytana o określenie % postępu prac musi najpierw przeanalizować, co zrobiła, a dopiero potem porównać to z tym, co planuje zrobić. Samo wymyślenie jak wyliczyć taki % może kosztować sporo energii. Jak już wiesz takie zestawienie % i tak może mieć dziesiątki interpretacji. Przykładowo, jeżeli pierwsza połowa zadania zajęła mi 5 dni, bo musiałem nauczyć się czegoś nowego, a teraz dokładnie taka sama połowa zajmie mi już tylko 1 dzień, to postęp wynosi 50%, czy nie?
Zabawa w wyliczanie % jest czasochłonna i niewiele wnosi.
Taka wartość % nie pomaga przecież w zaraportowaniu osiągniętego stanu. Nie mówi o kosztach, czasie itd.
Taka wartość nie wyznacza też spodziewanego czasu realizacji oraz kosztów, które trzeba ponieść, żeby dokończyć pracę.
Ogólnie jest średnio przydatna.
Warto więc analizować przyszłość nieco inaczej.
Zaraz powiem Ci jak.
Jak raportować postępy prac, korzystając z daty zakończenia?
Jak więc raportować postępy prac, patrząc w przyszłość?
To proste, odetnij przeszłość grubą kreską. Podlicz to, co jest wiadome – czas, koszty, efekty. Nawet jeżeli czas realizacji został już przekroczony 10-krotnie, to przeszłości i tak nie zmienisz. Trzeba to po prostu zaraportować. Następnie zacznij interesować się wyłącznie przyszłością.
Dla każdego z niedokończonych zadań zapytaj: „ile jeszcze potrwa realizacja tego zadania?”
Czyli poszukaj jednej, precyzyjnie określonej miary związanej z tym, co jest jeszcze do zrobienia.
Oczywiście w razie nieoczekiwanych odpowiedzi drąż dalej temat, szukaj przyczyny czy opcji na skrócenie czasu realizacji. Tak czy inaczej, na końcu powinna pojawić się konkretna wartość w dniach, godzinach itp.
Zauważ, że pytając w ten sposób, bardzo mocno ułatwiasz sprawę tym, którzy mają raportować postępy prac. Osoba taka myśli wyłącznie w kategoriach tego, co jest jeszcze do zrobienia. W kolejnym kroku przelicza to na dni czy godziny pracy.
Następnie zaktualizuj harmonogram, ustawiając daty zakończenia zadań na podstawie uzyskanych informacji. Pamiętaj tylko, żeby zachować początkową wersję planu. Większość narzędzi umożliwia utworzenie tzw. planów bazowych. Czyli bieżącej kopii harmonogramu.
I to wszystko. Czy to nie jest prostsze od przeliczania procentów?
Raportowanie postępów prac – podsumowanie
Podsumowując:
❌ NIE korzystaj z % postępu prac przy aktualizowaniu harmonogramów prac
✅ TAK – aktualizuj wyłącznie czas pozostały do dokończenia zadania
Zobacz to w szczegółach na poniższym nagraniu ↘️
Jest to fragment kursu na temat planowania projektów i budowania harmonogramu. Kurs jest całkowicie bezpłatny dla czytelników Newslettera Project Makers.