Siedziałem na kolejnym już tego dnia spotkaniu. Ze znudzenia stukałem palcami w stół. Moja kolej na zdanie raportu będzie za pół godziny. Co robić do tego czasu? Na razie rozmawiają o problemach w dwóch zespołach, z którymi nie mam nic wspólnego. Totalna strata czasu. Czy każde spotkanie statusowe musi tak wyglądać? Nie! Od 2023 roku stosuję technikę, która sprawdza się doskonale. Komunikacja asynchroniczna, jeżeli jest prawidłowo wdrożona, to oszczędza miesięcznie kilkadziesiąt godzin (przynajmniej). Przelicz to na złotówki, a otrzymasz odpowiedź, czy warto.
Jaki jest przebieg spotkań statusowych?
Większość spotkań statusowych ma bardzo podobny przebieg. Najczęściej są to trzy kroki, powtarzane dla każdej z zaproszonych osób.
Przekazanie statusu
Każdy mówi, co zrobił, czego nie zrobił, co planował, a co planuje na kolejny okres. Ewentualnie zgłasza problemy, opóźnienia itp. Standard.
Dyskusja
Spotkania statusowe mają pomagać w przepływie informacji. Każdy wie, co u kogo się dzieje. Dlatego ważną częścią jest dyskusja. Ktoś zgłasza problem, ktoś inny proponuje rozwiązanie. „Porozmawiajmy o tym!” – to często powtarzana fraza.
Notatka
Na koniec spotkania statusowego powinna powstać notatka. Bez niej wartość spotkania spada drastycznie. Za kilka minut mało kto będzie przecież pamiętał, co zostało ustalone. Dlatego notatka z informacją o statusie prac, problemach i akcjach do wykonania jest kluczowa.
Co może pójść nie tak – introwertycy i krzykacze
Tak zorganizowane spotkania statusowe mają kilka wad. Przede wszystkim ograniczają udział introwertyków. Większość z nas (tak, też jestem introwertykiem), nie lubi się przekrzykiwać na spotkaniach. Jeżeli na takim meetingu jest 8-10 czy więcej osób, to najwięcej mówią nie koniecznie ci, którzy wiedzą najwięcej, tylko ci, którzy mają siłę (i chęć) przebicia.
Kolejną wadą jest konieczność uczestniczenia przez wszystkich we wszystkich dyskusjach. Jeżeli temat jest spoza Twojego obszaru zainteresowania i wpływu to i tak musisz siedzieć i słuchać. Albo robić w tym czasie inne rzeczy, ale i tak na ciągłym nasłuchu. A nuż ktoś Cię wywoła to tablicy poza kolejnością. Taka podzielność uwagi jest męcząca i źle wpływa na zdolność koncentracji.
Ostatnią wadą jest spisywanie ustaleń. Czyli to, co jest tak bardzo ważne. Ktoś musi notować w trakcie spotkania, co zajmuje sporo czasu. Potem taka notatka wymaga potwierdzenia, czy wszystko zostało dobrze zrozumiane. Oznacza to wiele wysłanych maili i ogólnie spory nakład pracy!
Komunikacja asynchroniczna, czyli zacznijmy od końca
Jest jednak rozwiązanie! Każdy z powyższych problemów rozwiązuje komunikacja asynchroniczna. Poza rozwiązaniem trzech wspomnianych wyżej problemów, w gratisie dostajesz coś jeszcze.
Kojarzysz może kalkulator kwot przepalanych na spotkaniu?
Dzięki komunikacji asynchronicznej zaoszczędzisz przynajmniej kilkadziesiąt godzin w miesiącu. Gwarantuję!
Jest jeszcze kolejny, mniej oczywisty bonus. O nim więcej napiszę na końcu.
Podstawy komunikacji asynchronicznej
W komunikacji asynchronicznej wszystko jest na piśmie. Czyli status, który ktoś raportuje, od razu jest zapisany. Być może już domyślasz się, co to oznacza.
Tak! Nie trzeba robić osobno notatki, bo taka notatka już istnieje. Czy to nie jest genialne?
Ile czasu zajmuje robienie notatek? Podlicz ten czas w skali miesiąca. To będzie pierwszy składnik sumy wszystkich korzyści z wdrożenia komunikacji asynchronicznej.
Lecimy dalej.
Czy w komunikacji asynchronicznej wszyscy słuchają o wszystkim. Nie!
Każdy przegląda tylko te raporty, które go interesują. Jeżeli mam zależności do projektów A i B, to przeglądam tylko dwa raporty. Pozostałe dwadzieścia pomijam.
Dolicz więc do rachunku oszczędności czas, który każdy spędza na słuchaniu o rzeczach, które go nie dotyczą.
Teraz pora na dyskusje. W komunikacji asynchronicznej ten element też zostaje. Po prostu zamiast na spotkaniu dyskusje toczą się pod odpowiednimi zadaniami. Różnica jest tylko taka, że nikt nie jest zmuszany do aktywności. Kto chce, to czyta, komentuje, pomaga innym. Kolejna oszczędność czasu!
Dyskusje asynchroniczne mają też inny, duży plus. Po pierwsze, odpowiedzi na piśmie są bardziej przemyślane, niż te rzucane spontanicznie na spotkaniach. Po drugie, introwertycy mają czas, żeby przemyśleć sprawę i spokojnie odpowiedzieć, bez przekrzykiwania się.
Zwykle efekty merytoryczne będą więc dużo lepsze niż z tradycyjnego spotkania.
Ten składnik dużo trudniej przeliczyć na złotówki.
Spróbujmy może tak. Zastanów się, jak często decyzje podjęte ad-hoc na spotkaniu okazały się błędne? Jakie były konsekwencje takich decyzji?
Stosując komunikację asynchroniczną jest spora szansa, że takich błędów będzie dużo mniej.
Bonusy komunikacji asynchronicznej
Są jeszcze dwa ważne bonusy ze stosowania komunikacji asynchronicznej.
Budowanie nawyków planowania i rozliczania planów. Na spotkaniach „mówionych” łatwiej prześlizgnąć się z wymówkami. Jeżeli jednak trzeba coś zapisać, to sprawa robi się poważniejsza. Dowody zostają na stałe. Dlatego u wielu ludzi buduje się wtedy nawyk systematycznego planowania i podsumowywania swojej pracy. Dzięki temu zadania są planowane i zarządzane w uporządkowany sposób.
Drugi bonus to możliwość przeglądu aktywności poszczególnych osób. Od razu widać, czy ktoś sumiennie uzupełnia statusy, czy może zapomina o planowaniu. Statusy asynchroniczne pokazują w jakim stopniu dana osoba czy zespół dowożą zaplanowane tematy. Widać również zaangażowanie poszczególnych osób w pomaganie innym i rozwiązywanie problemów. Takie informacje są nieocenione przy rozmowach okresowych czy negocjacjach stawek.
Wszystko ma jakieś wady, także komunikacja asynchroniczna
Komunikacja asynchroniczna nie jest pozbawiona wad. Podstawową wadą jest wyeliminowanie czynnika społecznego, jaki wnoszą spotkania. Dobrze jest się spotkać od czasu do czasu, poprowadzić small-talk, wymienić doświadczenia. Jeżeli wszystko jest na piśmie, to zaczyna brakować kontaktu z człowiekiem po drugiej stronie klawiatury.
Jest na to prosty sposób. Jeżeli komunikacja asynchroniczna zaoszczędziła Ci kilkadziesiąt godzin miesięcznie (lub więcej) to przeznacz część tej nadwyżki na aktywności typowo integracyjne. Bez statusowania i rozmów o pracy. 100% integracji. Efekty będą jeszcze lepsze.
Zobacz nagranie, na którym pokazuję wdrożenie spotkań asynchronicznych w praktyce ↘️
➡️ Sprawdź też praktyczne wskazówki na temat współpracy zdalnej od kogoś, kto prowadzi w ten sposób firmę już ponad 17 lat!
