Nie wiem jak u Ciebie, ale mnie to spotyka dość często. Ktoś ważny przychodzi i zadaje trudne pytania. „Dlaczego tak?”, „kto to zatwierdził?”, „od kiedy mamy ten problem?” itd. Jeżeli miałbym polegać tylko na pamięci, to byłoby po mnie. Na szczęście mam coś, co pomaga w takich sytuacjach. Chodzi o macierz RAID. Z tego artykułu dowiesz się, czym jest rejestr RAID i dlaczego warto mieć takie narzędzie przy sobie, gdy zarządzasz projektem.
Czym jest RAID?
Rejestr RAID jest podręcznym źródłem kluczowych informacji. Staje się on też Twoim nowym prywatnym ochroniarzem. Chroni Cię przed nieporozumieniami, a także przed brakami we własnej pamięci.
RAID, skrót od Risks, Actions, Issues, and Decisions. Jest to narzędzie, które działa jako centrum istotnych informacji o projekcie, należących do każdej z wymienionych kategorii. Idea jest więc prosta, a realizacja jeszcze łatwiejsza. Na końcu artykułu znajdziesz przykładowy szablon.
Poszczególne wartości oznaczają:
- Risks — niezmaterializowane zagrożenia lub szanse, które mogą, ale nie muszą wystąpić.
- Actions — kluczowe akcje do wykonania, np. ustalenie strategii wejścia na dany rynek (nie wpisujemy tutaj standardowych zadań w projekcie, tylko akcje, które mają istotny wpływ na projekt).
- Issues — incydenty, błędy itp., czyli ważne zgłoszenia, które trzeba przeanalizować i wyciągnąć wnioski (nie wpisujemy każdego ze zgłoszonych błędów oprogramowania).
- Decision — kluczowe decyzje do podjęcia (lub podjęte). Na przykład, gdy ktoś decyduje o wstrzymaniu dalszych prac nad danym modułem systemu.
Możesz też trafić na inne formy takiego rejestru, np., w których:
- A -> Assumptions,
- I -> Insights,
- D -> Dependencies.
Nie ma większego znaczenia, którą z tych form wybierzesz. Możesz dowolnie mieszać znaczenia i rozszerzać tę listę tak, żeby jak najlepiej pasowała do Twojego projektu.
Dlaczego warto stosować rejestr RAID?
Rejestr RAID może przynieść korzyści Twoim projektom, ponieważ:
- Zwiększa widoczność najważniejszych informacji. Rejestr RAID zapewnia jedno źródło informacji o ryzyku, działaniach do wykonania, problemach i podjętych decyzjach związanych z projektem. Eliminuje to potrzebę przeszukiwania góry e-maili lub notatek ze spotkań, wspierając jasną komunikację i przejrzystość informacji. Interesariusze mają czytelny obraz sytuacji. Osoby z zespołu wiedzą dokładnie co się dzieje. Każdy jest up to date.
- Pozwala proaktywnie zarządzać problemami. Rejestrując potencjalne zagrożenia w rejestrze RAID, możesz proaktywnie opracowywać strategię ich ograniczania czy eliminowania. Pozwala to na rozwiązywanie potencjalnych problemów, zanim wykoleją projekt, oszczędzając czas, zasoby i ból głowy.
- Rejestr RAID służy jako centralne repozytorium kluczowych działań do wykonania. Gwarantuje to, że krytyczne zadania nie zostaną zapomniane. Wszyscy wiedzą, co należy zrobić, czyli mówiąc korpo-slangiem, jesteśmy on the same page.
- Uczymy się na błędach. Rejestr RAID działa jako historyczny zapis kluczowych decyzji podejmowanych w całym cyklu życia projektu. Zapewnia to nie tylko kontekst dla przyszłych decyzji, ale także pomaga uniknąć powtarzania błędów z przeszłości. Skoro wiadomo, że kiedyś taka decyzja, w takim kontekście nie zadziałała, to nie ma sensu jej powtarzać.
- Coś, o czym łatwo zapomnieć, ale rejestr RAID wspiera przekazywanie projektów: Kiedy zmienia się PM, dobrze prowadzony rejestr ryzyk, akcji, decyzji i problemów zapewnia płynny proces przekazania. Nowi członkowie zespołu mogą szybko zrozumieć aktualny stan projektu, w tym potencjalne zagrożenia, zaległe działania i wcześniejsze decyzje.
Jak zacząć stosować rejestr RAID? (szablon)
Wdrożenie rejestru RAID jest proste. W sieci dostępne są różne szablony. Możesz też utworzyć arkusz kalkulacyjny z kolumnami, które uznasz za pomocne. Możesz też prowadzić rejestr RAID w narzędziu do zarządzania projektami (przykład poniżej).
Samo utworzenie takiej tabeli to dopiero początek. Dużo ważniejsze jest regularne aktualizowanie rejestru. Możesz to robić podczas codziennych spotkań (daily stand up), cyklicznych przeglądów projektu itp. Za każdym razem rejestruj nowe informacje i aktualizuj status istniejących wpisów.
Przykładowo, w monday.com, taki rejestr może wyglądać tak:
Dzięki automatyzacjom w monday.com możesz dodatkowo usprawnić obsługę rejestru RAID. Na przykład, ustawiając powiadomienia, gdy spodziewana data zamknięcia zostanie przekroczona. Możesz także wykorzystać sztuczną inteligencję do automatycznego przypisywania kategorii (R, A, I lub D) do nowych zgłoszeń.
A w najprostszej wersji, czyli w arkuszu kalkulacyjnym taki rejestr może wyglądać tak:
Otwórz powyższy szablon, zrób kopię na swoim dysku i zacznij działać.
Powodzenia!
Ten artykuł zawiera linki partnerskie. Korzystając z nich wspierasz działalność bloga Project Makers. Dziękuję!
