Jak zarządzać zespołem zdalnym?-praktyczne wskazówki

Badania w różny sposób pokazują skuteczność pracy z domu. Niektóre mówią o braku kontroli i wolniejszym działaniu, inne – co potwierdzają nasze doświadczenia w Nozbe – o wyższej skuteczności. Zarządzanie zespołem zdalnym stanowi wyzwanie, ale także otwiera nowe możliwości efektywnej pracy i współpracy. Przyjrzyjmy się kluczowym strategiom jak zarządzać zespołem zdalnym tak, aby w pełni wykorzystać potencjał, jaki niesie praca bez biura.

Motto: „Praca to nie miejsce, do którego chodzisz, ale to, co robisz”

Współczesna technologia oraz pandemia COVID-19 dowodzą, że wykonywanie pracy umysłowej w biurze nie jest już jedynym słusznym sposobem na funkcjonowanie firmy i na dobrostan ludzi. Każdy powinien mieć możliwość wyboru stylu życia i miejsca zamieszkania. Wielu pracowników umysłowych codziennie w korkach i stresie dojeżdża do pracy, by dostać się do siedziby firmy w centrum miasta. Biura z wielkimi oknami typu open space, w którym panuje wieczny szum, ludzie nieustannie sobie przeszkadzają, a ty czujesz się jak trybik machiny i trudno Ci się skoncentrować. Liczy się jednak to, że szef jest przekonany, iż kreatywna wymiana pomysłów trwa w najlepsze, a zespół wzajemnie się nimi zaraża… przez siedzenie blisko siebie.

Tak wyglądają współczesne standardy pracy umysłowej, choć może być ona wykonywana dosłownie z każdego miejsca. Jeśli pracujesz umysłowo, współrzędne geograficzne nie powinny mieć znaczenia. Praca to nie to, gdzie się chodzi, tylko to, co się robi. Wszystko zależy od tego, czy wiesz, jak zarządzać zespołem zdalnym.

Zespół polskiej firmy IT Nozbe liczy 25 osób. Buffer, firma z branży social media, zatrudnia trzy razy więcej pracowników. Zapier, firma zajmująca się automatyzacją oprogramowania, ma ok. 500 pracowników. Są też firmy takie, jak InVision, Automattic (twórcy WordPress) czy GitLab, które zatrudniają ponad 1000 osób i mają całkowicie rozproszone zespoły.

Dlaczego warto pracować zdalnie?

Jest wiele zalet prowadzenia firmy, w której wszyscy pracują zdalnie. Z punktu widzenia pracodawcy, główne zalety zatrudniania pracowników pracujących z domu to to, że:

– Nie musisz wydawać pieniędzy na wynajem i utrzymanie biura w centrum miasta – jeśli dobrze wykonujecie swoją pracę, twoich klientów nie obchodzi to, gdzie znajduje się biuro – adres, który ich interesuje to raczej adres Twojej strony WWW.

– Nie musisz zatrudniać najlepszej osoby z Twojej okolicy – zatrudniasz najlepszą osobę na dane stanowisko! Nie ogranicza cię dystans.

– Możesz nie tylko zatrudniać najlepszych specjalistów. Możesz też zaoferować im lepsze warunki pracy i lepsze wynagrodzenie niż inne firmy, a przy tym nie zmuszać ich do zmiany miejsca zamieszkania.

– Twoi pracownicy mogą swobodnie decydować, gdzie chcą mieszkać. Bardzo często, po zaaklimatyzowaniu się w firmie, zaczynają myśleć o przeprowadzce. Niektórzy z powrotem do rodzinnego miasta, a inni – do swoich wymarzonych zakątków świata… Nie muszą przy tym bać się o utratę posady.

– Narzędzia takie, jak Zoom, Slack, Dropbox, Google Docs, Nozbe, Monday.com umożliwiają współpracę w zespole równie lub nawet bardziej efektywnie. Siedzenie obok siebie w open space i udawanie, że praca wre to tak naprawdę tylko wzajemnie rozpraszanie się.

– Wcale nie potrzebujemy aż tak wielu spotkań w salce konferencyjnej! Kiedy zebranie jest naprawdę konieczne i zostanie dobrze zaplanowane, przyniesie więcej korzyści. Przeprowadzamy je za pośrednictwem Zooma, Skype’a, FaceTime’a czy innych programów do rozmów online. Wszystko jest kwestią tego czy wiesz jak dobrze zarządzać zespołem zdalnym.

Zasady komunikacji i współpracy w zespole zdalnym

Przejście na pracę zdalną wymaga zmiany wielu przyzwyczajeń – tak samo u kadry zarządzającej, jak u pracowników niższego szczebla nauczyć jak zarządzać zespołem zdalnym. Wyrugowanie starych i wdrożenie nowych nawyków będzie wymagało czasu i energii, ale przede wszystkim jasnych i konkretnych wytycznych.

Jak łatwiej zarządzać zespołem zdalnym?

Jeśli,:

– będziecie używać odpowiednich narzędzi,

– wypracujecie określone schematy działania i ustalicie zasady komunikacji,

– zadbacie o to, aby wszyscy członkowie zespołu znali swoje obowiązki i potrafili dobrze się zorganizować.

Jeśli chodzi o zasady, wedle których ma funkcjonować zespół, powinny one być dostępne dla wszystkich, często przypominane i wpajane nowozatrudnionym od pierwszego dnia.

Podstawowe z nich, jakie zdały egzamin w naszej firmie, to:

💻 Praca w wirtualnej firmie powinna opierać się na projektach oraz konkretnych i odpowiednio delegowanych i opisanych zadaniach. Nagłe telefony ani spontaniczne rozmowy nie powinny być podstawą komunikacji.

⏰ Zespół powinien dążyć do komunikacji asynchronicznej, która pomaga wygospodarować więcej czasu na głęboką pracę w skupieniu. Minimalizuje także wzajemne przeszkadzanie sobie w pracy.

👥 Liczba spotkań powinna zostać zmniejszona. Więcej asynchronicznej komunikacji na piśmie, a mniej zebrań gwarantuje lepszy i trwalszy przekaz oraz bardziej przemyślany feedback.

🧑 Świetnie, jeśli wszyscy członkowie zespołu ze współpracujących ze sobą działów wiedzą, kto jest, za co odpowiedzialny i komunikują się w zadaniach. Jest to możliwe, gdy używane jest dobre narzędzie do współpracy w zespole.

👋 Transparentność i dostępność informacji dla członków zespołu zapewni lepszą, skuteczniejszą komunikację i pozwoli pracownikom poczuć się pewniej na swych pozycjach.

Narzędzia do skutecznej współpracy w zespole zdalnym

Narzędzia do skutecznej współpracy w zespole zdalnym

Rozproszony zespół pracowników umysłowych musi dysponować narzędziami umożliwiającymi:

– grupowe rozmowy wideo i czatowanie – to wasze kanały do komunikacji synchronicznej (np. Google Teams, Zoom, Skype) 

– zarządzanie projektami i zadaniami – abyście stworzyli swój własny system produktywności (np. Nozbe, Monday.com, ClickUp, Trello)

– zarządzanie bazą klientów – aby nic nie umknęło i poziom obsługi klienta był na najwyższym poziomie (np. Nozbe, Livespace, ZohoCRM, Firmeo)

– dokumentację działań, zapisywanie procesów, procedur i kodu (np. Dropbox Paper, DocuWare, GitHub)

– bezpieczne przechowywanie plików w chmurze (np. Dropbox, Box, Google Drive)

W Nozbe obecnie korzystamy z następujących serwisów:

Zoom do wirtualnych spotkań,

Nozbe do współpracy przy zadaniach i projektach,

Dropbox Paper i nasz wewnętrzny blog do dokumentacji,

Dropbox do przechowywania plików,

GitHub do pracy z kodem,

StreamYard do nagrywania podcastów,

Vimeo i Youtube do osadzania materiałów video w treściach edukacyjnych i marketingowych, jakie publikujemy.

Jak skutecznie komunikować się w zespole rozproszonym?

Pracując zdalnie, najlepiej komunikować się w zadaniach za pośrednictwem dobrej aplikacji do zarządzania projektami – https://nozbe.com/. Zagwarantuje Ci to, że nic nie zagubi się w gąszczu informacji. Kanały komunikacji powinny być dobrze zdefiniowane, tak, aby rozmowy prywatne lub niezwiązane z pracą odbywały się w innej przestrzeni niż te dotyczące pracy. W ten sposób, najważniejsze kwestie otrzymają należytą uwagę i będą bezpiecznie przechowywane.

E-mail tylko do komunikacji zewnętrznej

Dobrze oddzielić komunikację z bliskimi współpracownikami od tej z resztą świata. Skoro pracujemy nad wspólnymi projektami, sprawniej komunikować się przez zadania, a nie wiadomości e-mail. Wymiana e-maili podświadomie skłania do rozmawiania, podczas gdy przekazywanie zadań – zmusza do działania. A przecież o to właśnie chodzi!

Komunikacja asynchroniczna

W zespole zdalnym powinna dominować komunikacja asynchroniczna, czyli taka, gdzie „aby skutecznie pracować razem, więcej pracujemy osobno”.

Podczas gdy współpracując synchronicznie, na bieżąco wymieniamy się informacjami i oczekujemy od siebie natychmiastowych reakcji, często sobie przeszkadzając. Z kolei w pracy asynchronicznej, szanujemy tryb pracy partnera.

Działając asynchronicznie, najpierw samodzielnie przygotowujesz zlecenie czy zagadnienie. Zajmuje ci to sporo czasu, ponieważ wymaga to dokładnego opracowania celu, wstępnej specyfikacji, spisania pomysłów i propozycji rozwiązania. 

Dopiero potem angażujesz partnera: rozmawiacie lub spotykacie się, po czym znowu spisujecie to, co ustaliliście. Następnie każdy zaczyna realizować swoje zadania. Co jakiś czas wspólnie sprawdzacie postępy prac.

Dzięki takiemu sposobowi pracy nikt nikomu nie przerywa. Każdy ma czas na przemyślenie projektu i oswojenie się z nim. Kiedy trzeba coś przedyskutować, rozmowa opiera się na wcześniej przygotowanych materiałach, a nie abstrakcyjnych pojęciach. Dzięki temu rozmowa jest dużo bardziej owocna. 

Definiowanie celów i określanie oczekiwań

Definiowanie celów i określanie oczekiwań

Ponieważ nie przebywamy ze sobą na co dzień i manager nie może zerknąć na pracownika i zauważyć, że jest zagubiony lub poddenerwowany, musimy od początku podkreślać, jak ważna jest komunikacja i zgłaszanie wątpliwości czy niejasności bez obaw, czy wstydu. 
Aby jednak unikać takich sytuacji, warto zostać mistrzem delegowania. Jasno zdefiniowane cele i oczekiwania są kluczowe dla efektywności zespołu zdalnego. Każdy członek zespołu powinien wiedzieć, jakie są jego zadania, jakie cele trzeba osiągnąć i jakie są oczekiwania dotyczące jakości pracy i terminów.

Budowanie zespołu i wsparcie

Budowanie silnego zespołu zdalnego wymaga pracy także na polu relacji międzyludzkich. To, że nie widujemy się regularnie w biurze, nie znaczy, że można odpuścić kwestie takie jak budowanie ducha zespołu, mówienie o wartościach, misji organizacji oraz budowanie więzi między osobami.

Warto więc pamiętać o godnym i sprawiedliwym wynagrodzeniu. W Nozbe mamy nawet opracowaną formułę wynagrodzeń, która sprawia, że przyznawanie pensji nie budzi nieprzyjemnych skojarzeń i niesnasek. Pomyśl również o dofinansowaniu lub zasponsorowaniu sprzętu, wyposażeniu biura domowego oraz opieki zdrowotnej, oraz aktywności kulturalnych i sportowych. Zdrowy, wypoczęty i szczęśliwy pracownik, to lojalniejszy i produktywniejszy pracownik.

Spotkania integracyjne online oraz „w realu” to także dobry pomysł na to, by umożliwić członkom zespołu bliższe poznanie się i zżycie z firmą. 
Jako manager musisz wiedzieć jak zarządzać zespołem zdalnym – zapewniaj również wsparcie i rozwój, przekazując feedback – regularnie i w odpowiedni sposób. Oferuj również szkolenia dostosowane do potrzeb zespołu.

Zarządzanie zespołem zdalnym, a zebrania

Zarządzanie zespołem zdalnym, a zebrania

Spotkania, często spontaniczne i nieprzygotowane są częstym lekarstwem na każdy problem w zespole. Nie wiadomo, co robić, zróbmy zebranie. Nie wiadomo, gdzie leży szkopuł, zwołajmy zebranie. 

Pora skończyć z tym myśleniem. Czas zmienić podejście do spotkań!

W Nozbe wypracowaliśmy trzy zasady efektywnych spotkań: 

– spotkania są regularne,

-spotkania są opcjonalne,

-spotkania są dobrze przygotowane.

Dzięki temu każdy w zespole wie:

– kiedy spotkanie się odbywa,

– czego dotyczy,

– kto bierze w nim udział,

– gdzie spotkanie się odbywa (każde spotkanie ma odpowiedni „wirtualny pokój” na Zoom).

Żadne z tych spotkań nie podlega negocjacjom, nie ma bariery wejścia, ani też nie rozsyłamy na nie zaproszeń. Wszystkie szczegóły dotyczące każdego z tych spotkań uzgodniliśmy raz i trzymamy się tych ustaleń.

Ten przewidywalny schemat pozwala każdemu w zespole zaplanować tydzień, skoncentrować się na pracy i przygotować do spotkania, w którym uczestniczy.

Mimo że zebrania są ustalone z góry, każde z nich jest… nieobowiązkowe.

Obecność na spotkaniach powinna być fakultatywna. Jeśli nie ma żadnych tematów albo czujemy, że mamy w danym tygodniu za dużo na głowie, odwołujemy spotkanie. Jeśli ktoś nie może uczestniczyć w spotkaniu, daje znać pozostałym osobom i nikt się nie obraża.

Spotkania są także dobrze przygotowywane. Jeśli spotkanie nie ma agendy, to nie ma powodu, aby w ogóle się odbywało.

Sama agenda to jednak za mało. Wszystkie tematy wpisane do planu zebrania muszą być zawczasu opracowane. Jeśli nikt nie poświęcił czasu na opracowanie danego zagadnienia – nie omawiamy go. 

Bo spotkanie to nie czas na prezentację pomysłów. Przedstawianie pomysłów na spotkaniu rzadko kiedy ma sens. Lepiej dopisać te pomysły do agendy, opracować je i umożliwić każdemu zapoznanie się z nimi przed spotkaniem. Dzięki temu na zebraniu nie traci się czasu na omawianie całego tematu, tylko można skupić się na wyjaśnieniu i przedyskutowaniu spornych kwestii, niuansów czy braków. Aby to się jednak mogło udać… każdy uczestnik musi odrobić pracę domową! Przed spotkaniem, każdy musi przeczytać dokumentację.

Dobór pracowników do zespołu zdalnego

Przyjmując do pracy nowego pracownika, warto wyjaśnić mu, na czym polega praca w zespole zdalnym, podkreślić znaczenie wzajemnego zaufania i sprawdzić, jak wygląda organizacja na co dzień tej osoby. Zespół będzie w stanie szybko zweryfikować, czy nowy członek zespołu potrafi wywiązywać się z obowiązków. W momencie, gdy stanie się „wąskim gardłem”, wszystko stanie się jasne. Nie musisz więc obawiać się o to, że pracownicy będą Cię oszukiwać bądź tylko udawać, że pracują. Każdy przejaw nieuczciwości zostanie szybko ujawniony i w naturalny sposób wyeliminowany.

Kontrolowanie pracowników w zespole zdalnym

Kontrolowanie pracowników w zespole zdalnym

Inaczej niż w prawdziwym biurze, w zdalnym zespole nie da się kontrolować tego, kto i kiedy zaczyna oraz kończy pracę. Zdalny zespół to zupełnie inne środowisko. W rezultacie możesz odczuwać chęć kontrolowania swoich pracowników. Postaraj się jednak obdarzyć ich zaufaniem. Mając określony deadline, pracownicy mogą przedłużać czas spędzany na realizacji zadania, jednak najważniejsze jest, aby zostało ono wykonane w terminie. To właśnie elastyczność, jaką oferuje praca zdalna, stanowi jej największą zaletę.
Aby pomóc zespołowi zwiększyć produktywność, zachęć go do korzystania z narzędzi takich, jak Time Doctor lub innych podobnych, które pozwalają śledzić czas spędzany na sprawdzaniu portali społecznościowych, najbardziej produktywnej pracy i prokrastynacji. Wiedza ta pomoże pracownikom zrozumieć, co muszą zmienić, aby poprawić swoją efektywność.

Praca nie jest miejscem, do którego się chodzi

W większości przypadków pracownicy umysłowi wykonują swoją pracę na komputerach (głównie na laptopach, a coraz częściej również na urządzeniach mobilnych). Poszukują i wymieniają się informacjami, piszą coś, myślą lub tworzą różne rzeczy.

Nie chodzi zatem o biuro… chodzi o pracę, która musi zostać wykonana! Praca nie jest miejscem, do którego się chodzi, ale tym, co się robi. Miej to na uwadze, budując swój zespół.
Jeżeli interesują Cię szczegóły jak zarządzać zespołem zdalnym oraz firmą w zupełności zdalnie, przeczytaj darmową książkę twórcy i CEO Nozbe, Michała Śliwińskiego. Dzieli się w niej swoją historią, upadkami i wzlotami oraz konkretnymi technikami pracy w zespole bez biura: nozbe.com/hybryda

BIO

Michał Śliwiński - założyciel i CEO NOZBE

Michał Śliwiński. Założyciel i CEO Nozbe, firmy, w której rozwijana jest aplikacja do zarządzania projektami i skutecznej komunikacji. Słynie z nieszablonowego sposobu pracy. Jego firma nigdy nie posiadała fizycznego biura, a w piątki nie pracują, tylko przeznaczają czas na przegląd tygodnia i rozwój osobisty. Jest również prelegentem, autorem kilku książek, gospodarzem podcastu No Office i blogerem.


Czytaj też o tym, dlaczego siągnąć po Nozbe.

recenzja nozbe

Witaj w Project Makers!

Cześć, jestem Artur.

Uruchomiłem bloga Project Makers po to, żeby pokazywać jak przy pomocy podstawowych narzędzi i zdrowego rozsądku, każdy może w krótkim czasie osiągnąć mistrzostwo w zwinnym zarządzaniu projektami.

A wszystko zaczęło się od niezaliczonych egzaminów z programowania
(czytaj dalej…)

Potrzebujesz konsultacji?
Umów BEZPŁATNE spotkanie!

bezpłatne konsultacje zarządzanie projektami

Partnerzy Project Makers

Szukasz ciekawych treści?

Najnowsze wpisy

  • All Post
  • Definiowanie wymagań
  • Narzędzia
  • Planowanie
  • Praca z celami
  • Rekomendacje
  • Rozmowy z ekspertami
  • Zarządzanie budżetem
  • Zarządzanie jakością
  • Zarządzanie zespołem

Znajdź na blogu

Szukasz ciekawych, treści
o Zwinnym Zarządzaniu Projektami?

Zapisz się do Newslettera Project Makers!
Najnowsze trendy, ciekawostki, narzędzia.
Tylko sprawdzone treści. 

Współpracuję z:

Project Makers
u. Dworcowa 8
44-240 Żory
artur@projectmakers.pl

Copyright © 2024 Project Makers