Konsultant IT – kogo wybrać do wsparcia projektu informatycznego?

Który konsultant IT pomoże najbardziej w Twojej sytuacji, w Twoim projekcie? Odpowiedź jest oczywista.

To zależy!

A tak na poważnie, z tego artykułu dowiesz się:

  • w czym może pomóc konsultant IT,
  • na co zwracać uwagę przy szukaniu takiego wsparcia, żeby nie stracić czasu i pieniędzy,
  • jak powinna wyglądać udana współpraca z konsultantem IT.

Potrzebny konsultant IT, tylko do czego?

Tematyka projektów IT jest szeroka. Od zamontowania serwera i podpięcia kabli, po wyzwania związane na przykład z systemami rozproszonymi, IoT, AI itd.

Cechą charakterystyczną konsultantów jest wąska specjalizacja. Dlatego zwykle są ekspertami z konkretnej dziedziny. I tylko w tym obszarze szybko i efektywnie rozwiązują problemy.

Zanim więc zaczniesz szukać wsparcia ze strony konsultanta, określ dokładnie jaki problem chcesz rozwiązać. Nie znajdziesz bowiem jednego eksperta, który specjalizuje się we wszystkim.

Jak zidentyfikować zadania dla konsultanta IT?

Nie trzeba wchodzić głęboko w tematy techniczne, żeby znaleźć problemy, które warto rozwiązać. Wręcz przeciwnie. IT zwykle odpowiada na wyzwania biznesowe, przy użyciu technologii.

Wystarczy odpowiedzieć na dwa pytania:

  • Co mi przeszkadza w działaniu firmy czy zespołu?
  • Jak bardzo jest to problematyczne? Czyli ile warto zainwestować w poprawę sytuacji.

Przykładowo:

  • Problem: Ludzie z biznesu nie potrafią się dogadać z IT. Mówią innym językiem. Nie wiedzą, czego to IT chce!
  • Analiza: Efektem są przeciągające się spotkania i setki maili wymienianych codziennie. Szacunkowo jest to 40 godzin tygodniowo nadmiarowej pracy. Jesteśmy w stanie zainwestować w zmianę tej sytuacji tyle, o ile zredukujemy niepotrzebne koszty po udrożnieniu współpracy (szacunkowa wartość …).

To tylko jeden z możliwych scenariuszy. Zobacz inne przykłady zadań możliwych do zrealizowania przez konsultanta specjalizującego się w projektach informatycznych.

Przykładowy zakres zadań

Konsultant IT może między innymi pomóc w:

  1. Wyborze odpowiedniego oprogramowania. Dobierze narzędzie, które najlepiej spełnia potrzeby i cele firmy, uwzględniając budżet i wymagania techniczne.
  2. Rozwoju serwisów internetowych i aplikacji. Jeśli firma potrzebuje serwisu internetowego lub aplikacji, konsultant IT może pomóc w określeniu wymagań, znalezieniu odpowiedniego zespołu programistycznego i nadzorowaniu projektu.
  3. Zarządzaniu projektami IT. Konsultant IT może pełnić funkcję doradcy lub nawet menedżera projektu, nadzorując harmonogram, koszty i realizację celów.
  4. Optymalizacji procesów biznesowych. Dzięki analizie procesów w firmie konsultant IT może zaproponować rozwiązania, które usprawnią pracę i zwiększą efektywność.
  5. Szkoleniu pracowników. Jeżeli konsultant ma odpowiednie kompetencje, to może przeprowadzać szkolenia dla pracowników, aby zwiększyć ich umiejętności w zakresie obsługi nowych narzędzi i technologii.
  6. Ustaleniu strategii rozwoju systemów IT. Konsultant może pomóc w opracowaniu długoterminowej strategii dotyczącej technologii informatycznych i cyfrowych inwestycji.
  7. Zabezpieczeniach i cyberbezpieczeństwie. Pomoże w identyfikacji potencjalnych zagrożeń, doradzi w zakresie środków ochrony danych i pomoże w przygotowaniu planu reakcji na incydenty.
  8. Zarządzaniu danymi, czyli wspieraniu w organizacji, przechowywaniu i analizie danych firmowych, co może prowadzić do lepszych decyzji biznesowych.
  9. Wyborze sprzętu komputerowego, czyli pomoc w doborze odpowiednich urządzeń, biorąc pod uwagę potrzeby firmy i budżet.
  10. Wsparciu technicznym. Konsultant IT może być dostępny pod telefonem i reagować w przypadku awarii lub problemów technicznych, aby szybko naprawić usterki i przywrócić działalność firmy.

Szukam dobrego konsultanta IT – jak go znaleźć?

Wiadomo już po co. Teraz pokażę Ci, jak krok po kroku wygląda proces szukania odpowiedniej osoby.

Krok 1 – poszukiwania

Zacznij od utworzenia listy potencjalnych kandydatów. Możliwe źródła poszukiwań, to:

  • Wyszukiwarka Google, Bing.
  • Media społecznościowe, głównie LinkedIn.
  • Portal LinkedIn Services, dedykowany do szukania konsultantów.
  • Znajomi, którzy mogą kogoś polecić.

Krok 2 – weryfikacja

Dla każdego z wyszukanych kandydatów i kandydatek sprawdź opinie i referencje. Najprostszą opcją znowu jest LinkedIn, w którym opinie są dość łatwo weryfikowalne.

W razie wątpliwości możesz skontaktować się z osobą, która wystawiła taką opinię i zadać dodatkowe pytania.

Wiarygodnie opinie to zwykle najlepsze źródło wiedzy o danym specjaliście!

Nie zapomnij również o weryfikacji formalnej. Istotne mogą być takie informacje jak np. lokalizacja, język, wykształcenie czy certyfikaty, w zależności od Twojej branży i zagadnienia.

Krok 3 – wstępny wywiad

Odrzuć kandydatów, którzy nie spełnili Twoich oczekiwań na etapie weryfikacji.

Następnie zacznij kontaktować się z pozostałymi. Przeprowadź krótki wywiad. Zadawaj pytania dotyczące ich doświadczenia, podejścia do pracy, dostępności i cen.

Kluczowe jest, żeby każdemu kandydatowi zadać podobny zestaw pytań. Inaczej ciężko będzie porównać odpowiedzi.

W rozmowie zwracaj uwagę, czy konsultant IT potrafił jasno komunikować się i zrozumieć Twoje potrzeby.

Krok 4 – oferta

Lista kandydatów się zawęża. Poproś wybranych z nich o przygotowanie oferty.

Oferta z jednej strony dostarczy Ci konkretnych informacji o warunkach współpracy. Z drugiej strony pokaże (lub nie) profesjonalizm potencjalnego współpracownika. Szczegóły takie jak brak dbałości o detale, wysyłanie tej samej oferty do wszystkich klientów czy rażące błędy w ofercie mogą zadecydować o odrzuceniu danego kandydata.

Krok 5 – umowa

Wybrałeś najlepszą ofertę. Teraz pora zawrzeć umowę, która jasno określi zakres pracy, wynagrodzenie i terminy.

Taką umowę możesz przygotować po swojej stronie lub poprosić konsultanta o zaproponowanie kształtu takiego dokumentu.

Ważne jest, żeby ustalić zakres oferowanego wsparcia. Upewnij się także, że konsultant IT oferuje pomoc po zakończeniu projektu, szczególnie jeśli chodzi o utrzymanie systemów lub rozwiązywanie problemów.

Przemyśl również możliwość długoletniej współpracy. W przyszłości mogą się pojawić kolejne projekty i potrzeby. Współpraca z tym samym konsultantem przyniesie sporo korzyści i zaoszczędzi czas potrzebny na ponowną rekrutację.

Krok 6 – działania

Zacznijcie działać zgodnie z założonym planem.

Monitoruj postępy i wyniki. Bądź aktywnie zaangażowany w projekt, śledź realizację i oceniaj wyniki. To pozwoli uniknąć nieporozumień i zapewnić, że projekt będzie realizowany zgodnie z oczekiwaniami.

Zwłaszcza na początku ważny jest ciągły feedback i uczenie się zasad współpracy.

Więcej o tym w dalszej części. Teraz jeszcze jeden ważny element.

Uwaga – Znaki ostrzegawcze ⚠️

Jest kilka sytuacji, po których powinna zapalić się lampka ostrzegawcza na dowolnym etapie poszukiwania konsultanta.

  • Konsultant od początku więcej mówi, niż słucha. Podaje gotowe rozwiązania, bez zrozumienia istoty Twojego problemu. To poskutkuje opracowaniem rozwiązania „z półki”, a nie czegoś trafiającego w punkt.
  • Konsultant nie realizował podobnych projektów i nie posiada rekomendacji. Jest to spore ryzyko.
  • Konsultant unika odpowiedzi na trudne pytania lub odpowiada wymijająco. Może to oznaczać istotne braki w wiedzy lub doświadczeniu.
  • Kontakt z konsultantem IT jest utrudniony. Nie odpisuje, nie oddzwania itp.
  • Ogólny sposób komunikacji jest nieprzyjemny. Na przykład konsultant udowadnia innym, że nie mają racji, obraża innych itp.
  • Brak gwarancji, czyli konsultant nie daje atrakcyjnej opcji zrezygnowania ze współpracy, jeżeli nie będzie efektów.
  • Twoje przeczucie. Tak, czasami po prostu czujesz, że coś nie gra.

Jak poukładać codzienną współpracę z konsultantem IT?

Teraz pora ustalić rytm pracy. Według mnie ważne są następujące elementy:

  • Harmonogram prac wynikających z umowy. Po stronie konsultanta powinno być opracowanie takiego harmonogramu i raportowanie ewentualnych zmian i przesunięć.
  • Regularne przeglądy statusu prac. Krótkie spotkanie prowadzone przez konsultanta, na którym zatwierdzane są efekty prac i planowane kolejne zadania.
  • Kanały komunikacji i czasy odpowiedzi. Czyli np. w tematach pilnych kontaktujemy się telefonicznie w godzinach 8-17. W przypadku niemożliwości porozmawiania konsultant powinien oddzwonić tego samego dnia. Poza tym standardowo ustalamy szczegóły w komentarzach do zadań. Odpowiedź na komentarz powinna się pojawić w ciągu 24 godzin.
  • Dostępy do zasobów. Należy ustalić jakie dostępy są konieczne dla konsultanta, aby mógł wykonać powierzone zadania.
  • Jasne ścieżki eskalacji. Jeżeli konsultant natrafi na problemy, których nie będzie w stanie rozwiązać, to powinien wiedzieć, kto może mu pomóc.
  • Elastyczność współpracy. Czyli skupienie się na maksymalizacji efektów ze współpracy, a nie drobiazgowym rozliczaniu każdej minuty pracy.
  • Regularny feedback z obu stron. Tak, aby usprawniać współpracę i budować zdrową, otwartą relację.

Podsumowanie

Jeżeli widzisz miejsce na współpracę z konsultantem IT, to koniecznie:

  1. Zidentyfikuj i nazwij konkretne potrzeby.
  2. Na podstawie analizy kosztów i potencjalnych zysków określ budżet i czas trwania współpracy.
  3. Poszukaj odpowiedniej osoby. Wykonaj wszystkie kroki z procesu rekrutacji.
  4. Realizuj i rozliczaj prace zgodnie z planem, ale też z otwartością na nowe pomysły i rozwiązania.

Konsultacje IT w praktyce – przygotowanie projektów IT do startu

konsultant IT Artur Guła

Od lat przygotowuję projekty do startu.
W zasadzie zamieniam je w rakiety z turbodoładowaniem!

Do tego daję gwarancję sukcesu!

Jak to robię?

🎯Przede wszystkim jestem specjalistą od określania celów. Pomagam zdefiniować precyzyjne cele projektu, dzieląc je na mierzalne kroki. Dlaczego? Ponieważ rozpoczęcie od zrozumienia „dlaczego” jest sekretnym składnikiem sukcesu!

📝Eliminuję wszelkie niejednoznaczności. Przeglądam specyfikacje projektu, żeby usunąć luki oraz niejasności. Mniej niejasności = mniej problemów podczas implementacji i mniej błędów. Proste!

📈Tworzę plany, w których priorytetem jest wydajność i dążenie do jak najszybszego dostarczenia wartości. Bez owijania w bawełnę, każdy wie, co ma robić i wszyscy jesteśmy na tej samej drodze. Drodze, na której końcu widnieje wielki napis SUKCES!

✅Daję gwarancję skuteczności! Jeżeli zaproponowane metody nie będą działać, to nic nie zapłacisz.

Skuteczność tych metod potwierdzają opinie:

Konsultant IT - opinie
Opinie z serwisu LinkedIn Services

Jeśli jest to coś, czego szukasz, to daj mi znać.
Zamienimy Twoje plany w działania!

Witaj w Project Makers!

Cześć, jestem Artur.

Uruchomiłem bloga Project Makers po to, żeby pokazywać jak przy pomocy podstawowych narzędzi i zdrowego rozsądku, każdy może w krótkim czasie osiągnąć mistrzostwo w zwinnym zarządzaniu projektami.

A wszystko zaczęło się od niezaliczonych egzaminów z programowania
(czytaj dalej…)

Potrzebujesz konsultacji?
Umów BEZPŁATNE spotkanie!

bezpłatne konsultacje zarządzanie projektami

Partnerzy Project Makers

Szukasz ciekawych treści?

Najnowsze wpisy

Znajdź na blogu

Szukasz ciekawych, treści
o Zwinnym Zarządzaniu Projektami?

Zapisz się do Newslettera Project Makers!
Najnowsze trendy, ciekawostki, narzędzia.
Tylko sprawdzone treści. 

Współpracuję z:

Project Makers
u. Dworcowa 8
44-240 Żory
artur@projectmakers.pl

Copyright © 2024 Project Makers