Twój szef (lub klient) przychodzi z listą rzeczy do zrobienia. Jak zwykle wszystko jest pilne, terminy są na wczoraj. Trzeba więc ustalić priorytety zadań. Najprostsze pytania, typu „co jest najważniejsze” nie pomagają. Odpowiedź jest zawsze ta sama — „wszystko!”
W ruch idą różne techniki priorytetyzacji, takie jak MoSCoW, Kupowanie Funkcjonalności, czy Model Kano. Problem w tym, że wszystkie te metody dają dobry rezultat tylko wtedy, gdy ktoś przeanalizował już możliwe korzyści i koszty każdego z zadań. Bez tego efektem będzie uporządkowana lista pomysłów, których zrealizowanie pochłonie nieokreślone zasoby w zamian za nieznane korzyści.
Czy da się coś z tym zrobić?
Jest pewna inżynierska technika, która dostarcza informacji o priorytetach za pomocą konkretnych liczb. Jej wdrożenie jest nieco bardziej złożone niż np. pirorytetyzacja MoSCoW. Jeżeli jednak zrobisz to raz, to potem już takie podejście wejdzie Ci w nawyk.
W tym artykule przeprowadzę Cię krok po kroku przez cały proces.
Na koniec będzie też gotowy szablon 📗 do pobrania, a także wyjaśnienie w formie nagrania 🎞️.
Priorytetyzacja zadań za pomocą Impact Estimation Table (IE)
Do wyliczenia priorytetów użyjemy tzw. Macierzy Wpływu (Impact Estimation). Żeby zbudować taką tablicę, wystarczy przejść przez trzy kroki.
Do czego zmierzasz? (korzyści)
Pierwszym etapem jest poszukanie odpowiedzi na pytanie — co się zmieni, gdy zrealizujemy zaplanowane zadania i projekty? Czyli określamy wszystkie cele do osiągnięcia. Najczęściej są to spodziewane korzyści, bądź ograniczanie strat.
O tym, co jest ważne w defionwaniu celu (razem z przykładami), przeczytasz w artykule: Cel projektu IT – 22 praktyczne przykłady
W kilku zdaniach można to podsumować tak, że dobry cel musi być określony pod względem:
- skali, czyli jednostek, w których będzie mierzony (np. sekundy, złotówki, oceny w ankiecie, liczba odwiedzin strony itd.)
- miernika, czyli sposobu weryfikacji (np. logi systemowe, Google Analytics, raporty księgowe itd.)
- spodziewanego efektu w porównaniu do obecnego poziomu (np. obecnie 10 sekund, spodziewane 3 sekundy).
Tak określone cele są niezbędne, żeby móc obliczyć priorytety zadań.
Przykładowo — klient dostaje sporo informacji o tym, że jego aplikacja jest brzydka. Stawia więc cel „chciałbym, żeby aplikacja była ładniejsza!” Taki cel jest całkowicie niemierzalny i prowadzi do niekończących się poprawek w aplikacji.
W wyniku rozmów z klientem można ustalić na przykład, że źródłem informacji są opinie w sklepie Google Play (sposób pomiaru). Klient zliczył opinie typu „podoba się” względem „nie podoba się” i wyszło, że te drugie są 5 razy częstsze (poziom obecny). Skalą jest więc liczba opinii „nie podoba się” w relacji do tych pozytywnych. Klient chciałby przynajmniej wyrównać te liczby, tzn. żeby na 1 opinię negatywną przypadała 1 pozytywna (spodziewany efekt).
W pierwszym kroku wypisz więc wszystkie cele. Najlepiej, gdyby taka lista mieściła się na jednej stronie A4. Kilka celów jest ok, kilkanaście jeszcze jest zarządzalne, ale 20+ to już zdecydowanie za dużo na jeden etap.
⚠️Definiując cele:
- patrz z perspektywy wartości, nie rozwiązań (dodanie nowego przycisku do aplikacji, który wywołuje jakąś akcję, nie jest wartością, tylko rozwiązaniem),
- pytaj odpowiednie osoby — najczęściej będą to osoby zaangażowane w część biznesową, nie techniczną.
Jeszcze jedna ważna rzecz. Cele nie mają szacowanych kosztów ani czasu trwania. Te pojawią się dopiero w kolejnym kroku, gdy zdefiniujemy rozwiązania, a potem będziemy ustalać priorytety zadań. Dla spodziewanych korzyści możesz jednak dopisać ograniczenia. Na przykład — klient jest w stanie zapłacić do 20,000 zł za to, żeby jego aplikacja była ładniejsza. I chciałby to osiągnąć w najbliższe 2 miesiące.
Kiedy cele są precyzyjnie opisane, to przypisanie im ograniczeń kosztowo-czasowych jest dość proste. Klient bez problemu określi jaki, jest próg opłacalności inwestycji w osiągnięcie konkretnej korzyści.
O tym, czy w ogóle jest to osiągalne, dowiemy się już wkrótce.
Jak tam dotrzesz? (rozwiązania)
Do drugiego etapu ustalania priorytetów zadań potrzebny będzie ktoś, kto potrafi zaprojektować rozwiązania. Czyli zapominamy chwilowo o osobach biznesowych i udajemy się do techników. Pytanie jest proste — w jaki sposób można najszybciej i najtaniej osiągnąć opisane cele?
Zbierasz wszystkie pomysły. Lepsze i gorsze. Najlepsze są takie, które odpowiadają na kilka oczekiwań postawionych przez biznes.
Przykładowo — dla poprawy wyglądu aplikacji, rozwiązaniem może być użycie jednego z gotowych szablonów lub zlecenie badań i projektu profesjonalnej agencji. Pierwsze będzie oczywiście tańsze i szybsze niż drugie, ale efekty mogą być dużo słabsze.
Podobnie jak w przypadku korzyści, także rozwiązania powinny być precyzyjnie określone. Przynajmniej na tyle, żeby do każdego z nich dopisać:
- spodziewany koszt,
- spodziewany czas realizacji.
⚠️Definiując rozwiązania dodatkowo:
- patrz z perspektywy rozwiązań, bez analizowania sensu stawianych celów,
- pytaj odpowiednie osoby — najczęściej będą to architekci czy projektanci; może się jednak okazać, że ktoś początkujący, ze świeżym umysłem, znajdzie równie genialne rozwiązania!
Jak już masz korzyści i rozwiązania, to pora połączyć te dwa wymiary w jedną tabelę.
Odpalmy więc Excela, który wskaże priorytety zadań!
Co jest na przecięciu, czyli priorytety zadań wyrażone w liczbach
Teraz otwórz arkusz kalkulacyjny, a następnie:
- w wierszach wypisz wszystkie cele,
- w kolumnach wypisz kolejne rozwiązania.
Przykładowo:
Oczywiście każde z tych zdań jest precyzyjnie określone.
Tak, jak to było opisane w krokach 1 i 2.
Tutaj wpisujesz tylko nagłówki, żeby nie zaciemniać obliczeń.
Pewnie domyślasz się, co będzie dalej. Pora zacząć działać z tym, co jest na przecięciu celów i rozwiązań.
Masz do dyspozycji 3 wersje:
- Easy – jeżeli jakieś rozwiązanie wspiera cel, to stawiasz X. Najwyższy priorytet dostają te rozwiązania, które wspierają najwięcej celów.
- Medium – na przecięciu wpisujesz poziom, w jakim zadanie wspiera dany cel. Na przykład będzie to jedna z trzech wartości: nieznaczny wpływ (1), średni wpływ (3), duży wpływ (5). Następnie sumujesz wartości liczbowe. Czyli np. rozwiązanie, które wspiera cztery cele, ale każdy w sposób nieznaczny, będzie mniej „warte” (4 x 1 pkt) niż rozwiązanie, które wspiera jeden cel w dużym stopniu (1 x 5 pkt). Oczywiście konkretne wartości i progi możesz dowolnie zmieniać.
- Hard – coś dla prawdziwych fanów liczb i miar! Na przecięciu wpisujesz szacowany poziom %, w jakim dane rozwiązanie przybliża do osiągnięcia celu. Przykładowo, jeżeli chcesz poprawić szybkość odpowiedzi strony z 5 sekund do 1 sekundy, to zmiana do 3 sekund będzie miała wartość 50%. Suma wartości w kolumnie pokaże, na ile wartościowe jest dane rozwiązanie. Suma wartości w wierszu wskazuje, czy dany cel będzie w pełni osiągnięty (gdy wartości sumują się ponad 100%). Oczywiście to wszystko są szacunki obarczone pewnym błędem.
Przykładowo, w wersji hard:
Z takiej tabeli wynika, że np. spodziewamy się, że przebudowa całej strony po przeprowadzeniu badań UX sprawi, że osiągniemy w pełni cel „ładniejsza strona.” Nowy szablon strony pomoże poprawić „ładność” strony tylko do połowy oczekiwanego poziomu (czyli np. 1 pozytywna opinia na 2 negatywne).
⚠️Analizując wartości % pamiętaj, że:
- rozwiązania mogą mieć pewną część wspólną, a wtedy zwykłe sumowanie % będzie błędne. Przykładowo, według powyższej tabeli, przebudowa strony i poprawa błędów technicznych pozwalają w sumie zwiększyć szybkość działania do poziomu określonego jako 100%. Jeżeli jednak oba rozwiązania adresują te same problemy, tylko w innym stopniu, to efektem nie będzie 100% poprawy. Możliwe, że przyczyną wolnego działania jest np. zbyt obciążony serwer. Czyli potrzebne będzie jeszcze inne rozwiązanie.
Patrząc na tak zebrane wartości widać wyraźnie, że przebudowa strony wspiera też najwięcej z celów. W sumie daje wartość 255%, podczas gdy np. zmiana tekstów to tylko 80%.
Czy to oznacza, że trzeba przebudowywać stronę?
Niekoniecznie!
Ważne są jeszcze koszty i czas trwania.
Co z tego, że strona będzie ładniejsza, jeżeli koszt wdrożenia przekroczy zakładany budżet kilkukrotnie, co doprowadzi do zablokowania innych ważnych inwestycji.
Konieczne są dalsze obliczenia, żeby uzupełnić pola takie, jak:
To, co i jak tam wpisać, dokładniej wyjaśniam na poniższym nagraniu ↘️
Zobaczysz tam też jakich narzędzi możesz użyć do budowania macierzy wpływu.
Przykłady wyznaczania priorytetów zadań za pomocą Macierzy Wpływu
Przykładowa Macierz Wpływu
Załączam prezentowany szablon.
Zapisz go i dowolnie zmieniaj!
Źródła
Przedstawione treści bazują na opracowaniach Toma Gilba „Value Planning” oraz „Competitive Engineering”, do których przeczytania serdecznie Cię zachęcam.
W Internecie znajdziesz też liczne artykuły i wykłady, na których Tom Gilb opowiada o tej technice.
