Czy jesteś zmęczony zmaganiem się z odpowiedzią na pytanie, które pada w każdym projekcie: „Kiedy zakończymy te zadania?” Z tego artykułu dowiesz się jak wykorzystać w tym celu Czas Trwania Cyklu. Cycle Time to bowiem kluczowa metryka, która zapewnia jasne, zrozumiałe dla biznesu odpowiedzi na temat szybkości i przewidywalności dostarczania zadań. Dowiesz się, w jaki sposób Czas Trwania Cyklu może pomóc w ustaleniu realistycznych oczekiwań i skuteczniejszej komunikacji z interesariuszami.
Odpowiedzi na odwieczne pytanie „Na kiedy skończymy?” można też szukać we wskaźnikach typu Velocity. Wskaźnik prędkości (Velocity) jest jednak dość abstrakcyjny dla interesariuszy biznesowych. Zrozumienie i wykorzystanie Czasu Trwania Cyklu daje bardziej bezpośrednią i mówiącą językiem biznesu odpowiedź.
Czym jest Czas Trwania Cyklu?
Czas Trwania Cyklu to czas potrzebny na wykonanie zadania od rozpoczęcia pracy do jego zakończenia. Najprościej zrozumieć to przez analogię do procesów produkcyjnych, w których produkt przechodzi przez różne etapy od surowca do gotowego produktu. Podobnie w zarządzaniu projektami, zadania przechodzą przez różne statusy na tablicy Kanban (np. „gotowe do rozpoczęcia”, „w toku”, „oczekujące na przegląd”, „wykonane”). Czas Trwania Cyklu mierzy więc czas trwania całego procesu dla danego zadania.
Dlaczego czas cyklu jest ważny?
Kilka kluczowych korzyści płynących ze śledzenia Czasu Trwania Cyklu (Cycle Time):
- Oszacowania mówiące językiem biznesu: Określanie prędkość np. w Story Pointach, zwykle wymaga wytłumaczenia interesariuszom biznesowym, jak działa taki rodzaj estymacji. Cycle Time dla odmiany od razu dostarcza odpowiedzi typu: „Kończymy 50% zadań w ciągu 10 dni, a 90% zadań w ciągu 14 dni”. Taka odpowiedź mówi wprost językiem zrozumiałym dla każdego.
- Przewidywanie czasu dostarczania: Analizując historyczne dane dotyczące Czasu Trwania Cyklu, zespoły mogą dostarczyć realistyczne szacunki na temat czasu ukończenia zaplanowanych zadań. Na przykład, jeśli ktoś będzie oczekiwał realizacji dziesięciu nowych zadań, zespół może oszacować, że np. pięć zostanie wykonanych w ciągu 10 dni, cztery kolejne w ciągu 14 dni, a jedno potencjalnie w ciągu 25 dni. Takie informacje są od razu dostępne na podstawie danych historycznych.
- Monitorowanie postępów i identyfikacja wąskich gardeł: Śledzenie Czasu Trwania Cyklu w dłuższej perspektywie pozwala zespołom ocenić wpływ zmian w procesie i w zespole na efektywność pracy. Skrócenie Czasu Trwania Cyklu wskazuje na coraz szybsze dostarczanie, podczas gdy wzrost może sygnalizować pojawiające się opóźnienia lub blokady, które wymagają zbadania. Wizualizacja danych dotyczących Cycle Time na wykresie sprawia, że takie trendy są od razu widoczne.
- Koncentracja na dostarczaniu wartości: W przeciwieństwie do szybkości (Velocity), która koncentruje się na ilości pracy, jaką może wykonać zespół, Czas Trwania Cyklu podkreśla, jak szybko zespół może dostarczyć ukończone zadania (a przez to wartość) klientowi. Ta perspektywa jest bardzo cenna we wszelkich negocjacjach i rozmowach biznesowych.
Pomiar Czasu Trwania Cyklu
Aby skutecznie mierzyć Czas Trwania Cyklu, niezbędne są podstawowe dane. Dane te obejmują identyfikator zadania, datę zakończenia zadania i całkowity czas trwania zadania (od początku do końca). Większość narzędzi do zarządzania projektami rejestruje takie informacje.
Pomocna będzie też wizualizacja. Dane dotyczące Czasu Trwania Cyklu mogą być efektywnie reprezentowane poprzez:
- Wykres, na którym każdy punkt reprezentuje ukończone zadanie. Oś pozioma pokazuje datę ukończenia, a oś pionowa wskazuje czas cyklu (w dniach). Pozwala to na wizualny przegląd szybkości dostarczania w czasie.
- Linie odchyleń. Do wykresu można dodać linie reprezentujące różne progi prawdopodobieństwa (np. 50%, 90%). Linia 50% wskazuje, że połowa zadań została ukończona poniżej tej linii, a linia 90% wskazuje, że 90% zadań zostało ukończonych poniżej tej linii. Zapewnia to szacunki statystyczne, tak kluczowe dla precyzyjnej komunikacji biznesowej.
- Histogramy. Ten typ wykresu pokazuje rozkład Cycle Time, wskazując, ile zadań zostało ukończonych w ciągu określonej liczby dni. Taka forma pomaga zidentyfikować najczęściej występujące wartości. Umożliwia też wyłapanie wartości skrajnych.
Kluczowe aspekty dokładnego pomiaru Czasu Trwania Cyklu
Kluczowe elementy zapewniające wiarygodność i użyteczność danych dotyczących Czasu Trwania Cyklu:
- Dokładnie określone punkty początkowe i końcowe. Niezbędne jest zdefiniowanie jasnych i spójnych zasad określających, kiedy zadanie wchodzi i wychodzi ze stanu „w toku”. Różne interpretacje (np. ukończenie przez programistę vs. pomyślne testowanie vs. wdrożenie u klienta) spowodują wypaczenie danych.
- Unikanie długotrwałych zadań „w toku„. Zadania, które pozostają w toku przez dłuższy czas (potencjalnie miesiące lub lata bez aktywnej pracy) mogą znacząco zniekształcić obliczenia Czasu Trwania Cyklu. Takie zadania powinny być usuwane, blokowane lub anulowane i ponownie wprowadzane w przypadku wznowienia prac.
- Monitorowanie tylko zadań danego typu. Zespoły mogą monitorować Czas Trwania Cyklu dla określonych typów zadań (np. tylko dla nowych funkcji, tylko dla krytycznych błędów itp.) za pomocą etykiet lub statusów. Upraszcza to pomiary i dostarcza jeszcze bardziej precyzyjnej informacji.
- Pomiar od początku wykonywania pracy. Pomiar Czasu Trwania Cyklu powinien rozpocząć się w momencie rozpoczęcia aktywnej pracy nad zadaniem, a nie w momencie dodania go do listy zadań do zrobienia.
- Akceptowanie, że nie wszystkie zadania są identyczne. Mimo że poszczególne zadania mogą różnić się pod względem złożoności, to pomiar Czasu Trwania Cyklu i tak dostarcza wiarygodnych informacji. Potrzeba tylko odpowiednio dużo danych, czyli dłuższą perspektywę. Warto jednak przyjąć założenie, że rozmiar i zakres poszczególnych zadań nie odstaje bardzo znacząco od siebie. Czyli nie mamy na przykład na liście zadań takich, które trwają 1 dzień i takich o czasie trwania 1 miesiąc. Aby uzyskać bardziej szczegółową analizę, zespoły mogą również śledzić Czas Trwania Cyklu oddzielnie dla zadań o różnych rozmiarach (np. małych, średnich, dużych).
Zbieranie danych na potrzeby Cycle Time
Dane potrzebne do pomiaru Czasu Trwania Cyklu mogą być gromadzone ręcznie (np. za pomocą arkuszy kalkulacyjnych) lub, najlepiej, automatycznie za pomocą narzędzi do zarządzania projektami. Takie narzędzia zwykle mają pola dat rozpoczęcia i zakończenia oraz mogą obliczać czas trwania zadania. Połączenie z innymi narzędziami analitycznymi, a nawet korzystanie z integratorów, takich jak Zapier, w celu automatycznego kopiowania danych do arkusza kalkulacyjnego są również realnymi opcjami.
Najbardziej wiarygodną metodą mierzenia Czasu Trwania Cyklu jest automatyczne rejestrowanie czasów rozpoczęcia i zakończania pracy nad zadaniem. W przypadku prac programistycznych można mierzyć Cycle Time na podstawie zdarzeń w repozytorium kodu (np. pull requesty, commity). Zapewnia to bardzo dokładne odzwierciedlenie faktycznie wykonywanej pracy. W przeciwieństwie do polegania wyłącznie na ręcznych aktualizacjach statusu.
Interpretacja danych dotyczących Czasu Trwania Cyklu
Zrozumienie, jak interpretować wykresy Czasu Trwania Cyklu ma kluczowe znaczenie dla uzyskania cennych informacji:
- Stabilność i przewidywalność. Stabilny wykres z punktami danych skupionymi stosunkowo blisko siebie wskazuje na stabilny i przewidywalny proces, dzięki czemu statystyczne obliczenia prawdopodobieństwa są bardziej wiarygodne.
- Odchylenia. Znaczące odchylenia w Czasie Trwania Cyklu (zadania trwające znacznie dłużej niż zwykle) powinny zostać zbadane w celu zrozumienia ich przyczyn. Takie odstające wartości mogą dostarczyć cennych wskazówek do poprawy procesu i oceny ryzyka.
- Prawdopodobieństwo ukończenia. Linie odchyleń (np. 50%, 90%) bezpośrednio pokazują prawdopodobieństwo ukończenia zadań w określonych ramach czasowych, ułatwiając jasną komunikację z interesariuszami.
Na koniec ważna uwaga!
Nie jest zalecane poleganie wyliczanie Czasu Trwania Cyklu jako średniej arytmetycznej czasów trwania zadań. Taki wynik może być mylący, zwłaszcza w przypadku posiadania wartości wyraźnie odstających. Średnia może maskować znaczną zmienność i nie dostarcza informacji o prawdopodobieństwie ukończenia zadań o czasie. Wartości odstające mogą zostać „wchłonięte” przez duży zbiór danych, co czyni je niewidocznymi w średniej.
Cycle Time – podsumowanie
Czas Trwania Cyklu to potężny wskaźnik, który wykracza poza zwykłe śledzenie daty ukończenia zadania. Zapewnia on biznesowo zorientowany wgląd w szybkość dostarczania, umożliwia dokładniejsze przewidywania, ułatwia doskonalenie procesów i pomaga zespołom w identyfikacji i proaktywnym rozwiązywaniu potencjalnych opóźnień. Wdrażając spójne praktyki pomiarowe i rozumiejąc, jak interpretować uzyskane dane, zespoły projektowe mogą znacznie zwiększyć swoją zdolność do odpowiedzi na to kluczowe pytanie: „Kiedy skończymy?” z większą pewnością i jasnością.
Czas Trwania Cyklu w akcji
Na poniższym nagraniu zobaczysz jak działa Czas Trwania Cyklu w praktyce.
