Kto lubi przygotowywać raport z projektu? Głupie pytanie. Raporty kojarzą się z nudną, bezsensowną pracą. Przykry obowiązek do wykonania na koniec projektu. Nie jest tak?
Ostatnio odkryłem kilka rzeczy, które sprawiają, że przygotowanie raportu z projektu jest łatwe i przyjemne. Zebranie wszystkich informacji zajmuje 30 minut. Wymaga to tylko trochę regularności i dyscypliny.
Jeżeli zostaniesz ze mną, to pokażę Ci jak to zrobić w kilku krokach!
0. Dla kogo i po co przygotowuję raport z projektu?
Przygotowywanie dokumentów dla samego ich tworzenia nie ma sensu. Pierwszym krokiem jest więc zrozumienie kto, czego potrzebuje. Jeżeli wszystkie informacje są w czytelny sposób dobrze widoczne w narzędziu do zarządzania projektami, to ludzie zaangażowani w projekt mogą nawet nie czuć potrzeby otrzymania oficjalnego raportu.
Zanim więc zaczniesz cokolwiek opisywać, to dowiedz się, czy ktoś, czegoś w ogóle oczekuje. Jeżeli tak, to czego dokładnie (np. analiza budżetu, porównanie harmonogramu z planem bazowym itd.). A jeżeli odpowiedź będzie negatywna, to i tak zachęcam Cię do szybkiego uporządkowania informacji. To, że ktoś dzisiaj nie chce raportu, nie oznacza, że jutro się o niego nie upomni.
Zajmie nam to tylko chwilę, zobaczysz!
1. Czy zostały osiągnięte założone cele?
Lecimy więc z raportem z projektu.
Na początek podsumowanie tego, na co się umawialiśmy jeszcze przed startem projektu. Czyli cele do zrealizowania.
No właśnie, jeżeli projekt wystartował spontanicznie, bez ustalenia dokąd zmierzamy, to będzie ciężko wykonać ten punkt. Jeżeli jednak od samego początku wiedziałeś, co jest do zrobienia, w jakim czasie i przy jakich kosztach, to teraz tylko:
- wracasz do listy z celami;
- zaznaczasz, co zostało osiągnięte, a co nie (jeżeli nie, to dlaczego);
- jeżeli po starcie projektu pojawiły się nowe cele, to też je dodajesz do takiej listy.
Szybkie zadanie (o ile zadbałeś o to na początku) i można lecieć dalej.
2. Zrealizowane zadania
Odbiorców raportu zwykle interesuje też droga do osiągnięcia założonych celów. Na przykład, osiągnęliśmy cel – wdrożyliśmy system IT, super! Ale co konkretnie, jakie moduły, czy były jakieś szkolenia itd.?
W kolejnym kroku możesz więc załączyć do raportu z projektu listę zrealizowanych zadań. Może to być eksport z narzędzia czy link do widoku w narzędziu.
W tej części możesz też załączyć szczegółową informację o kosztach i czasie trwania. Czyli, jak to często bywa, dlaczego było tak drogo i trwało to tak długo.
Wygenerowanie takiej listy to znowu kilka kliknięć w narzędziu do zarządzania projektami…o ile utrzymujesz tam porządek i spójność informacji.
3. Niezrealizowane zadania – ważna część raportu z projektu
W każdym projekcie są takie zadania, które początkowo chcieliśmy zrobić, ale jednak je porzuciliśmy. Być może się zdezaktualizowały, może wpadliśmy na lepsze pomysły, a może zabrakło czasu i środków z budżetu.
Interesariusze zainteresowani projektem mogą szukać informacji o takich zadaniach w raporcie z projektu. Warto więc zebrać informacje o porzuconych zadaniach w jednym miejscu.
Jak to zrobić? Znowu z pomocą przychodzi narzędzie do zarządzania projektami. Jeżeli logowałeś tam wszystkie zadania i oznaczałeś ich status zgodnie ze stanem faktycznym, to teraz tylko eksportujesz taką listę (np. wszystkie zadania oznaczone w Jira jako Cancelled).
Jeżeli jednak takie porzucone zadania usuwałeś na twardo lub w ogóle ich nie było w narzędziu, to czas przygotowania raportu się znacząco wydłuży.
4. Propozycje dalszych zmian, pomysły
Według mnie dobry raport z projektu to nie tylko opisywanie przeszłości, ale też przygotowanie na przyszłość. Zwłaszcza że przeszłości już nie zmienimy, a w przyszłości możemy dużo zyskać. Stąd też dodanie tej i kolejnej sekcji jak dla mnie jest kluczowe dla całego raportu z projektu.
W trakcie realizacji projektu zwykle pojawiają się genialne pomysły na nowe rozwiązania. Jeżeli taki pomysł nie wspiera ustalonych celów, to raczej nie zostanie zrealizowany w ramach trwającego projektu. No, ale może będzie uruchomiony kolejny projekt i wtedy takie pomysły będą na wagę złota.
W tym kroku dodaj sekcję, w której będą wszelkie pomysły i zadania, których nie było w początkowym zakresie i które nie zostały zrealizowane, ale mają duży potencjał na przyszłość.
Zebranie tych informacji może być proste lub wręcz niemożliwe. Wszystko zależy od Twojej systematyczności w gromadzeniu takich informacji. Jeżeli zbierałeś je na bieżąco w jakimś narzędziu, np. jako osobny typ zadań, albo chociaż lista w pliku tekstowym, to teraz wystarczy zrobić copy-paste. Jeżeli takie pomysły pozostają gdzieś na komunikatorze czy w mailach, to odkopanie ich może zająć długie godziny.
5. Wnioski na przyszłość – lekcje z projektu
Podobnie jak w kroku poprzednim warto w raporcie z projektu zebrać wszystkie lekcje organizacyjne, które pomogą zrealizować podobny projekt lepiej, sprawniej, szybciej czy taniej. Zaczynanie każdego projektu z czystą kartką, bez spojrzenia na to, co już wcześniej zadziałało lub nie, to ogromna starta czasu.
Jak zebrać takie informacje?
Tak jak w poprzednich punktach. Wszystko powinno trafić do jednego narzędzia. Na przykład:
- jeżeli są do przeprowadzenia jakieś testy, to powinno być utworzone zadanie, z opisem co jest do zrobienia (a nie tylko polecenie na Teamsach);
- jeżeli trzeba zakupić licencję na jakieś dodatkowe narzędzie, to też to powinno być zadaniem w narzędziu itd.
Wtedy w łatwy sposób odtworzysz, co się działo w projekcie poza zadaniami typowo wytwórczymi. Z takiej listy wybierasz to, co było nieoczywiste i zadziałało szczególnie dobrze. W ten sposób nie zapomnisz o tym w trakcie kolejnego, podobnego projektu.
Raport z projektu – Podsumowanie
Żeby w prosty i szybki sposób przygotować raport z projektu, to koniecznie zadbaj o następujące elementy już od pierwszego dnia trwania projektu:
- Ustal, jakie są cele projektu.
- Oznaczaj wyraźnie w narzędziu do zarządzania projektami, co zostało zrobione. Jeżeli jest taka potrzeba, to dodaj informację o tym, ile to kosztowało i ile trwało.
- Oznaczaj również wyraźnie to, co nie zostało zrobione, chociaż powinno wg początkowego planu (i dlaczego zostało odrzucone).
- Zbieraj dobre, ale niezrealizowane pomysły w jednym miejscu.
- Twórz zadania dla wszystkiego, co jest do zrobienia w projekcie. Także dla zadań niezwiązanych z wytwarzaniem oprogramowania.
Zobacz raport z projektu na przykładzie
Zobacz też co się stanie, gdy cel zostanie pomylony z zakresem projektu.
Szukasz przykładów precyzyjnego opisania celów projektu? Bardzo proszę!
