Karolina Jarocka z wykształcenia jest dziennikarzem, jednak splot nieco przypadkowych wydarzeń doprowadził ją do roli project managera w świecie IT. A może nawet ogarniacza projektowego?
I tak już zostało.
W swojej dotychczasowej, kilkunastoletniej karierze zrealizowała ponad 20 projektów i programów, głównie w międzynarodowym, globalnym środowisku.
Od kilku lat prowadzi bloga kjarocka.pl, a także wprowadza innych w tajniki zarządzania projektami w IT w ramach inicjatywy „Twoje drzwi do IT”
Z tego wywiadu dowiesz się:
- Od czego zacząć wdrożenie systemu IT?
- W jakim kierunku zmierza zarządzanie projektami?
- Gdzie możesz czerpać wiedzę od praktyków?
Artur Guła: Cześć Karolina, dziękuję, że zechciałaś wziąć udział w tej rozmowie. Oczywiście skupimy się na Twojej specjalizacji, czyli zarządzaniu projektami.
Masz spore doświadczenie w przygotowywaniu osób do roli Project Managera w ramach pierwszego w Polsce programu mentoringowego dla project managerów, a także szkoleń i konsultacji online “Twoje Drzwi do IT”. Do tej pory pomogłaś przekwalifikować się w tym kierunku już kilkudziesięciu osobom.
Zacznę więc od scenariusza typowego dla wielu firm.
Jan Kowalski na co dzień zarządza zespołem handlowców i realizuje projekty sprzedażowe. Pewnego dnia zostaje z zaskoczenia wyznaczony do koordynowania wdrażania nowego CRM-a w firmie.
Czy taki nietechniczny PM ma w ogóle jakiekolwiek szanse, na “dowiezienie” projektu IT w czasie i budżecie?
Karolina Jarocka: Pytanie co rozumiemy przez kompetencje techniczne, bo w świecie IT możemy rozumieć je dwojako: osoba techniczna, czyli osoba z doświadczeniem programistycznym, inaczej znająca “technikalia” oprogramowania lub osoba techniczna, czyli osoba znająca techniki i narzędzia w zarządzaniu projektami. O ile w tym pierwszym przypadku PM nietechniczny ma spore szanse, aby sobie poradzić, o tyle w tym drugim może być trudniej.
Obecnie na rynku jest coraz mniej PM’ów, którzy posiadają kompetencje z trójkąta talentów PMBOK, bo rynek coraz częściej szuka właśnie koordynatorów czy osób, które po prostu “ogarną” i tu już w ogóle ciężko mówić o uniwersalnym pakiecie kompetencji.
AG: Co byś poradziła takiemu PMowi (ogarniaczowi projektowemu) na początek – jaki powinien być jego pierwszy krok?
KJ: Przede wszystkim zrozumienie swojej roli i zakresu odpowiedzialności. Na pewno też poleciłabym mu zaznajomienie się z zagadnieniami związanymi z dostarczaniem oprogramowania, utrzymaniem aplikacji, czy właśnie technikami i narzędziami, które stanowią taki trochę “przybornik” project managera – jeśli mamy szeroki wachlarz narzędzi, a także wiemy kiedy i jak z nich korzystać, jesteśmy w stanie adaptacyjnie tworzyć własne procesy, które będą wspierać proces i nas w dostarczeniu rezultatu.
AG: Gdzie mogą czyhać największe zagrożenia na drodze do takiego wdrożenia?
KJ: Czynników niepowodzeń jest mnóstwo, mówi o tym wiele raportów, w większości można je sprowadzić do kilku kluczowych: brak lub słaba komunikacja, brak wsparcia i zaangażowania ze strony organizacji czy sponsora projektu, błędne oszacowanie kosztów i czasu realizacji, brak lub niewystarczająca liczba specjalistów, zmieniająca się w czasie wizja sukcesu, w końcu słabe zarządzanie projektem. Na to wszystko i wiele więcej trzeba zwrócić uwagę, i nie jest to działanie jednorazowe na etapie uruchomienia projektu. Nasza czujność nie może być uśpiona przez cały czas jego trwania.
AG: W swoich wypowiedziach podkreślasz rolę nastawienia na końcowy efekt – korzyść czy produkt, zamiast skupiania się na drodze do jego osiągnięcia, czyli metodyce.
Dlaczego to staje się tak istotne?
KJ: Metodyki zawodzą albo inaczej – nie gwarantują sukcesu. To zdefiniowane procesy zaprojektowane dla przewidywalnych projektów. Software taki nie jest. Musimy nauczyć się korzystać bardziej z technik i narzędzi, a także naszej intuicji i skupić się na tym, co mamy dostarczyć, czyli na wartości biznesowej. Jednym z grzechów PM’a według mnie jest skupienie się właśnie na działaniu, na ramionach trójkąta projektowego, na sztywnym przestrzeganiu procesów, a koniec końców okazuje się, że biznes nie jest zadowolony. To powinno się zmienić.
AG: Trafiłem na Twoje przykłady projektów zorientowanych na zmniejszenie kosztów prowadzenia biznesu w firmie farmaceutycznej, czy zwiększenie wydajności przy obniżeniu kosztów.
Czy właśnie nastawienie na końcowy efekt pomogło Ci zrealizować je z sukcesem?
KJ: Tu na efekt końcowy składało się wiele czynników, to był ogromny program, w którym tylko tu, w Polsce pracowało prawie 100 osób. Pracowaliśmy w 3 lokalizacjach, mieliśmy wielu interesariuszy, często sprzeczne interesy, ale właśnie, żeby je pogodzić, musieliśmy mieć wizję końcowego rezultatu. Za każdym razem gdy staliśmy przed jakimś dylematem, zadawałam sobie pytanie: czy to zbliży nas do celu? Skoncentrowanie się właśnie na takich działaniach przyniosło nam wiele korzyści.
AG: Jak w takim razie nasz Jan Kowalski powinien postąpić, aby wdrożyć te zasady w życie?
KJ: Myślę, że to jedno pytanie „czy to, co zamierzam zrobić, przybliża mnie do celu i czy robię to w najbardziej optymalny sposób?” ma tak ogromną moc, że właśnie nim chcę podzielić się z naszym Janem jako takim drogowskazem.
AG: Z Twoich wypowiedzi wynika, że rola Project Managera zmierza w kierunku szerszym niż tylko samo zarządzanie, a termin Project Management ewoluuje w kierunku Project Delivery (ja to nazwałem właśnie Project Makers).
Czego więc Jan Kowalski powinien uczyć się i w którym kierunku rozwijać w perspektywie kilku lat, aby nie pozostać w tyle za tym trendem?
KJ: Zarządzanie projektami mocno ewoluowało w ostatnim czasie. Warto być na bieżąco z projektowymi nowinkami, ale mimo licznych trendów, uważam, że warto też znać podstawy i klasyczne podejście do zarządzania projektami: procesy, techniki i narzędzia, o których mówi PMBOK czy kompetencje, o których mówią Wytyczne Kompetencji Indywidualnych IPMA. Im więcej metod i technik znamy, tym sprawniej możemy je łączyć i zarządzać projektami hybrydowo.
AG: Prowadzisz wiele inicjatyw wokół tematu zarządzania projektami. Jedną z nich są Śniadania Project Managerów. Czy możesz powiedzieć kto może dołączyć do takiego spotkania i jakie są korzyści z udziału w tych Śniadaniach?
KJ: Śniadania Project Managerów to inicjatywa, do której może dołączyć każdy, kto widzi wartość w takim spotkaniu – stawiamy przede wszystkim na networking, spotykamy się przy wspólnym stole, rozmawiamy, ale – poza pysznym posiłkiem – dodajemy też wartość merytoryczną w postaci prelekcji na bardzo różne tematy – wszystkie związane z projektami, ale nie zawsze bezpośrednio związane z tą twardą stroną zarządzania. Rozmawiamy też np. o wypaleniu zawodowym czy samoorganizacji. Pandemia pokrzyżowała nam plany i, jak większość, przenieśliśmy się do świata online, ale mam nadzieję jak najszybciej zasiąść znów przy wspólnym stole.
AG: Działasz aktywnie w social media i publikujesz również wpisy na blogu.
Powiedz proszę, którymi kanałami i w jakich tematach czytelnicy mogą się z Tobą skontaktować?
KJ: Zachęcam do kontaktu online przez stronę https://kjarocka.pl. Prowadzę konsultacje z zarządzania projektami, szkolenia, a także projektuję, usprawniam i wdrażam elastyczne procesy, nastawione właśnie na adaptację do projektu, a nie odwrotnie. Na stronie https://twojedrzwidoit.pl można znów poznać pełną ofertę naszych szkoleń i konsultacji. Dla czytelników Project Makers mam rabat 10% na wszystkie szkolenia. Wystarczy w polu „kod rabatowy” wpisać: ProjectMakers10 🙂
AG: Bardzo dziękuję za rozmowę i życzę jeszcze wielu projektów zakończonych sukcesem!
KJ: Ja również bardzo dziękuję za zaproszenie i mam nadzieję, że jeszcze coś wspólnie zrealizujemy.
A może teraz polecimy do Wietnamu ogarniać projekty? Przeczytaj interesujący wywiad z Adamem Skonecznym:
