Jak przygotować Budżet Projektu Informatycznego?

Każdy budżet projektu informatycznego ma jedną niezmienną cechę — lubi puchnąć jak balon. Z tego artykułu dowiesz się, jak temu zaradzić, czyli, między innymi:

  • jak przygotować budżet projektu,
  • jakie są dwie główne składowe budżetu, które należy uwzględnić w projektach informatycznych,
  • jak monitorować zużycie budżetu.

Dwie składowe budżetu projektu informatycznego

Jako „projekt informatyczny” przyjąłem wszelkie działania, które mają na celu zbudowanie lub tylko dostosowanie i wdrożenie systemu informatycznego. System taki może służyć dowolnym celom. Proces jest bardzo podobny, niezależnie od branży i typu systemu informatycznego.

Podstawą planowania budżetu projektu informatycznego są dwie składowe omówione poniżej.

1. Planowanie budżetu na podstawie harmonogramu prac

Do każdego projektu musi powstać harmonogram. Czyli lista aktywności i kamieni milowych rozłożonych na osi czasu.

Przykładowo, taki najbardziej klasyczny harmonogram projektu informatycznego będzie zawierał takie etapy prac:

Każdy z takich etapów dzieli się potem na mniejsze paczki, a te na szczegółowe zadania.

Jeżeli chcesz sprawdzić przy pomocy AI, czy masz wszystko na harmonogramie (albo nawet wygenerować taki harmonogram od zera!) to sprawdź jak to zrobić na tym nagraniu.

To jednak jest artykuł o planowaniu budżetu. O budowaniu harmonogramów przygotowałem cały kurs, którego fragment zobaczysz pod tym linkiem.

Zakładam więc, że masz już przygotowany taki harmonogram.
Jeżeli tak, to dalsze kroki są dość proste!

Do każdej z pozycji harmonogramu przypisz planowany koszt. Może to być koszt w PLN (lub innej walucie) albo spodziewany czas pracy, jeżeli rozliczasz budżet w godzinach.

Pamiętaj tylko o kilku zasadach:

  • Stosuj te same rodzaje kosztów dla każdej z pozycji. Jeżeli np. dla jednego zadania przyjmujesz wartość netto (bez VAT), to tak samo zrób dla pozostałych zadań.
  • Podobnie, jeżeli chodzi o prawdopodobieństwo nieprzekroczenia kosztu. Jeżeli dla jednego zadania przyjmujesz wycenę realistyczną i dodajesz tylko niewielki bufor, to podobnie powinno być dla pozostałych.
  • Istotne jest też jak podejść do stawek godzinowych. Stosuj podobne uśrednienia dla każdego z zadań. Pamiętaj też, że stawki z czasem wzrosną i może być potrzebny pewien margines (bufor).

Dobre narzędzia do Zarządzania Projektami pozwalają łączyć zadania z kosztami.
Zobacz to na przykładzie FlexiProject ↘️

Na tym przykładzie widać, że zadanie „Opracowanie mapy docelowego przebiegu procesu” jest połączone z pozycją budżetową „Usługa zewnętrzna”.

Po kliknięciu w tę pozycję system otwiera podgląd szczegółów pozycji budżetowej. Widać tam kwotę (5000 PLN), ale także powiązanie do zadania w harmonogramie ↘️

2. Koszty stałe i inne (nieoczywiste)

Koszty związane z realizacją zadań to nie wszystko. Wytwarzanie oprogramowania generuje też inne koszty, które nie wynikają wprost z analizy, programowania czy testowania oprogramowania.

Takie pozycje budżetowe mogą zawierać przykładowo:

  • Koszty licencji na narzędzia używane na różnych etapach (analiza, programowanie, testowanie, wdrażanie),
  • Koszty licencji na powszechnie używane narzędzia, takie jak pakiet Office365 czy narzędzia do zarządzania zadaniami.
  • Koszty sprzętu (jeżeli jest wymagany).
  • Koszty utrzymania biura (jeżeli wymagane).
  • Koszty związane z rekrutacją nowych osób i onboardingiem.
  • Codzienne zarządzanie projektem.
  • Regularne spotkania, w tym delegacje.
  • Wsparcie techniczne i administracyjne (IT, security, HR, prawnicy, księgowi itp.).
  • Szkolenia — poznawanie nowych technologii, metod pracy itp.
  • Konsultacje — wsparcie zewnętrznych ekspertów.
  • Koszty certyfikacji i audytów (jeżeli dotyczy).
  • Koszty ubezpieczeń (np. OC).

W narzędziu FlexiProject takie koszty dodatkowe dodaje się analogicznie do kosztów powiązanych z zadaniami. W zestawieniu budżetu projektu informatycznego widoczna jest ikona linku (🔗), która odróżnia koszty powiązane z zadaniami od pozostałych ↘️

Na końcu użyj AI, żeby sprawdzić, czy czegoś nie brakuje na Twojej liście kosztów dodatkowych! Opisz w skrócie projekt i dodaj pytanie typu „jakie koszty powinienem uwzględnić w budżecie projektu?” Być może sztuczna inteligencja zasugeruje coś, czego początkowo nie było na liście kosztów.

Co jeszcze uwzględnić w budżecie projektu informatycznego?

W budżecie projektu informatycznego warto uwzględnić jeszcze kilka ważnych czynników:

  • Bufory, czyli rezerwy, które mogą być użyte, gdy coś pójdzie nie tak (a pewnie coś Cię zaskoczy!)
  • Podwyżki wynagrodzeń, które są nieuniknione w dłuższej perspektywie.
  • Podwyżki kosztów stałych (np. licencji, usług zewnętrznych itp.)
  • Gwarancję — czyli zarezerwuj w budżecie projektu informatycznego pewną kwotę na naprawę błędów, które pojawią się po uruchomieniu oprogramowania.

Jak monitorować budżet projektu informatycznego?

Masz już zbudowany budżet projektu informatycznego. Teraz pora zacząć monitorować jego zużycie. Pomocne będą trzy elementy:

Oznaczanie planowanych i faktycznych kosztów oraz odchyleń

Początkowo ustalony budżet projektu na pewno się zmieni w trakcie realizacji. Zmiana może mieć jedną z dwóch przyczyn:

  • Zmieniła się prognoza kosztu (np. zapowiada się podwyżka wynagrodzeń, więc koszty wzrosną w przyszłości).
  • Faktycznie wydano już więcej, niż planowano.

Ważne jest więc rozróżnianie tych przypadków.

Służą do tego:

  • Plany bazowe, czyli możliwość „zatrzaśnięcia” danej wersji budżetu, żeby monitorować zmiany.
  • Oznaczanie kosztów jako poniesione (podobnie jak „odhaczamy” zrealizowane zadania).

Te wszystkie funkcje zapewnia FlexiProject. Zobacz poniższy przykład ↘️

Na tym przykładzie, zadanie „Zakup raportów” miało początkowy budżet (kolumna „Plan”) równy 10 000. Ostatecznie jednak kosztowało 12 000 (kolumna „Kwota”), co wygenerowało Odchylenie równe 2 000 PLN (wartość na czerwono).

Takie odchylenie jest więc też na całej grupie „Definiowanie produktu i analiza rynku”, do której należy ta pozycja budżetowa. Na całym projekcie jest odchylenie 3 500 PLN, czyli jest jeszcze inna pozycja, która przekroczyła budżet (nie jest widoczna na tym obrazku).

Dodatkowo zielone ikony oznaczają faktycznie poniesione wydatki. Dzięki temu od razu widać, że przekroczenie na pozycji „Zakup raportów” wynika z faktycznie poniesionych kosztów, a nie zmiany prognozy.

Kategoryzowanie kosztów

Koszt kosztowi nierówny. A jeżeli tak uważasz, to zapytaj księgowych.

Do sprawnego rozliczania budżetu projektu niezbędne jest kategoryzowanie kosztów, na przykład wg:

  • Miejsca powstawania kosztów.
  • Kategorii – Capex, Opex
  • Kosztów ponoszonych i tych refakturowanych na klientów.
  • itp.

W narzędziu FlexiProject można właśnie w ten sposób kategoryzować ponoszone koszty ↘️

Weryfikowanie rozłożenia kosztów w czasie

Koszty zwykle nie rozkładają się liniowo.

Dlatego monitorowanie na zasadzie — zrealizowaliśmy 30% prac wg harmonogramu, więc powinniśmy zużyć 30% budżetu, nie ma sensu.

Podobnie z finansowaniem. Jeżeli na przykład projekt będzie kosztował 120 000 PLN i będzie trwał 12 miesięcy, to nie możesz w ciemno zakładać, że co miesiąc będzie potrzebne 10 000 PLN na realizowanie prac.

Przykładowy rozkład może wyglądać np. tak ↘️

Standardowo więc, na początku projektu potrzebujesz dużo mniejsze finansowanie, niż po rozpoczęciu prac.

W monitorowaniu rozłożenia budżetu w czasie pomocny jest widok kosztów i przychodów na osi czasu, taki jak jest np. dostępny w narzędziu FlexiProject ↘️

Na takim zestawieniu widać koszty (na czarno) oraz przychody (na zielono). Dzięki temu widzisz spodziewany bilans każdego miesiąca, kwartału czy roku.

Podsumowanie — zobacz zarządzanie budżetem projektu w akcji

Zarządzanie budżetem projektu informatycznego nie jest łatwym zadaniem.
Dobre narzędzie pomaga usprawnić i zautomatyzować ten proces.

Na poniższym nagraniu wyjaśniam, dlaczego warto zrezygnować z Excela do zarządzania budżetem projektu.

Witaj w Project Makers!

Cześć, jestem Artur.

Uruchomiłem bloga Project Makers po to, żeby pokazywać jak przy pomocy podstawowych narzędzi i zdrowego rozsądku, każdy może w krótkim czasie osiągnąć mistrzostwo w zwinnym zarządzaniu projektami.

A wszystko zaczęło się od niezaliczonych egzaminów z programowania
(czytaj dalej…)

Szukasz dobrego oprogramowania do firmy? Wpadnij na webinar 11 lutego!

Poznaj Technologię jutra - kup bilet na Tech of Tomorrow 2025 ze zniżką 15% z kodem PM15 ⬇️

Zobacz to w akcji! Dołącz do Project Makers na YouTube

Partnerzy Project Makers

Wszystkie polecane narzędzia

Najnowsze wpisy

  • All Post
  • Definiowanie wymagań
  • Narzędzia
  • Planowanie
  • Praca z celami
  • Rekomendacje
  • Rozmowy z ekspertami
  • Uncategorized
  • Zarządzanie budżetem
  • Zarządzanie jakością
  • Zarządzanie zespołem

Znajdź na blogu

Szukasz ciekawych treści o Narzędziach i Automatyzacji w Zarządzaniu Projektami?

Najnowsze trendy, ciekawostki, narzędzia.
Tylko sprawdzone treści.

Zapisz się do Newslettera Project Makers i odbierz dostęp do kursu „Budowanie Harmonogramu Projektu od A do Z” 

Zobacz najnowsze narzędzia i ich funkcje w akcji!
Zasubskrybuj kanał Project Makers na YouTube!

Współpracuję z:

Copyright © 2025 Project Makers