Wybór „najlepszego” narzędzia do zarządzania projektami i zadaniami może wydawać się przytłaczający. Podobnie jak w przypadku pytania o najlepszy gatunek muzyczny każdy ma inne gusta, potrzeby i preferencje. Wiele rankingów pokazujących najlepsze narzędzia do zarządzania zadaniami jest zwykłą reklamą. Takie wpisy mogą też być efektem subiektywnych doświadczeń i opinii autora, które nie pokrywają się z Twoją sytuacją.
Jak znaleźć najlepsze narzędzie do zarządzania zadaniami i projektami?
Trzeba powiedzieć to wprost…
Nie ma jednego, uniwersalnego, najlepszego narzędzia do zarządzania zadaniami.
Poszukując najlepszej aplikacji dla swojego zespołu, porzuć więc reklamy i cały marketingowy szum. Zamiast tego rozpocznij poszukiwania w swojej firmie i w zespole, z którym współpracujesz. Jest bowiem szansa, że znajdziesz coś takiego jak najlepsze narzędzie do zarządzania zadaniami w swojej firmie, zespole, projekcie.
Wiele osób, szukając najlepszego narzędzia do zarządzania zadaniami, kieruje się tylko dwoma kryteriami:
- cena za licencję — im niższa, tym lepiej,
- funkcjonalności, które oferuje narzędzie.
Tymczasem sytuacja jest bardziej złożona. Przez lata stosowania i wdrażania różnych narzędzi w polskich firmach zauważyłem, co tak naprawdę decyduje o sukcesie lub porażce takiego wdrożenia.
Poniżej przedstawiam listę 10 czynników, na które wcześniej czy później zwracają uwagę osoby szukające narzędzia najlepiej pasującego do realiów danej firmy i zespołu.
1) Użytkownicy i ich umiejętności
Wybierając narzędzie, zacznij od zrozumienia, kto będzie z niego korzystał. Czy to osoby techniczne, czy raczej nietechniczne? Czy zespół ma doświadczenie z podobnymi narzędziami? Jeśli aplikacja jest zbyt złożona, może zniechęcić użytkowników. Jeśli zbyt prosta – nie spełni oczekiwań i ludzie będą ciągle narzekać, że brakuje im tego, czy tamtego. Dopasowanie poziomu zaawansowania narzędzia do kompetencji zespołu to fundament udanego wdrożenia.
Przykład:
Dla start-upu technologicznego dobrym wyborem może być np. ClickUp. Jest to aplikacja dająca spore możliwości, wypchana po brzegi nowinkami i AI. Dla użytkownika nietechnicznego może być jednak przytłaczająca. Dlatego na przykład fundacje chętnie przesiadają się na bardziej intuicyjne i mniej złożone aplikacje jak np. Nozbe czy todoist.
2) Zakres działania
Często wybór narzędzia zaczyna się od tematu zarządzania zadaniami i projektami. Z czasem pojawiają się kolejne potrzeby. Skoro praca z projektami idzie tak dobrze, to naturalne jest rozszerzanie zakresu wdrożenia na sprawy kadrowe, sprzedaż itd.
Tylko, czy narzędzie na to pozwoli? Nie każda aplikacja się do tego nadaje. Dlatego tak ważne jest zaplanowanie kolejnych etapów wdrożenia już od pierwszego dnia.
Przykład:
Duża firma budowlana ma wdrożony system do zarządzania firmą (ERP). Potrzebuje jednak dobrego i intuicyjnego narzędzia wyłącznie do zarządzania złożonymi projektami. Sięga więc po FlexiProject. To narzędzie służy wyłącznie do zarządzania projektami i robi to świetnie.
Dla odmiany, małe biuro projektowe nie ma wdrożonych żadnych rozwiązań informatycznych. Taka firma skorzysta dużo więcej, gdy połączy zarządzanie projektami z rozliczaniem klientów, fakturowaniem czy zarządzaniem nieobecnościami pracowników. Dlatego w takich przypadkach firmy chętnie sięgają np. po IC Project, który poza projektami ma też właśnie CRM czy fakturowanie.
3) Codzienne problemy do rozwiązania
Najlepsze narzędzie do zarządzania zadaniami to takie, które rozwiązuje konkretne problemy, a nie tylko „ładnie wygląda”. Rozpoznanie bólu zespołu i poszukiwanie funkcji, które im zaradzą, to podstawa dobrego wdrożenia. Kupić licencję i zacząć korzystać z narzędzia jest łatwo. Zacząć korzystać tak, żeby coś się naprawdę zmieniło — to już prawdziwa sztuka.
Przykład:
W firmie doradczej zespół gubi się w komunikacji. We wdrażanym narzędziu ważna będzie integracja z e-mailami oraz czat wbudowany w aplikację. Narzędzie takie jak monday.com może pomóc rozwiązać te problemy.
Kolejnym przykładem może być firma realizująca złożone inwestycje infrastrukturalne. W tej branży głównym problemem jest obsługa przesunięć i zależności. Opóźnienie realizacji zadania przez jednego wykonawcę wywołuje lawinę kolejnych przesunięć, którymi trzeba zarządzić. Czytelny wykres Gantta, taki jak na przykład w narzędziu FlexiProject pomoże rozwiązać ten problem.
4) Sposób korzystania z narzędzia
Kolejne ważne pytanie, to czy zespół pracuje głównie przy biurkach, czy w terenie? Czy używa komputerów, czy głównie smartfonów? Czy potrzebuje szybko dodać notatkę lub zadanie? Forma korzystania z narzędzia wpływa na to, czy jego funkcje rzeczywiście będą wykorzystywane w praktyce.
Przykład:
Twórca aplikacji Nozbe — Michał Śliwiński jest fanem pracy z iPada. Większość zadań realizuje właśnie na urządzeniu mobilnym. Dlatego też aplikacja Nozbe jest mocno zoptymalizowana pod pracę na telefonie czy tablecie. Do tego działa także wtedy, gdy nie ma dostępu do Internetu!
Analizując sposób korzystania z narzędzia do zarządzania zadaniami, pamiętaj o różnych użytkownikach i ich zadaniach. W firmie budowlanej kierownik budowy planuje prace zwykle przed komputerem. Jednak częścią obowiązków takiej osoby jest też doglądanie prac na placu budowy. W trakcie takiej wizyty może być konieczne dokonanie zmian w planach lub dodanie nowego zadania.
5) Potrzeba dostosowywania narzędzia do zmian
Większość firm się zmienia – tak samo, jak ich procesy. Dobre narzędzie do zarządzania zadaniami musi nadążać za takimi zmianami. Jest też część branż, w których zmiany występują sporadycznie. Dlatego elastyczna konfiguracja narzędzia nie jest zero-jedynkowym czynnikiem odróżniającym dobre narzędzia od złych.
Jeżeli jednak Twoja branża i firma często się zmienia, to zadaj sobie pytanie — czy wybrane narzędzie można skonfigurować pod własne procesy? Czy da się łatwo dodać nowe statusy, pola, typy zadań? A może wszystko trzeba ustalać z działem IT lub płacić za zmiany? Elastyczność może mieć ogromne znaczenie, a jej brak może wygenerować dodatkowe koszty lub problemy.
Przykład:
Firma technologiczna wprowadza na rynek nowy produkt. Nie jest jednak pewna powodzenia tego przedsięwzięcia. Być może konieczna będzie zmiana strategii, rynków i gamy produktów. W takiej sytuacji elastyczne narzędzia typu ClickUp. czy monday.com sprawdzą się świetnie.
6) Dostępne wersje językowe
W zespołach międzynarodowych lub firmach z pracownikami nieposługującymi się biegle językiem angielskim dostępność interfejsu w języku polskim (lub innym używanym w firmie) może mieć duże znaczenie. To nie tylko kwestia wygody – to także redukcja błędów i barier w adopcji. Wybierając narzędzie, warto pomyśleć nie tylko o bieżących użytkownikach, ale także o tych, którzy w przyszłości mogą dołączyć do firmy.
Pamiętaj jeszcze o jednej rzeczy — w aplikacjach zagranicznych, interfejs jest tłumaczony na język polski (i inne) w sposób automatyczny. Czasami generuje to śmieszne wyrażenia lub takie, które prowadzą do niezrozumień.
Przykład:
Fundacja działająca w jednym regionie Polski szukała narzędzia do uporządkowania zadań. Ze względu na zróżnicowany wiekowo i kompetencyjnie zespół, w tym przypadku idealnie sprawdziło się Nozbe. Czyli produkt polski, z polskim interfejsem użytkownika.
Dla odmiany w firmie doradczej, która obecnie zatrudnia już kilkoro obcokrajowców, język angielski to codzienność. W takiej firmie czynnik językowy jest mniej istotny. Większość aplikacji ma prawidłowo przygotowane opisy w języku angielskim.
7) Wsparcie techniczne
Nawet najlepsze narzędzie może sprawiać problemy. Ważne jest, by zespół miał dostęp do szybkiej i kompetentnej pomocy – czy to w formie czatu, telefonu czy bazy wiedzy. Warto też sprawdzić, czy pomoc jest dostępna w języku polskim i w jakich godzinach działa. To szczególnie ważne dla mniejszych firm bez własnego działu IT.
Przykład:
Duża korporacja ma rozbudowany własny dział IT, więc nie potrzebuje zewnętrznego dobrego i szybkiego wsparcia. W takiej sytuacji sięga po dowolne narzędzie. Wybiera na przykład Jirę, z której korzystają miliony użytkowników na całym świecie.
Z drugiej strony, klub sportowy, który nie posiada dużego działu IT wybiera takie narzędzie, które oferuje sprawne wsparcie w języku polskim. Wybór może paść na przykład na IC Project, czy firmę znaną z wysokiego standardu obsługi klienta.
8) Bezpieczeństwo danych
Kiedy zarządzasz projektami, przetwarzasz dane – często wrażliwe: dane klientów, terminy, strategie. Upewnij się, że narzędzie spełnia standardy bezpieczeństwa (np. ISO 27001, szyfrowanie, backupy), a dane są przechowywane zgodnie z przepisami (np. RODO). Niektóre firmy wymagają, by dane były przechowywane w UE – to warto sprawdzić.
Przykład:
Firma zajmująca się rekrutacją i doradztwem w branży HR przez długi czas używała wiadomości email i komunikatorów do wymiany informacji o kandydatach. Te metody nie zapewniają jednak odpowiedniej ochrony danych osobowych. Firma ta zdecydowała się więc używać Nozbe, w którym każdy plik (załącznik) jest szyfrowany. Nieautoryzowany dostęp i wyciek poufnych danych jest więc znacząco zminimalizowany.
9) Możliwości raportowania
Szefowie i interesariusze chcą często wiedzieć, co się dzieje. Narzędzie, które oferuje intuicyjne raporty, statystyki, podsumowania – oszczędza czas i wspiera podejmowanie decyzji. Z jednej strony sprawdzić, czy w narzędziu można tworzyć własne raporty, eksportować dane, lub integrować narzędzie z BI (np. Power BI, Looker Studio). Wcześniej jednak warto potwierdzić, jakie faktycznie raporty pomogą podejmować decyzje i zarządzać zespołem. Nie ma sensu inwestować czas i pieniądze w zaawansowaną analitykę, gdy zarząd potrzebuje tylko podstawowych informacji o zrealizowanych zadaniach.
Przykład:
Nieduża firma technologiczna rozwija własny produkt cyfrowy. Zespół programistów pracuje w podejściu zwinnym, skupiając się na dostarczeniu zakresu zaplanowanego na kolejne 2 tygodnie. Właściciel firmy nie potrzebuje złożonych raportów. Ponieważ ma ciągły kontakt z zespołem, to wystarczy mu bieżąca informacja o zrealizowanych zadaniach i ewentualnie wykrytych błędach. Narzędzia typu Trello czy todoist mogą być wystarczające.
Z drugiej strony, inna firma technologiczna realizuje innowacyjny projekt badawczo-rozwojowy. Na te działania pozyskała środki z Narodowego Centrum Badań i Rozwoju. Taka sytuacja wymaga dokładnego raportowania każdego zrealizowanego zadania, osiągniętych celów i odchyleń od planów bazowych. Narzędzie dające duże możliwości konfiguracji raportów, typu monday.com może być świetnym wyborem.
10) Wykorzystanie automatyzacji i AI
Coraz więcej narzędzi oferuje automatyzację – przypomnienia, zmiany statusów, powiadomienia zależne od terminów. Nowoczesne systemy wykorzystują AI do sugerowania priorytetów, rozpoznawania ryzyk czy optymalizacji harmonogramów.
Oczywiście bez tych funkcji można też pracować efektywnie. Nie polecam więc skupiania się na automatyzacji i AI od pierwszego dnia korzystania z narzędzia. Dużo ważniejsze jest wypracowanie powtarzalnych procesów, raportów itp. Wybierając narzędzie, warto jednak sprawdzić, czy automatyzacja będzie możliwa, gdy przyjdzie na to odpowiedni moment.
Pamiętaj też, że wiele aplikacji mocno rozwija obszar automatyzacji i wykorzystania AI. Warto śledzić to, co się dzieje w tym obszarze. W Newsletterze Project Makers znajdziesz sporo informacji o najlepszych narzędziach do zarządzania zadaniami, nowościach i współczesnych trendach.
Przykład:
Szybko rozwijająca się firma z branży OZE potrzebuje w pierwszej kolejności uporządkować procesy zarządzania projektami. Po wprowadzeniu narzędzia i ujednoliceniu tego, w jaki sposób firma obsługuje klientów, można przejść do kolejnego etapu. Osoby prowadzące projekty zauważyły, że w trakcie realizacji projektu tracą dużo czasu na przypominanie o terminach zadań. Wprowadzono więc kilka typów automatycznych powiadomień o zbliżającym się i przekroczonym terminie. Dzięki temu, że wybrano elastyczne narzędzie — monday.com, to zespół miał dużą swobodę w konfiguracji powiadomień.
& CENA
Oczywiście, koszt też jest ważny. Osoby szukające najlepszego narzędzia do zarządzania zadaniami w swojej firmie popełniają często jeden poważny błąd. Dotyczy to zarówno analizy kosztów, jak i korzyści.
Dlatego finansom przyjrzymy się bardzo dokładnie.
Koszt wdrożenia wykracza znacząco poza sam koszt licencji.
Nie istnieje coś takiego jak darmowe narzędzia do zarządzania zadaniami.
Do każdego wdrożenia należy doliczyć między innymi:
- analizę i dostosowanie procesów,
- konfigurację narzędzia,
- przenoszenie danych z istniejących systemów,
- szkolenia dla użytkowników,
- integrowanie systemów,
- rozwiązywanie bieżących problemów,
- oraz często pomijane — początkowy spadek wydajności po wprowadzeniu nowego narzędzia.
Wdrażając narzędzie do zarządzania zadaniami masz wybór — za to, co powyżej płacisz albo czasem, albo pieniędzmi. Im tańsze narzędzie, tym zwykle wymaga więcej Twojego (i zespołu) czasu. Tak jak na poniższym wykresie ⬇️
Darmowe narzędzia są więc z pozoru darmowe. Nie płacisz za licencję, ale płacisz wydłużeniem czasu obsługi zadań o kilka godzin w tygodniu. Po drugiej stronie jest sytuacja, gdy kupujesz dobre narzędzie z całym pakietem wdrożeniowym. Wtedy Twoje zaangażowanie czasowe jest minimalne.
Podobna sytuacja dotyczy wyliczania zysku z wdrożenia. W Internecie znajdziesz wiele kalkulatorów, których zasada działania jest tak samo błędna. Czyli, taki kalkulator:
- wylicza, ile godzin zyskasz dzięki wprowadzeniu narzędzia,
- mnoży to przez liczbę osób w zespole i średnią stawkę godzinową,
- porównuje to z kosztem licencji za narzędzie.
I to wszystko.
Jak już wiesz z wcześniejszej części, takie wyliczenie kosztów to zbyt duże uproszczenie.
Jeżeli dzięki narzędziu do zarządzania zadaniami pracownik etatowy zaoszczędzi 1 godzinę dziennie, to nie oznacza, że miesięczny zysk firmy wyniesie: 1 godzina x 5 dni x 4 tygodnie x stawka godzinowa.
Wszystko zależy od tego, co ten pracownik zrobi z tak zaoszczędzoną godziną. Jeżeli będzie po prostu odpoczywał i realizował dalej tyle samo zadań co wcześniej, to zyski się nie zmienią. Być może wzrośnie zadowolenie z pracy i inne tego typu wskaźniki, co też jest ważne.
Temat wyliczania zwrotu z inwestycji w narzędzie do zarządzania zadaniami i projektami nie jest łatwy.
Przygotowałem kalkulator, który pomoże Ci przeanalizować typowe koszty i korzyści wynikające z takiego wdrożenia ⬇️
Wybór najlepszego narzędzia do zarządzania zadaniami i projektami — podsumowanie
Podsumowując, wybierając narzędzie do zarządzania projektami lub zadaniami, dobrze jest zacząć od użytkowników i ich potrzeb. Ustalić, co należy zmienić i jakie korzyści powinien odnieść zespół. Do tego warto dodać twarde ograniczenia związane na przykład z ochroną danych osobowych czy pracą na urządzeniu mobilnym.
Z tak zebranych potrzeb stwórz listę wymagań. Dopiero wtedy rozpocznij szukanie narzędzi, które odpowiadają tym konkretnym potrzebom.
Robienie tego w odwrotny sposób — zaczynając od funkcjonalności — może prowadzić do wyboru narzędzia, które jest zbyt złożone, zbyt czasochłonne i ostatecznie nieskuteczne.
Jeżeli po przeczytaniu tego wpisu ma pytania, to wyślij wiadomość przez poniższy formularz lub kliknij i ➡️ umów niezobowiązujące, bezpłatne spotkanie.
