Co zrobić, żeby ludziom się chciało pracować, żeby słuchali i byli zaangażowani najlepiej w sposób samoorganizujący się? W skrócie – co zrobić, żeby zespół projektowy pracował efektywnie?
Z takimi pytaniami przychodzi wielu uczestników i uczestniczek szkoleń z zarządzania. Oczekują genialnych tricków i magicznych wyrażeń, które działają motywacyjnie przez kolejne 8 godzin.
A potem rozczarowani stwierdzają, że szkolenie było do d… bo nic takiego nie padło.
O tym czy warto szukać magicznych zaklęć motywacyjnych pisałem w artykule 7 rzeczy, których nie rób gdy zespół pracuje zbyt wolno.
Ten wpis jest kontynuacją tamtego artykułu.
Tym razem zajmiemy się już konkretnymi rozwiązaniami.
Nie rób nic – słuchaj
Poprawę efektywności najlepiej zacząć od…nie robienia niczego. Po prostu słuchaj, obserwuj i nie analizuj.
Dlaczego to jest ważne?
Jeżeli działasz pod wpływem impulsu, emocji i nagłej potrzeby zmiany sytuacji, to możesz zacząć naprawiać niekoniecznie ten problem, o który chodzi.
Zorganizuj spotkania indywidualne z każdą osobą. Rozmawiaj, słuchaj i zapisuj obserwacje.
Ale niczego nie zmieniaj, dopóki w pełni nie zrozumiesz o co chodzi.
W prowadzeniu neutralnej komunikacji bez oceniania i sugerowania odpowiedzi pomogą Ci techniki:
Jeżeli jest konflikt – wyciągnij go na wierzch
Ukryty konflikt zabija efektywność. Spada poczucie bezpieczeństwa psychologicznego. Ludziom się zwyczajnie nie chce lub się boją podejmować inicjatywy.
Nawet, jeżeli jest to banalny konflikt, to wyciągnij go na wierzch. Nazwij wprost to, o co chodzi.
Pamiętaj, aby formułować oceny na podstawie tego co widzisz i słyszysz, a nie tego co ludzie mają w głowach (być może).
Przykładowo, może powiedzieć lub napisać:
„Widzę, że komunikacja na kanale zawierała w ostatnim tygodniu dużo obraźliwych wyrażeń. Taki sposób komunikacji jest niezgodny z zasadami naszego zespołu. Dlatego zorganizowałem spotkanie, na którym chciałbym wyjaśnić przyczyny takiej komunikacji i wspólnie znaleźć możliwości poprawy sytuacji.”
Ale nie:
„Widzę, że jest tu jakiś problem. Zacznijcie wreszcie ze sobą normalnie rozmawiać!”
Pokazuj efektywność na własnym przykładzie
Mówienie o tym, żeby było lepiej niewiele daje. Pokazanie, jak pracować efektywnie, to już zupełnie coś innego.
Jeżeli więc chcesz, żeby zespół projektowy pracował efektywnie, to zacznij od siebie. Angażuj się w to, co robisz.
Dostarczaj tematy zgodnie z ustaleniami. Bądź proaktywny i skuteczny.
Podobno jesteśmy średnią 5 osób, z którymi spędzamy najwięcej czasu. Jeżeli więc dasz dobry przykład, to w naturalny sposób rozpropaguje się to na cały zespół.
Stwórz warunki do współpracy
W pewnej korporacji menedżerowie mieli okazję, żeby zobaczyć jak pracują inni na takich samych stanowiskach, jakie mają problemy i jak je rozwiązują. Wcześniej każdy pracował w swoim silosie, nieświadomy tego co dzieje się poza nim.
Efekt był zaskakujący. Dla niektórych było to niesamowite odkrycie. Działo się to w ramach szkolenia, ale to samo możesz wprowadzić w codziennej pracy.
Stwórz warunki, w których:
- Ludzie pracują w różnych konfiguracjach, w parach i mniejszych grupach. Dzięki temu dobre praktyki poprawiające jakość pracy będą się przenikać.
- Ludzie będą mieli okazję zrobić coś razem poza pracą. Wyjść gdzieś wspólnie i porozmawiać nie tylko o pracy. Zmniejszenie dystansu i poznanie innych to spory zastrzyk dla efektywności pracy zespołu projektowego.
Podejmuj decyzje
Znasz takie sytuacje:
Czasami faktycznie osoba lub zespół potrzebują czasu, żeby się rozkręcić i zacząć działać efektywnie.
A czasami trzeba zadziałać i nie czekać, że „samo się zrobi”.
Jeżeli trzeba kogoś przenieść lub nawet zwolnić, żeby cały zespół zaczął pracować efektywnie, to być może jest to najbardziej odpowiednia opcja.
Podsumowanie – co zrobić, żeby zespół projektowy pracował efektywnie
- Poznaj prawdziwy problem. Słuchaj, obserwuj i nie oceniaj.
- Wyciągaj wszystkie brudy na wierzch. Nie zamiataj ich pod dywan.
- Dawaj przykłady efektywnej realizacji zadań.
- Twórz warunki, w których ludzie będą mieli okazję wymieniać się dobrymi praktykami.
- Jeżeli trzeba podjąć niekomfortową decyzję, to zrób to jak najszybciej.
Czy Scrum Master zawsze podnosi efektywność zespołu projektowego? Sprawdź w artykule Co robi Scrum Master – czy potrzebuję go w zespole projektowym?
