Zarządzanie projektami przy pomocy Google Sheet – kilka niezbędnych funkcji

Co sądzisz o zarządzaniu projektami z wykorzystaniem Google Sheet czy Excela? Są tacy, którzy twierdzą, że arkusze kalkulacyjne to największe zło w prowadzeniu projektów. Że to nie jest profesjonalne. I po prostu nie działa.

Czy istnieje na świecie ktoś, kto ani razu nie używał Excela czy Google Sheet do prowadzenia projektu? Wątpię!

Zarządzanie projektami w Google Sheet

W tym artykule pokażę Ci 7 prostych tricków, które pomogą Ci w zarządzaniu projektami z wykorzystaniem Google Sheet.

Mam też dla Ciebie gotowy szablon. Ale o tym więcej na końcu artykułu.

1. Walidowanie danych

1.1 Ostrzeganie o nieprawidłowych danych

W arkuszu do zarządzania projektami łatwo wyobrazić sobie pola, które mają wartości zgodne ze słownikiem. Jednak czasami wpisujemy do nich też inne dane.

Na przykład pole z przypisaniem osoby do zadania. Zwykle jest to ktoś z zespołu, ale możemy też przypisać zadanie do zewnętrznego konsultanta itp.

Google Sheet ma pomocne rozwiązanie – może podpowiadać wartości z listy, jednak gdy wpiszesz coś innego, to wyświetli ostrzeżenie (ale zaakceptuje tę wartość).

1. Przejdź do: Data -> Data Validations.
2. Wybierz listę, według której wartości będą weryfikowane.
3. Koniecznie zaznacz “Show warning”

1.2 Odrzucanie nieprawidłowych danych

Scenariusz podobny do tego z punktu 1. Tym razem jednak nie chcesz aby błędne wartości znalazły się w arkuszu.

Może to dotyczyć na przykład kolumny ze statusem zadań. Wpisanie tam czegoś co nie jest na liście spowoduje zamieszanie.

Reguły ustawiasz tak jak w pkt 1:

1. Przejdź do: Data -> Data Validations.
2. Wybierz listę, według której wartości będą weryfikowane.
3. Koniecznie zaznacz “Reject input”.
4. Możesz też dodać komunikat błędu zaznaczając “Show validation help text:”, wtedy użytkownik dostanie jasny komunikat błędu, np:

2. Blokowanie danych przed przypadkową zmianą

W arkuszu do zarządzania projektami masz zwykle takie kolumny, w których danych nie chcesz zmienić przypadkowo (albo usunąć). Mogą to być na przykład wyliczania dotyczące budżetu.

W tym celu:

1. Dla zaznaczonych komórek wybierz: Data -> Protect sheet and ranges.
2. Wybierz zakres uprawnień:
   1. czy każdy może edytować dane, a arkusz będzie tylko ostrzegał o zmianie,
   2. czy tylko wybrani użytkownicy mogą zmieniać zawartość.

Jeżeli zdecydujesz się wprowadzić ostrzeżenie, to komunikat będzie wyglądał tak:

3. Kolorowanie komórek na podstawie danych

Kolory pomagają ocenić sytuację w kilka sekund. Jedno spojrzenie i już wiesz czy projekt jest “czerwony” (opóźniony), czy “zielony” (o czasie).

Żeby Twój arkusz do zarządzania projektami w Google Sheet kolorował komórki:

1. Zaznacz zakres komórek, które mają zmieniać kolor, np. pole daty realizacji.
2. Wybierz Format -> Conditional Formatting.
3. Dodaj reguły, np:
   1. Jeżeli status = “Zrobione”, to koloruj na zielono.
   2. Jeżeli data zakończenia < dzisiaj i status nie jest “Zrobione”, to koloruj na czerwono.

Przykładowy rezultat z dnia 23/06/2022:

4. Powiadomienia o zmianie

W systemach do zarządzania projektami powiadomienia to standard. Nie inaczej jest gdy korzystasz z Google Sheet. Chociaż możliwości są nieco ograniczone.

Wybierz: Tools -> Notification rules, a następnie zdecyduj jakie powiadomienia chcesz otrzymać:

Następnie w programie pocztowym ustawiasz reguły dotyczące zawartości powiadomień, na przykład dotyczące konkretnej kolumny czy użytkownika.

Nie jest idealnie, ale może być pomocne.

5. Udostępnianie zestawu filtrów (widoków)

W zarządzaniu projektami interesują Cię zwykle konkretne widoki. Na przykład:

• Zadania opóźnione.
• Zadania przypisane do osób z konkretnego zespołu.
• Zadania w określonym statusie itp.

Zamiast zmieniać filtry za każdym razem, możesz utworzyć gotowe widoki.

1. Ustaw zestaw filtrów.
2. Zapisz ustawienia Data -> Filter view -> Save as filter view

Następnie, kiedy wyświetlisz taki widok, to skopiuj adres url strony. Na końcu adresu powinno znajdować się:
fvid=123456789 (w Twoim przypadku będzie to inny numer).

Dane będą automatycznie odfiltrowane za każdym razem, gdy użyjesz tego linka. Zapisz taki adres w swoich zakładkach lub wyślij go do osób z zespołu.

6. Automatyczne numerowanie zadań na podstawie numeru wiersza

Jednym z wyzwań w arkuszu jest numerowanie zadań. Zwłaszcza jeżeli często dodajesz lub usuwasz wiersze. Ręczne numerowanie to koszmar i przydałoby się jakieś automatyczne rozwiązanie.

W Google Sheet możesz wykorzystać aktualny numer wiersza do auto-numerowania zadań.

W tym celu użyj formuły:

= ROW()

lub jakichś modyfikacji, np.

• ROW() – 1,
• “ZAD.” & ROW() itp.

Teraz po usunięciu czy dodaniu wiersza numeracja zaktualizuje się automatycznie.

7. Analizowanie statystyk

Google Sheet udostępnia podstawowe statystyki, które pokażą na przykład jak rozkłada się przypisanie zadań w projekcie.

Dla konkretnej kolumny wybierz Data -> Column stats

Do pobrania

Na koniec mam dla Ciebie dwa przydatne linki:

1. Przykładowy arkusz do zarządzania projektami przy pomocy Google Sheet – pobierzesz go na stronie DO POBRANIA (pkt nr 3 na liście materiałów do pobrania).
2. Cały poradnik od Google na temat zarządzania projektami w arkuszach Google Sheet: https://support.google.com/a/users/answer/9283050?hl=pl

---

A jeżeli interesują Cię narzędzia do zarządzania projektami to koniecznie przeczytaj artykuł na temat skutecznego wdrażania takich aplikacji.

Jak wdrożyć narzędzie do zarządzania projektami? (7 kroków)