Co sądzisz o zarządzaniu projektami z wykorzystaniem Google Sheet czy Excela? Są tacy, którzy twierdzą, że arkusze kalkulacyjne to największe zło w prowadzeniu projektów. Że to nie jest profesjonalne. I po prostu nie działa.
Czy istnieje na świecie ktoś, kto ani razu nie używał Excela czy Google Sheet do prowadzenia projektu? Wątpię!
Zarządzanie projektami w Google Sheet
W tym artykule pokażę Ci 7 prostych tricków, które pomogą Ci w zarządzaniu projektami z wykorzystaniem Google Sheet.
Mam też dla Ciebie gotowy szablon. Ale o tym więcej na końcu artykułu.
1. Walidowanie danych
1.1 Ostrzeganie o nieprawidłowych danych
W arkuszu do zarządzania projektami łatwo wyobrazić sobie pola, które mają wartości zgodne ze słownikiem. Jednak czasami wpisujemy do nich też inne dane.
Na przykład pole z przypisaniem osoby do zadania. Zwykle jest to ktoś z zespołu, ale możemy też przypisać zadanie do zewnętrznego konsultanta itp.
Google Sheet ma pomocne rozwiązanie – może podpowiadać wartości z listy, jednak gdy wpiszesz coś innego, to wyświetli ostrzeżenie (ale zaakceptuje tę wartość).
- Przejdź do: Data -> Data Validations.
- Wybierz listę, według której wartości będą weryfikowane.
- Koniecznie zaznacz „Show warning”
1.2 Odrzucanie nieprawidłowych danych
Scenariusz podobny do tego z punktu 1. Tym razem jednak nie chcesz aby błędne wartości znalazły się w arkuszu.
Może to dotyczyć na przykład kolumny ze statusem zadań. Wpisanie tam czegoś co nie jest na liście spowoduje zamieszanie.
Reguły ustawiasz tak jak w pkt 1:
- Przejdź do: Data -> Data Validations.
- Wybierz listę, według której wartości będą weryfikowane.
- Koniecznie zaznacz „Reject input”.
- Możesz też dodać komunikat błędu zaznaczając „Show validation help text:”, wtedy użytkownik dostanie jasny komunikat błędu, np:
2. Blokowanie danych przed przypadkową zmianą
W arkuszu do zarządzania projektami masz zwykle takie kolumny, w których danych nie chcesz zmienić przypadkowo (albo usunąć). Mogą to być na przykład wyliczania dotyczące budżetu.
W tym celu:
- Dla zaznaczonych komórek wybierz: Data -> Protect sheet and ranges.
- Wybierz zakres uprawnień:
- czy każdy może edytować dane, a arkusz będzie tylko ostrzegał o zmianie,
- czy tylko wybrani użytkownicy mogą zmieniać zawartość.
Jeżeli zdecydujesz się wprowadzić ostrzeżenie, to komunikat będzie wyglądał tak:
3. Kolorowanie komórek na podstawie danych
Kolory pomagają ocenić sytuację w kilka sekund. Jedno spojrzenie i już wiesz czy projekt jest „czerwony” (opóźniony), czy „zielony” (o czasie).
Żeby Twój arkusz do zarządzania projektami w Google Sheet kolorował komórki:
- Zaznacz zakres komórek, które mają zmieniać kolor, np. pole daty realizacji.
- Wybierz Format -> Conditional Formatting.
- Dodaj reguły, np:
- Jeżeli status = „Zrobione”, to koloruj na zielono.
- Jeżeli data zakończenia < dzisiaj i status nie jest „Zrobione”, to koloruj na czerwono.
Przykładowy rezultat z dnia 23/06/2022:
4. Powiadomienia o zmianie
W systemach do zarządzania projektami powiadomienia to standard. Nie inaczej jest gdy korzystasz z Google Sheet. Chociaż możliwości są nieco ograniczone.
Wybierz: Tools -> Notification rules, a następnie zdecyduj jakie powiadomienia chcesz otrzymać:
Następnie w programie pocztowym ustawiasz reguły dotyczące zawartości powiadomień, na przykład dotyczące konkretnej kolumny czy użytkownika.
Nie jest idealnie, ale może być pomocne.
5. Udostępnianie zestawu filtrów (widoków)
W zarządzaniu projektami interesują Cię zwykle konkretne widoki. Na przykład:
- Zadania opóźnione.
- Zadania przypisane do osób z konkretnego zespołu.
- Zadania w określonym statusie itp.
Zamiast zmieniać filtry za każdym razem, możesz utworzyć gotowe widoki.
- Ustaw zestaw filtrów.
- Zapisz ustawienia Data -> Filter view -> Save as filter view
Następnie, kiedy wyświetlisz taki widok, to skopiuj adres url strony. Na końcu adresu powinno znajdować się:
fvid=123456789 (w Twoim przypadku będzie to inny numer).
Dane będą automatycznie odfiltrowane za każdym razem, gdy użyjesz tego linka. Zapisz taki adres w swoich zakładkach lub wyślij go do osób z zespołu.
6. Automatyczne numerowanie zadań na podstawie numeru wiersza
Jednym z wyzwań w arkuszu jest numerowanie zadań. Zwłaszcza jeżeli często dodajesz lub usuwasz wiersze. Ręczne numerowanie to koszmar i przydałoby się jakieś automatyczne rozwiązanie.
W Google Sheet możesz wykorzystać aktualny numer wiersza do auto-numerowania zadań.
W tym celu użyj formuły:
= ROW()lub jakichś modyfikacji, np.
- ROW() – 1,
- „ZAD.” & ROW() itp.
Teraz po usunięciu czy dodaniu wiersza numeracja zaktualizuje się automatycznie.
7. Analizowanie statystyk
Google Sheet udostępnia podstawowe statystyki, które pokażą na przykład jak rozkłada się przypisanie zadań w projekcie.
Dla konkretnej kolumny wybierz Data -> Column stats
Do pobrania
Na koniec mam dla Ciebie dwa przydatne linki:
- Przykładowy arkusz do zarządzania projektami przy pomocy Google Sheet – pobierzesz go na stronie DO POBRANIA (pkt nr 3 na liście materiałów do pobrania).
- Cały poradnik od Google na temat zarządzania projektami w arkuszach Google Sheet: https://support.google.com/a/users/answer/9283050?hl=pl
A jeżeli interesują Cię narzędzia do zarządzania projektami to koniecznie przeczytaj artykuł na temat skutecznego wdrażania takich aplikacji.
