Projekt pędzi do przodu, a Ty masz ciągle dużo więcej zadań na liście niż jesteś w stanie zrobić? To normalne. Też tak mam. A w zasadzie miałem, zanim wprowadziłem kilka zmian w zarządzaniu listą TO DO.
W tym artykule dziele się wskazówkami, które dały mi więcej czasu i poczucia kontroli.
Dlaczego zwykłe listy zadań TO DO nie działają?
Problemy z za dużą listą zadań TO DO wynikają z dwóch głównych powodów:
- organizacyjnego (technicznego),
- psychologicznego (mentalnego).
Za dużo zadań na liście = chaos organizacyjny
Jedna lista zadań TO DO posortowana wg priorytetów (góra-dół) jest nie do ogarnięcia. Zwykle więcej zadań dodajesz, niż jesteś w stanie zrobić. Więc lista puchnie i puchnie. Jak znaleźć w niej te najważniejsze zadania? Jak zarządzać priorytetami?
Nie da się!
W takim chaosie łatwo przeoczyć krytyczne zadania. A potem pozostaje już tylko gasić pożary. Zdecydowanie nie jest to dobra droga.
Jeden wymiar to za mało. Lista zadań potrzebuje dodatkowych parametrów. Więcej o tym w dalszej części.
Nieskończona lista demotywuje
Zamykanie tematów jest przyjemne. Odznaczasz zadanie jako zrobione – od razu czujesz się lepiej. A na koniec domykasz całą grupę zadań, cały projekt. To jest dopiero radość.
Nieskończona lista TO DO nie zapewnia takich wrażeń. Co najwyżej zamykasz pojedyncze zadania. Ale całość nigdy się nie kończy.
Takie rozwiązanie działa wręcz demotywująco. Zamykasz jedno i widzisz setkę otwartych zadań.
Nic tylko się załamać.
Jak zmienić listę zadań TO DO w skuteczne narzędzie do planowania?
Do zarządzania listą zadań używałem różnych narzędzi. Od fizycznych notesów, przez wirtualne notatniki, po rozbudowane aplikacje. Teraz wiem, że niezbędne jest naprawdę dobre, dedykowane narzędzie. I oczywiście systematyczność. Kluczowy będzie nawyk regularnego planowania. Ale o tym za chwilę.
Lepiej opisane zadania = prostsze zarządzanie
Narzędzie musi umożliwiać dodanie meta-danych do zadań. Czyli poza treścią (tym co jest do zrobienia) musi być też możliwe dodanie różnych parametrów.
Najbardziej przydatne, to:
- etykiety, kategorie, tagi – na przykład projekty, klienci itp. Coś, co pozwoli zgrupować zadania.
- priorytet – oczywiste. Musisz wiedzieć co jest ważne.
- data realizacji – bo przecież nie wszystko jest na dzisiaj.
- przypisanie – konieczne jeżeli więcej osób korzysta z listy. Psychologicznie to też pomaga, gdy widzisz swoje nazwisko obok zadania.
Jeżeli narzędzie ma taką funkcję to dodaj też szacunkowy czas trwania. To będzie bonus dla motywacji. Podświadomie będziesz starał się zmieścić w założonym czasie.
Dodawaj parametry do każdego zadania. Nie musisz tego robić od razu gdy tworzysz task. Najważniejsze, żeby o tym nie zapomnieć. Ja uzupełniam te parametry co 1-2 dni. Oczywiście, jeżeli coś nie jest pilne. To wystarcza.
Jeżeli masz wszystkie zadania skategoryzowane, to możesz przejść do planowania. Czyli kolejnego kroku.
Dużo zadań na liście w danym dniu = niska skuteczność
Pora na planowanie pracy. Zobaczysz dlaczego tak ważne jest dodawanie kategorii i innych informacji do zadań.
Jak dużo zadań na liście wspiera Twoje cele?
Lista zadań może być nieskończona. Czym zająć się w pierwszej kolejności?
Ja patrzę na zadania z perspektywy celów jakie wspierają. Jeżeli na przykład:
- projekt X ma deadline w przyszłym miesiącu, to zadania związane z tym projektem stają się priorytetowe,
- mam ważną prezentację za 2 tygodnie, to koniecznie rezerwuję czas na kilka sesji próbnych przed tym terminem. Potem będzie za późno…itd.
W ten sposób redukuję ilość pożarów, które wybuchają na ostatnią chwilę.
Żeby zrobić to dobrze, to potrzebuję precyzyjnej kategoryzacji zadań i przypisania terminów realizacji.
A jeżeli trafiam na zadania, które nie wspierają aktualnych celów, to po prostu je usuwam.
Plan na tydzień jest realistyczny (i niemalże święty)
Priorytetowe zadania układam w plan tygodnia. Taki plan zawiera kluczowe działania na każdy dzień. Zwykle potem wpada coś przy okazji. Czasami sekwencja się nieco zmieni. Ale główny zakres prac na tydzień pozostaje niezmieniony.
W planie tygodniowym uwzględniam swoją dostępność. Nie oszukuję się, że zrobię dużo jeżeli mam dzień pełny spotkań czy warsztatów. Ok, czasami się oszukuję, ale potem nie kończy się to dobrze. Plan powinien być przede wszystkim realistyczny.
W trakcie planowania wszelkie etykiety/kategorie/tagi ułatwiają mi grupowanie podobnych zadań. Dużo efektywniej wykonuje się wiele zadań z jednej grupy/projektu niż gdy muszę przeskakiwać z tematu na temat. Polecam Ci takie podejście.
Plan tygodniowy zamienia nieskończenie dużo zadań na liście TO DO w coś skończonego. Coś, czym łatwo zarządzić. I co daje masę satysfakcji jeżeli wszystko zamknę o czasie. Zwłaszcza w piątek, gdy spoglądam na skutecznie zamknięty cały tydzień!
Priorytety na jutro określ już dziś
Dla mnie koniec jednego dnia oznacza planowanie kolejnego. Podsumowuję co zrobiłem, a czego nie. To też jest ok, jeżeli przenoszę coś na następny dzień. Szkoda się spinać o jedno czy dwa nieskończone zadania.
Taki plan przygotowany na koniec dnia pomaga mi się skupić od rana na pracy (w kolejnym dniu). Nie odpalam komunikatorów i maili czekając, aż ktoś mi wrzuci jakieś zadanie. Wiem co mam robić. I co będzie wspierało cele w dłuższej perspektywie.
Zostaw sobie bufor
Na każdy dzień i cały tydzień mam bufory. Zwykle coś wskoczy, pojawią się rozpraszacze. Jesteśmy tylko ludźmi.
Domknięcie nawet mniejszej listy zadań zadziała lepiej, niż zostawienie masy otwartych zadań (bo za dużo było w planie).
Podsumowanie
Lista TO DO składa się więc z:
- Backloga zadań, które:
- wspierają najważniejsze cele,
- są przypisane do projektów, klientów, kategorii,
- mają szacunkową datę realizacji i czasochłonność.
- Planu tygodniowego – fragmentu backloga przypisanego do poszczególnych dni w ramach tygodnia. Przynajmniej na obecny i następny tydzień, ale może być też na kolejne.
- Planu dnia – tego co jest do wykonania na dziś.
Jakie narzędzia do zarządzania listą TO DO?
Dobre narzędzie pomaga efektywnie zarządzać nawet dużą listą zadań TO DO. Przedstawiam Ci dwa, z których obecnie korzystam.
Microsoft Planner
Planner, czyli popularne narzędzie Microsoftu. Obsługa jest prosta – tworzysz tablice Kanbanowe, dodajesz zadania, terminy realizacji, priorytety itd.
Na plus jest łatwość obsługi i integracja z innymi narzędziami Microsoft (jeżeli ich używasz). Możesz więc wyświetlić plan na kanale w Teams czy w kalendarzu w Outlook.
Na minus pewne braki w intuicyjności. Na przykład, żeby odfiltrować zadania do zrobienia na dziś trzeba rozwinąć listę filtrów i tam wybrać odpowiednią opcję. To jest raczej podstawowy widok, który mógłby być szybko dostępny. A potem gdy zmieniam datę realizacji zadania z dziś na jutro, to takie zadanie nie znika z listy (pomimo filtra). Trzeba wyłączyć i włączyć filtr ponownie.
Krajowe, darmowe rozwiązanie – Nozbe Personal
Moim drugim odkryciem jest Nozbe Personal. Aplikacja dedykowana do zarządzania listą TO DO. Ogólnie do poprawy efektywności.
Jak piszą autorzy tego rozwiązania:
Dla mnie Nozbe jest dużo bardziej przyjazne niż Microsoft Planner. Każdy szczegół jest tak dopracowany aby ograniczać klikanie, a w zamian dostarczać wszystkie potrzebne informacje od razu.
Ciężko mi znaleźć jakieś minusy. Może brak wizualizacji postępu i listy zadań (wykresów), tak jak to jest w Plannerze.
Na plus jest cała reszta. Intuicyjność, łatwość obsługi. Zadania cykliczne sprawdzają się znakomicie kiedy same wskakują na listę top-priorytetów w odpowiednim momencie. Pomocne jest też dodawanie czasu trwania zadań – coś, czego brakuje w Plannerze.
Wypróbuj Nozbe Personal za darmo, bez podawania karty kredytowej itp. Po okresie próbnym możesz przejść na wersję w pełni darmową. Z pewnymi ograniczeniami, ale na indywidualne potrzeby powinna wystarczyć.
Podsumowanie
Dużo zadań na liście nie musi oznaczać chaosu. Potrzebne jest jedynie Twoje zaangażowanie, systematyczność i dobre narzędzie.
W zamian otrzymujesz więcej wolnego czasu i co najważniejsze – spokój.
Ten artykuł zawiera linki partnerskie. Korzystając z nich wspierasz działalność bloga Project Makers. Dziękuję!
W temacie optymalizacji sprawdź jak automatyzować proste czynności biurowe.
A w kwestii aplikacji sprawdź co potrafi narzędzie monday.com.
