Rozwiązywanie problemów projektowych metodami CIA (na podstawie książki „Military Intelligence Blunders”)

Historia uczy, że wszyscy jesteśmy więźniami naszych doświadczeń. Ty, ja, cały świat. Mamy stałe przyzwyczajenia. W rezultacie popełniamy te same błędy wielokrotnie. Do czasu, aż ktoś nie zademonstruje innych sposobów na rozwiązywanie problemów.

Właśnie w książce Military Intelligence Blunders znalazłem kilka ciekawych technik stosowanych przez CIA i inne agencje do rozkładania złożonych problemów na czynniki pierwsze.

Z tego artykułu dowiesz się, jak służby wywiadowcze rozwiązują problemy.
I dlaczego tak często się mylą!

Komórki wywiadowcze rozwiązują problemy perfekcyjnie…tylko na filmach

Zanim przejdę do technik rozwiązywania problemów to mam coś, co może zmienić Twoje wyobrażenie o świecie. Do tej pory wydawało mi się, że służby wywiadowcze działają jak dobrze naoliwione maszyny. Widzą i wiedzą wszystko. Mają dostęp do informacji i wiedzą co z nimi zrobić.

Bzdura!

Gdyby tak było, to nie doświadczylibyśmy zamachów z 11 września, ofensywy Tết czy ataku na Pearl Harbor.

Dlaczego tak się dzieje?

CIA i inne agencje to nic innego jak ogromne korporacje. Działają tam podobne mechanizmy, które być może obserwujesz w swojej firmie, czyli:

• budowanie silosów i niezdrowa rywalizacja,
• problemy z pozyskaniem specjalistów,
• zaburzony przepływ informacji (komunikacja – problem zgłaszany na każdym retro!),
• robienie rzeczy bez celu i sensu,
• nieuczenie się na błędach.

Przykład?

Amerykanie wchodząc do Afganistanu w 2001 roku, popełnili tam te same błędy, co Sowieci w 1979.

Po pierwsze brakowało im specjalistów. W komórkach wywiadowczych nie było ludzi znających specyfikę regionu. W efekcie wdrażali rozwiązania zachodnie, zupełnie niepasujące do kultury afgańskiej, jak choćby centralne, hierarchiczne zarządzanie.
Nieodpowiedni ludzie podejmujący ważne decyzje. Czy to nie brzmi znajomo?

Dalej było jeszcze gorzej. Kiedy Amerykanie zajęli już Kabul, to nikt nie umiał odpowiedzieć na jedno pytanie. Dość istotne pytanie, czyli: „po co my tu jesteśmy?” Brakowało konkretnego celu i wskaźników, które pokazywałyby status realizacji tego celu. Każda komórka ciągnęła w swoją stronę. Bez centralnego planu i pomysłu.
Czy to też nie brzmi znajomo?

Wiele podobnych historii przeczytasz we wspomnianej książce Military Intelligence Blunders.

Teraz przejdźmy do głównego tematu, czyli sposobu na rozwiązywanie problemów.

Rozwiązywanie problemów metodami agencji wywiadowczych

To nie jest tak, że agencje wywiadowcze wszystko robią źle. Są pewne rzeczy, których warto się uczyć od CIA i innych komórek. Rozwiązywanie problemów metodą dekompozycji jest jedną z nich.

W takim podejściu najważniejsza jest jedna zasada (poniżej).

Analizuj możliwości i intencje (zawsze!)

Wyobraź sobie, że przychodzi do Ciebie prezydent kraju X z pytaniem, czy w najbliższych 3 miesiącach nastąpi atak ze strony kraju Y. Jak znajdziesz odpowiedź?

Agenci wywiadu rozbijają najpierw taki problem na dwie najważniejsze składowe:

• możliwości,
• intencje.

Żeby zaatakować trzeba mieć czym (możliwości) i chcieć to zrobić (intencje).

Możliwości można coraz łatwiej ocenić. Zdjęcia satelitarne czy nagrania z dronów dają nieskończone możliwości. Nie przejdzie już znane z II WŚ symulowanie inwazji za pomocą dmuchanych czołgów.

Problemem jest drugi czynnik. Nigdy nie ma 100% pewności co do intencji. Potrzebne są wiarygodne źródła mające dostęp do najbliższego otoczenia osoby inwigilowanej.

Dlatego też już na tym etapie rozwiązywania problemów zespoły dzielą początkowe pytanie na dwie składowe:

• czy kraj Y mam możliwości, żeby zaatakować kraj X?
• czy kraj Y ma interes i chęci w tym, żeby zaatakować kraj X?

💡Jak to wykorzystać w projektach?

Kiedy stajesz naprzeciw problemów projektowych, zadaj sobie analogiczne pytania:

• czy mamy w zespole odpowiednich ludzi, umiejętności czy narzędzia, żeby w ogóle podejść do problemu?
• czy w ogóle chcemy się tym zajmować?

Rozwiązywanie problemów metodą dekompozycji

Podział jak powyżej to dopiero pierwszy krok. Następnie zespoły rozkładają każdy wątek na jeszcze bardziej szczegółowe pytania.

Na przykład:

• czy kraj Y mam możliwości, żeby zaatakować kraj X?
  • czy kraj Y ma wystarczająco dużo żołnierzy?
    • czy kraj Y ma żołnierzy piechoty więcej niż …?
      • ilu żołnierzy piechoty posiada kraj Y w regularnej armii?
      • ilu żołnierzy piechoty może powołać kraj Y w najbliższych 3 miesiącach?
    • czy kraj Y ma odpowiednio wyszkolonych pilotów (więcej niż …)?
    • itd.
  • czy kraj Y ma wystarczająco dużo sprzętu?
  • czy kraj Y ma odpowiednie zapasy zaopatrzenia?
  • itd.

Z pytania ogólnego powstaje więc wiele pytań szczegółowych.
Takie pytania to nic innego jak zadania do wykonania. Na przykład określenie stanu liczebnego regularnej armii. Po wykonaniu zadania i wprowadzeniu danych odpowiedź na nadrzędne pytanie pojawia się automatycznie. Rozwiązywanie problemów staje się banalne.

💡Jak to wykorzystać w projektach?

Rozkładaj trudne pytania na pytania szczegółowe, na które łatwo znajdziesz odpowiedzi.

Na pytanie „czy mamy możliwości, żeby zrealizować ten projekt?” trudno odpowiedzieć.
Po rozbiciu na składowe typu: „czy mamy dwóch doświadczonych backendowców?” itd. sytuacja robi się banalna. Jeżeli nie mamy kogoś, kto jest kluczowy w projekcie, to odpowiedź na pytanie o możliwości będzie negatywna. W rezultacie odpowiedź na główne pytanie, czyli czy wchodzimy w ten projekt, też będzie negatywna.

Dobre dane to zweryfikowane dane

Stawianie dobrych pytań to część sukcesu. Trzeba jeszcze znaleźć na nie odpowiedzi.

W taki sposób zaczyna się wiele wpadek wywiadowczych. Pytanie było dobre. Pojawiły się nawet odpowiedzi, tylko…nikt ich nie zweryfikował.

Dlatego każde ze szczegółowych pytań musi mieć:

• odpowiedź,
• dowód na to, że jest do dobra odpowiedź.

💡 Jak to wykorzystać w projektach?

Tak samo, jak w CIA — szukaj potwierdzeń. Jeżeli ktoś mówi, że będzie miał dostępnych dwóch doświadczonych backendowców, to poproś o ich CV czy portfolio, a także konkretne daty dostępności.

Rozwiązywanie problemów projektowych – podsumowanie

Żeby znaleźć rozwiązanie trudnych sytuacji projektowych:

1. Rozbij problem na dwa główne pytania: czy mamy możliwości, żeby go rozwiązać i czy chcemy się nim zajmować (czy warto)?
2. Te dwa pytania rozbijaj dalej, aż dojdziesz do zadań do wykonania. Tak powstanie drzewo decyzyjne, które da jednoznaczną odpowiedź.
3. Weryfikuj każdą z odpowiedzi. Im poważniejszy problem, tym dokładniejsza powinna być weryfikacja.

Żeby ten proces zadziałał, to potrzebna jest otwarta współpraca i sprawna wymiana informacji. Bez tego żadne procedury nie pomogą. Historia udowodniła to wielokrotnie.

A jeżeli lubisz tematy historyczne, to polecam Ci książkę Military Intelligence Blunders. Tylko jedna kwestia — wersja anglojęzyczna jest pisana trudnym językiem. Często miałem problemy ze zrozumieniem o co chodzi autorowi.
Mimo to, polecam!

---

A może by tak poczytać o zbrodnii i Scrumie?

---

Ten artykuł zawiera linki partnerskie. Korzystając z nich wspierasz działalność bloga Project Makers. Dziękuję!