Jira czy monday.com? Porównanie narzędzi do zarządzania projektami

Sprawdzona od lat Jira czy monday.com, który Polsce dopiero zyskuje na popularności? Które narzędzie lepiej sprawdzi się do zarządzania projektami?

W tym artkule wspólnie z Krzysztofem Nyrkiem rozkładamy na czynniki pierwsze Jirę i monday.com. Jest to kontynuacja rozmowy, której pierwszą część przeczytasz na blogu krzysztofnyrek.eu.

Czytaj pierwszą część rozmowy ➡️ https://www.krzysztofnyrek.eu/project-manager-tools/jira-vs-monday-com/

Z części pierwszej dowiesz się:

1. Jak wygląda porównanie Jiry i monday.com w liczbach.
2. Jak zarządzać wersjami w Jirze i monday.com.
3. Jak Jira i monday.com wspierają pracę działów service desk.
4. Jakie są możliwości raportowe obu narzędzi.

Jira czy monday.com – część druga

W drugiej części rozmawiamy o:

1. Zarządzaniu zespołem.
2. Możliwości dostosowania narzędzia, własnych widokach itp.
3. Integracji Jiry i monday.com z narzędziami do budowania dokumentacji.
4. Automatyzacji pracy.
5. Integracji z zewnętrznymi aplikacjami.

Zarządzanie zespołem – Jira czy monday.com?

Krzysztof Nyrek: Jira jest doskonałym narzędziem do zarządzania projektami, jednak w obszarze zarządzania zasobami ludzkimi, ma jeszcze wiele przestrzeni na rozwój i doskonalenie.

Obecnie w Jira możemy przypisywać ludzi do zadań, zespołów oraz ról projektowych, a także przeglądać harmonogram prac z osadzeniem zadań na osi czasu oraz avatarami osób przypisanych do zadań. Mimo to, brakuje mi widoku, który pokazywałby obciążenie pracą poszczególnych członków zespołu projektowego nie tylko w ramach pojedynczego projektu, ale także w kontekście innych prac planowanych w innych projektach.

Jedną z ciekawszych funkcjonalności dostępnych w Jira jest możliwość układania zadań w tak zwane tory. Tory to filtr, na podstawie którego zadania grupowane są na tablicy kanbanowej. W kontekście zarządzania zespołem jest to funkcjonalność szczególnie interesująca, ponieważ pozwala na pogrupowanie zadań według osoby przypisanej do zadania. Dzięki temu można łatwo zorientować się, który z członków zespołu ma najwięcej przypisanych zadań, a kto ma ich mniej. W ten sposób możliwe jest lepsze balansowanie obciążeniem pracą w projekcie.

Jira oferuje także system przypisywania ludzi do zadań oraz wywoływania ich w komentarzach, co ułatwia pracę projektową. Dostępne w Jira narzędzie raportowe pomaga w zarządzaniu pracą w zespole. Mimo to, jeśli chodzi o funkcjonalność w ścisłym rozumieniu sformułowania „zarządzanie zespołem projektowym”, w Jira brakuje takiej funkcjonalności.

Producent Monday.com kładzie duży nacisk w reklamach, przynajmniej tych które do mnie trafiają, na łatwość zarządzania zadaniami i zespołem projektowym. Czy rzeczywiście w praktyce tak łatwo jest zarządzać zespołem w Monday.com?

Artur Guła: W monday.com możemy dowolnie konfigurować kolumny. Możemy więc przypisać kilka osób do jednego zadania, na przykład programistę i testera. Jest to wg mnie duży plus już na początku. 

Monday.com faktycznie, tak jak na reklamach, udostępnia sporo możliwości śledzenia obciążenia pracą. Podstawą jest widok/widget “workload”, na którym widać zadania przypisane do danej osoby i graficzny wskaźnik wskazujący czy tych zadań jest za dużo, czy za mało. 

Po najechaniu na dany wskaźnik widać zadania, które składają się na to obciążenie. Na przykładzie powyżej widać, że Anna Zielona w danym tygodniu ma zajętych 37,4 godzin z 40 dostępnych przez zadania w projekcie A i D. Wklikując się dalej można dojść do konkretnych zadań i edytować je z pozycji tego widoku (np. przepisać na kogoś innego). 

Taki widok można dość elastycznie konfigurować, na przykład określając limit godzin dla pracownika. 

Obciążenie pracą można też śledzić na wykresie Gantta czy osi czasu. 

Co ważne, widoki w monday.com mogą łączyć wiele różnych tablic. W jednym z wdrożeń przygotowałem kalendarz nieobecności, który następnie był wyświetlany razem z obciążeniem zadaniami. Dzięki temu, jeżeli pracownik miał np. zaplanowany urlop na cały tydzień i jednocześnie pełen tydzień zadań, to automatycznie wyświetlało się przeciążenie. 

Inną ciekawą opcją jest liczenie kosztów wynikających z przepracowanych godzin. Można skonfigurować tablicę z informacjami o stawkach godzinowych, a następnie poprzez połączenie tej tablicy z zadaniami monday.com wyliczy koszty każdego zadania. 

Co ważne, takie informacje można ukryć na tablicach, tak żeby nie były widoczne dla każdego pracownika. 

Własne widoki, ułatwianie pracy itp. (customizacja)

KN: Jira jest bardzo elastycznym narzędziem, które pozwala na konfigurację według własnych potrzeb i preferencji. Dla Project Managera to oznacza, że może on dostosować Jirę do wymagań konkretnego projektu lub zespołu i tym samym zwiększyć efektywność pracy.

Jednym z głównych sposobów na konfigurację Jiry jest dodanie własnych pól i włączenie ich do procesów projektowych. Przykładowo, Project Manager może dodać pole z priorytetem zadania i wykorzystać je do sortowania i przypisywania priorytetów w projekcie. Innym przykładem może być dodanie pola „klient” do procesu, co ułatwi śledzenie wymagań i preferencji klienta w trakcie projektu.

Kolejnym sposobem na dostosowanie Jiry do własnych potrzeb jest konfiguracja tablic Kanban i Scrum. Project Manager może zdecydować, jakie kolumny powinny być widoczne na tablicy Kanban oraz jakie etapy należy uwzględnić na tablicy Scrum. Dodatkowo, możliwe jest zmienienie nazw istniejących kolumn, aby lepiej odpowiadały procesowi projektowemu zespołu.

Jira umożliwia również tworzenie własnych workflowów, czyli określenie kolejności etapów i zadań w projekcie. Project Manager może dostosować workflow do konkretnego projektu i w ten sposób zapewnić spójność procesu dla całego zespołu.

Innym przykładem konfiguracji Jiry jest integracja z innymi narzędziami, takimi jak systemy do automatyzacji testów lub programy do zarządzania dokumentacją projektową. Dzięki temu Project Manager może zapewnić, że procesy projektowe są spójne i zintegrowane z innymi narzędziami używanymi w projekcie.

W pełni konfigurowalne są również narzędzia do raportowania, filtry, widoki pulpitów, czy role projektowe w projekcie.

Podsumowując Jira jest narzędziem, które można skonfigurować do własnych potrzeb w ramach konkretnego projektu lub zespołu. Dzięki temu Project Manager może dostosować Jirę do wymagań projektowych i zwiększyć efektywność pracy całego zespołu. Jak duże pole do customizacji daje Monday.com?

AG: W monday.com konfiguracja jest konieczna, żeby zacząć. Z czasem można ją zmieniać i dostosowywać do potrzeb projektu. Dobrą praktyką jest przygotowanie na początek podstawowej struktury, np. tylko z nazwą zadania, statusem i osobą przypisaną. I z czasem dodawanie kolejnych kolumn według faktycznych potrzeb. To jest duży plus dla zespołów zaczynających dopiero pracę z systemem do zarządzania projektami. Dzięki temu nie zgubią się w mnogości pól do wypełniania.

Monday.com oferuje bardzo szerokie możliwości jeżeli chodzi o typ danych w kolumnach. Poza standardowymi liczbami, tekstem czy listami rozwijanymi dostępne są np. przyciski, checkboxy, tagi, pola wyliczane (formuły), pola z lokalizacją i wiele innych. 

Przykładowe kolumny:

Poruszanie się po tablicach ułatwiają różne widoki, które są widoczne w kolejnych zakładkach. Standardowym widokiem jest tablica z zadaniami, którą można też wyświetlić jako Gantt, Kanban, oś czasu itd.
Widok można też utworzyć z ustawienia filtrów i widoczności kolumn. Na przykład gdy ustawię filtr na zadania do zrobienia i te w trakcie realizacji, a do tego ukryję większość kolumn poza szacowaną datą zakończenia i pozostałym nakładem pracy, to powstanie prosty widok do raportowania postępu prac. Analogicznie mogę zbudować widok dla zadań, które wymagają przeglądu, tych przypisanych do mnie itd. 

Monday.com dostarcza też znane i lubiane funkcjonalności z Excela, takie jak “zamrażanie” pewnych kolumn, żeby nie przesuwały się przy scrollowaniu, oraz formatowanie warunkowe. 

Użytkownik może również ustawić domyślne wartości dla nowych elementów na tablicy (np. datę, przypisanie, status itd.).

Każdą tablicę można zapisać jako szablon, a następnie na podstawie takiego szablonu tworzyć kolejne tablice. Jest to szczególnie przydatne przy automatyzacji, czyli np. gdy projekt może formalnie wystartować i jego status zmieni się na “rozpoczęty”, to monday.com utworzy na podstawie szablonu tablicę z zadaniami dla tego nowego projektu. 

W monday.com w prosty sposób można ograniczać widoczność i edytowalność każdej z kolumn. Wystarczy kliknąć w kolumnę i wybrać opcję ukrycia lub zablokowania do edycji. Od tej pory wszyscy nie-administratorzy tablicy nie widzą danych, lub nie mogą ich edytować. Możliwe jest dodanie wyjątków, czyli umożliwienie konkretnemu użytkownikowi (lub grupie) podglądu lub edycji danej kolumny, pomimo że domyślne uprawnienia na to nie pozwalają. 

W konfiguracji monday.com najlepsze jest to, że wszystko co opisałem powyżej wykonuje się na tablicach. Nie ma osobnej strony z konfiguracją widoków. Klasyczny WYSIWG! 

Ciekawostką jest to, że w monday.com nie ma zarządzania przejściami pomiędzy statusami. Czyli to, co w Jirze jest mocno rozbudowane i stanowi punkt wyjścia do innych funkcjonalności, tutaj w ogóle nie istnieje. Do mnie ta filozofia przemawia. W praktyce i tak przejście z każdego stanu na każde jest konieczne, bo życie lubi zaskakiwać. A jeżeli ktoś chce zbudować workflow z konkretnymi ograniczeniami, to można próbować składać reguły z automatyzacji, lub skorzystać z gotowej aplikacji do zarządzania workflow (za niewielką opłatą).

Integracja z systemem do zarządzania dokumentacją

KN: Jednym z najlepszych aspektów, który mnie osobiście przekonał do Jira, to integracja z Confluence. Confluence to narzędzie online do prowadzenia dokumentacji projektowej. Można w dużym uproszczeniu powiedzieć, że to notatnik projektowy, jednak to bardzo duże uproszczenie.

Confluence jest w pełni zintegrowany z Jira, dzięki czemu prowadzenie notatek projektowych czy przygotowanie notatki na spotkanie statusowe projektu staje się niezwykle łatwe. Przykładowo, w Confluence możemy na podstawie filtru zadań z Jira wyraportować w jednym miejscu interesujące nas zadania z ich statusem. Możemy również na podstawie tabeli wymagań automatycznie założyć zadania w Jira, które zostaną podlinkowane w Confluence, co pozwoli nam w łatwy sposób przedstawić na spotkaniu statusowym, na jakim etapie prac jest projekt w odniesieniu do określonych wymagań projektowych.

Sam Confluence posiada również wiele wbudowanych funkcjonalności, dzięki którym możemy na przykład zebrać na jednym widoku najważniejsze notatki projektowe z kilku projektów lub łatwo przeglądać status realizacji zadań, które zostały rozpisane na spotkaniach projektowych. Co bardzo ułatwia pracę z wieloma projektami.

Jeśli chodzi o zadania w Jira, to w łatwy sposób można podlinkować wymagania czy inne dokumenty powiązane z zadaniem, które znajdują się w Confluence. Dzięki temu opisy zadań, które są bardzo długie, mogą być umieszczone w Confluence, gdzie praca z takimi opisami jest zdecydowanie łatwiejsza niż w polu tekstowym dostępnym w opisie zadania w Jira.

Integracja Jira z Confluence, to potężne narzędzie do kompleksowego zarządzania projektami, jak temat dokumentacji i powiązania jej z zadaniami można obsłużyć w Monday.com?

AG: Monday.com nie pozostaje w tyle jeżeli chodzi o dokumentację. Zaczynając już od darmowego pakietu dostępna jest funkcjonalność tworzenia dokumentacji (workdocs). Plusem jest więc to, że zarówno zadania jak i dokumenty są w jednym miejscu, bez potrzeby przełączania się pomiędzy platformami. 

Wizualnie i funkcjonalnie dokumenty monday.com przypominają dość mocno Confluence. No, ale jeżeli coś działa, to dlaczego by się na tym nie wzorować? 

Dokumenty można tworzyć jako osobne byty (jak tablice), lub jako elementy istniejące w ramach konkretnych zadań. Do tego drugiego służy oczywiście dedykowana kolumna, która generuje i przechowuje dokumenty. 

Monday.com oferuje gotowe szablony dokumentów (np. raport projektowy), oraz szablony sekcji dokumentu (np. problem farming, voting table). Dostępny jest też szereg typowych funkcji, takich jak formatowanie, wstawianie tabel, załączanie plików, filmów itd.

Tak jak i w Jira, tak samo w monday.com można wstawić do dokumentu tablicę z zadaniami oraz różne widgety, np. wykres Gantta, kalendarz, jakiś wskaźnik liczbowy itd. 

Do zadań można też załączać dokumenty z innych źródeł, jak np. z Google Drive czy Dropboxa. 

Pomimo tego, że monday workdocs to młoda funkcjonalność, która została udostępniona w połowie 2021 roku, to według mnie radzi sobie całkiem dobrze.

Automatyzacja pracy w Jira i monday.com

KN: Kolejnym fantastycznym atutem Jiry jest możliwość automatyzacji wielu zadań. W Jirze można automatyzować nie tylko flow pracy, ale także powiadomienia oraz przypisywanie zadań do poszczególnych członków zespołu projektowego, w zależności od etapu, na którym dane zadanie się znajduje.

Aby zacząć automatyzować zadania w Jira, należy skorzystać z narzędzia Jira Automation. Umożliwia ono konfigurowanie automatycznych reguł, które wykonają określone czynności na podstawie różnych wydarzeń w systemie. Automatyzacja zadań w Jira może obejmować wiele działań, takich jak:

• Przenoszenie zadania na inny etap procesu po zakończeniu innej czynności;
• Tworzenie nowych zadań w oparciu o szablony lub istniejące zadania;
• Aktualizacja pól zadania w zależności od określonych warunków;
• Przypisywanie zadań do konkretnych użytkowników lub grup w oparciu o ich specjalizację lub umiejętności;
• Wysyłanie powiadomień o ważnych zmianach w zadaniach lub o nowych zdarzeniach w systemie.

Funkcja automatyzacji zadań w Jira jest bardzo rozbudowana i pozwala na integrację w wielu obszarach. Konfiguracja workflow pracy umożliwia przypisanie kryteriów warunkowych do każdego kroku pracy i automatyczne wykonywanie przez system działań. Dzięki temu można skutecznie wykorzystać możliwości automatyzacji dla swoich potrzeb.

Uwielbiam możliwości jakie daje automatyzacja w Jira, a jak wygląda to w Monday.com? Co mogę zautomatyzować i jak głęboko twórcy Monday.com pozwalają się zagłębić się w automatyzację zadań?

AG: Monday.com wypada na tym polu bardzo podobnie do Jiry. Narzędzie oferuje szerokie możliwości automatyzacji, które regularnie się powiększają o coraz to ciekawsze funkcje. Dostępny jest zarówno zestaw standardowych automatyzacji, a także kreator, w którym można wyklikać własne wyzwalacze i akcje. Jak najbardziej możliwe jest więc skonfigurowanie automatyzacji, które wymieniłeś powyżej. 

Monday.com udostępnia dużo akcji bazujących na datach. Ciekawostką jest na przykład cykliczne tworzenie zadań, przydatne przy planowaniu spotkań. Monday.com może utworzyć co 2 tygodnie zadanie na refinement sprintu, w ramach którego będzie tworzona lista zadań do omówienia, czy notatka ze spotkania. A kiedy data spotkania minie, to inna automatyzacja przeniesie takie zadanie do archiwum.

Inną ciekawostką jest powiadamianie użytkowników w zależności od pojawienia się słów kluczowych w dyskusji nad zadaniem. 

Ostatnio też pojawiła się użyteczna opcja automatycznego łączenia tablic na podstawie wyrażenia w konkretnej kolumnie. Przykładowo: utworzyłem tablicę z pracownikami, w której wpisałem stawki godzinowe. Następnie w tablicy z zadaniami przypisuję pracownika. Dzięki tej automatyzacji, po przypisaniu osoby do zadania nastąpi połączenie do tablicy z pracownikami i pobranie stawki godzinowej. Dalej już kolumna wyliczalna pomnoży zaraportowany czas przez stawkę i na końcu dostępny będzie precyzyjny koszt każdego zadania. Bez jakiejkolwiek pracy ręcznej. 

Możliwość integracji

KN: Jira oferuje bogatą bibliotekę aplikacji, które można zintegrować z nią. Wymienienie wszystkich byłoby trudne, ale spróbujmy podzielić je na kategorie:

• Zarządzanie projektem
• Mierzenie czasu
• Wykresy i diagramy
• IT & HelpDesk
• Narzędzia raportowe
• Narzędzia administracyjne
• Blueprinty
• Zarządzanie budową
• CRM
• Jakość kodu
• Code Review
• Ciągła integracja
• I wiele innych.

Wybór aplikacji zależy od konkretnych potrzeb użytkownika. Jira posiada już w podstawowej wersji ogromną ilość funkcjonalności, jednak w przypadku potrzeby czegoś więcej, biblioteka aplikacji, które można zintegrować z Jira, stanowi doskonałe źródło rozwiązań.

Osobiście korzystam tylko z integracji ze Slackiem, która pozwala na konfigurację powiadomień zależnych od rodzaju i priorytetu zgłoszenia. Dla każdego projektu utworzony jest dedykowany kanał na Slacku, na który trafiają powiadomienia o zgłoszeniach dotyczących danego projektu i o wskazanym priorytecie.

Developerzy natomiast korzystają z narzędzia, które pozwala na powiązanie zadania z konkretną gałęzią w systemie kontroli wersji Git i umożliwia wypchnięcie zmian z Jira do głównej gałęzi. W ten sposób proces wydawania zmian na produkcję staje się bardziej efektywny.

Czy Monday.com ma swoją bibliotekę aplikacji, które można zintegrować? A może nie ma potrzeby integrowania Monday.com z zewnętrznymi narzędziami?

AG: Potrzeba integracji jak najbardziej istnieje. Wiadomo, że monday.com wszystkiego nie zrobi idealnie. Standardowo dostępne są integracje jak poniżej:

Czyli są to aplikacje z kategorii:

• Komunikacji i pracy zdalnej,
• Wsparcia klienta,
• Marketingu,
• E-commerce,
• Ciągłej integracji,
• CRM,
• Zarządzania zadaniami.

Lista aplikacji może nieco dziwić w kontekście zarządzania projektami IT. Pamiętajmy, że monday.com to uniwersalne narzędzie do zarządzania całą firmą, stąd obecność np. systemów mailingowych.

Co ciekawe można połączyć monday.com z Jirą i synchronizować zadania dwukierunkowo. Jest to świetne rozwiązanie na okres przejściowy, w którym zespół może testować monday.com, a jednocześnie mieć aktualne dane w Jirze i w razie potrzeby wrócić do tego narzędzia. 

Poza bezpłatnymi integracjami dostarczanymi przez monday.com dostępny jest też appmarketplace, w którym zewnętrzni dostawcy oferują aplikacje pozwalające m.in. integrować się z wieloma innymi narzędziami. 

Oczywiście możliwe jest też budowanie własnych aplikacji w ramach platformy monday.com oraz wykorzystanie API monday.com do zbudowania integracji przy pomocy dowolnych narzędzi. 

Podsumowanie

AG: Pora na podsumowanie. W tym co zaprezentowałeś na temat Jiry najbardziej zaskoczyły mnie możliwości związane z Service Desk. Tego obszaru zupełnie nie znałem. Wymieniłeś też wiele pomocnych integracji nastawionych na szybkie integrowanie i dostarczanie kodu na środowiska. Widać, że Jira skupia się na wytwarzaniu oprogramowania i wspieraniu rozwoju aplikacji w całym ich cyklu życia. Z tej perspektywy Jira to kompleksowe narzędzie, które w projekcie IT można uruchomić na zasadzie plug & play, czyli bez potrzeby większej konfiguracji i z czasem dokładać zaawansowane integracje czy automatyzacje. 

Czy monday.com też Cię czymś zaskoczył?

KN: Tak, Monday.com zaskoczył mnie inną filozofią podejścia do zarządzania projektami. Rzeczywiście w Jira, po skonfigurowaniu projektu, czasami trudno jest zarządzić niestandardową sytuacją projektową. Administrator musi wtedy zmieniać workflow pod tą sytuację, albo użytkownicy “obchodzą” ograniczenia w inny sposób. Monday.com zdaje się lepiej radzić sobie z takim sytuacjami. Podoba mi się również automatyczne generowanie zadań w Monday.com. Muszę poszukać takiej możliwości w Jira 😉

Co dalej?

Jeżeli chcesz lepiej poznać te narzędzia, wdrożyć je u siebie, a może wziąć udział w szkoleniu i podnieść kompetencje, to zapraszamy do kontaktu:

• W sprawie Jiry:
  • Krzysztof Nyrek
• W sprawie monday.com:
  • Artur Guła
  • artur@projectmakers.pl
  • lub poprzez formularz kontaktowy

---

Ten artykuł zawiera linki partnerskie. Korzystając z nich wspierasz działalność bloga Project Makers. Dziękuję!