To raczej ostateczność niż rekomendowane narzędzie do zarządzania projektami. Harmonogram projektu w Excelu może być jednak całkiem funkcjonalny i przyjazny użytkownikowi.
W tym artykule pokażę Ci co jest potrzebne, żeby arkusz kalkulacyjny automatycznie generował harmonogramy prawie jak na wykresie Gantta (prawie jednak robi różnicę).

Standardowe pola w harmonogramie
Zaczynamy od kilku podstawowych pól niezbędnych w każdym narzędziu do zarządzania projektami.
Pola tekstowe, niezwiązane z logiką harmonogramu (możesz dodawać dowolne inne):
- Type – tu możesz zdefiniować kategorie zadań, np. development lub testy albo wykorzystać to pole do innych celów (albo usunąć je z harmonogramu).
- Task – nazwa zadania lub zestawu zadań do zrobienia.
- Responsible – kto jest odpowiedzialny za zadanie. Można tu zastosować słownik (walidację), lub wpisywać dowolny tekst.
- Phase – faza projektu/wersja. Jak wyżej, dobry kandydat do osłownikowania.
Pola służące do generowania wykresów:
- Start date – data rozpoczęcia zadania.
- Original due date – planowana data zakończenia (do wyliczania czy zadanie jest opóźnione czy nie).
- Duration – wyliczane automatycznie na podstawie dat.
- Date delivered – faktyczna data dostarczenia.
- Status – wartość ze słownika (do oznaczania czy zadanie jest w trakcie czy zakończone).
- Today – data dzisiejsza z funkcji =DZIŚ(). Do rysowania linii wyznaczającej bieżący tydzień.
- Day late – formuła wyliczająca opóźnienie zadania. Jeżeli zadanie jest zakończone, to uwzględnia datę dostarczenia (Date delivered). Jeżeli nie, to porównuje z datą bieżącą (Today).
Przykładowy widok listy zadań w harmonogramie projektu wygląda więc tak:

Dobrą praktyką jest też zabezpieczenie komórek wyliczalnych tak, aby w przypadku pustych wartości składowych nie zwracały błędu.
Na przykład dla Days late to będzie:
=JEŻELI(CZY.TEKST(H4);"NA";JEŻELI(CZY.TEKST(F4);"NA";(JEŻELI(F4*H4>0;F4-H4;(JEŻELI(F4>0;F4-J4;"NA"))))))
Dzięki czemu w odpowiedniej komórce pojawi się „NA”, zamiast błędu.

Harmonogram projektu w Excelu – wizualizacja postępu
Teraz pora na rysowanie harmonogramu. Użyłem skali z dokładnością do tygodnia.
Bloki przedstawiające zadania utworzyłem za pomocą opcji Formatowanie warunkowe.
Data dzisiejsza
Do oznaczenia bieżącego tygodnia użyłem linii rysowanej funkcją:
=JEŻELI(M$A$1:$BA$7$2<=DZIŚ();JEŻELI(N$2>=DZIŚ();PRAWDA;FAŁSZ);FAŁSZ)
Po zastosowaniu tego formatowania do wszystkich komórek wychodzi linia wyznaczająca bieżącą datę:

Zadanie zrobione lub nie, o czasie lub nie
Następnie w formatowaniu warunkowym dodałem cztery opcje:
Zadania zakończone po czasie – ciemnoczerwony kolor
=(M$2<$H4)ORAZ($H4$A:$XFD>$F4)ORAZ(NIE(CZY.TEKST($H4)))ORAZ($I4="Complete")ORAZ(M$2>$E4)
Zadania zakończone o czasie – ciemnozielony kolor
=($I4="Complete")ORAZ(M$2<$H4)ORAZ(M$2>$E4)
Zadania w trakcie, ale już przekroczone – jasnoczerwony kolor
=(M$2<$F4)ORAZ($F4ORAZ($I4<>"Complete")*ORAZ(M$2>$E4)
Zadania w trakcie i o czasie – jasnozielony kolor
=(M$2<$F4)ORAZ($I4 <>"Complete")ORAZ(M$2>$E4)
Wizualnie prezentuje to się tak:

- Zadanie 1 skończyło się po terminie,
- Zadanie 2 skończyło się przed czasem,
- Zadanie 3 trwa i nie przekroczyło terminu,
- Zadanie 4 trwa i termin już się zakończył.
Zobacz harmonogram w akcji
Pobierz harmonogram projektu w Excelu
Plik z harmonogramem dostępny na liście materiałów do pobrania.
📥Przejdź do strony z materiałami aby pobrać arkusz (nr 9 na liście)
A może czas przesiąść się z Excela do czegoś bardziej przyjaznego w zarządzaniu zadaniami?
Sprawdź co oferuje monday.com!

Google Sheet ma też kilka pomocnych funkcji do zarządzania zadaniami.
Sprawdź z czego warto korzystać.
