„Jak rozmawiać z developerami, aby dowozili?”
„Jak skutecznie działać, aby praca szła do przodu?”
„Co robić, gdy zespół pracuje zbyt wolno i realizacja przekracza estymacje?”
To autentyczne pytania, które padły w rozmowach 1:1 na temat prowadzenia projektów.
W ramach odpowiedzi przygotowałem ten właśnie artykuł. Pokazuję w nim czego według mnie zdecydowanie nie robić, gdy rzeczywistość zaczyna mocno odbiegać od planu.
Czego nie robić, gdy zespół pracuje zbyt wolno
1 Działanie pod wpływem emocji
Gdy sytuacja nie idzie po Twojej myśli, to pewnie pojawią się też i emocje. Trzeba dać im chwilę na uspokojenie. Decyzje podejmowane pod wpływem emocji mogą być zbyt pochopne i nieoptymalne. W złości łatwo zniszczyć budowane miesiącami relacje i autorytet.
Najlepiej daj sobie czas. Dzień, może dwa.
W pewnym momencie poczujesz, że masz już odpowiedni dystans do tej sytuacji. Ja poznaję to po tym, że zaczynam dostrzegać merytoryczne opcje rozwiązania problemu. Dopiero wtedy zaczynam działać.
2 Wiara w magiczne sztuczki
Kiedy badam potrzeby szkoleniowe, to temat motywowania innych jest w niemal zawsze w ścisłej czołówce oczekiwań uczestników szkolenia. Niektórzy menedżerowie wierzą, że istnieją zaklęcia, które spowodują, że nagle ludzie zaczynają być zmotywowani, skupieni i pracują efektywniej.
Wystarczy więc znaleźć trenera lub konsultanta, który powie co i jak, a potem to wdrożyć. Problem niskiej efektywności od jutra zniknie.
Niestety tak nie jest.
Droga na skróty nie istnieje. Dobry konsultant wskaże Ci kolejne etapy w tym procesie, ale nie przejdzie tej ścieżki za Ciebie. Poprawa sytuacji gdy zespół pracuje zbyt wolno może zająć miesiące.
Szykuj się na długą podróż!
3 Bazowanie na subiektywnych opiniach (czy faktycznie pracują zbyt wolno?)
Zespół pracuje zbyt wolno, czyli…?
Co to oznacza i jak to zmierzyć?
Co jest punktem odniesienia?
Czy ktoś udowodnił, że może być szybciej?
Bazowanie na tym, że ktoś uważa, że prace idą wolno prowadzi donikąd. Żeby móc określić, że jest lepiej potrzebujesz zmierzyć jak jest teraz.
Możesz mierzyć na przykład: velocity, cycle time, time to market, lub zastosować jeszcze inne metryki. Dopiero mając wartości bazowe możesz stwierdzić, że z czasem jest lepiej lub gorzej.
W metrykach łatwo się pogubić i zacząć mierzyć nie to, co jest istotne. Pamiętaj, aby rozważnie dobierać skalę pomiarową i mierniki.
4 Skupianie się tylko na tym co widać
Zespół przekracza estymacje o 100%.
Wniosek – nie potrafią estymować.
Akcja – trzeba wysłać ich na szkolenie z estymacji.
Może tak, a może nie.
Problem może być zupełnie gdzieś indziej.
Estymacje mogą być ok, ale zespół pracuje zbyt wolno ze względu na brak kompetencji. Albo są w zespole głęboko ukryte konflikty, które odciągają ludzi od pracy. A może praca w nadgodzinach wyczerpała akumulatory i potrzeba czasu na regenerację?
Żeby rozwiązać problem z dowożeniem zadań potrzebujesz zrobić krok wstecz i sięgnąć do źródeł. To co tam znajdziesz może być totalnym zaskoczeniem.
5 Szukanie problemów wyłącznie u innych
Oni ze sobą nie rozmawiają.
Oni nie wiedzą co robią.
Oni popełniają sporo błędów.
Oni…
Jeżeli zespół, którym zarządzasz nie dowozi, to czyja to jest wina?
Odpowiedź może być tylko jedna – Twoja!
Może nie dostarczyłeś im kompletu informacji, źle przydzieliłeś zadania, nie wdrożyłeś odpowiednich narzędzi…a może źle dobrałeś osoby do zespołu?
Jeżeli Oni pracują zbyt wolno, to odpowiadasz za to Ty.
Gdy to zaakceptujesz, to rozwiązywanie problemu jest znacznie łatwiejsze. Znikają negatywne emocje. Nie złościsz się już na Nich. Działasz w obszarze, na który masz największy wpływ. Naturalnym staje się pytanie: „Co mogę zrobić, żebyśmy działali sprawniej?”
6 Unikanie trudnych decyzji
Przeszedłeś sumiennie przez poprzednie punkty i nagle jest! Masz to!
Czarno na białym widać, że wiele problemów i opóźnień ma źródło w aktywności jednej z osób. Może to być na przykład ktoś, kto przez brak kompetencji spowalnia resztę, czy może działa na tyle toksycznie, że innym odechciewa się pracować.
Przyczyn może być wiele, ale każda z nich powinna generować natychmiastową reakcję. Każdy dzień zwłoki, to kolejne zmarnowane 8 godzin przemnożone przez liczbę osób w zespole.
Indywidualne problemy rozwiązuje się podobnie jak te zespołowe. Warto poznać fakty, zrozumieć o co chodzi, poszukać prawdziwej przyczyny i zastanowić się co Ty możesz w tej sytuacji zrobić.
Ale…przychodzi taki moment, w którym oceniasz, że już zbyt dużo zostało zrobione, a dalej nie widać nadziei na poprawę.
Wtedy Twoje działania muszą być stanowcze, wliczając w to zakończenie współpracy.
Nie jest to łatwe, ale konieczne.
7 Wdrażanie modnych metodyk pracy tylko dlatego, że zespół pracuje zbyt wolno
„Niech Pan nauczy ich agile’a, żeby oni ze sobą zaczęli współpracować” – takie wymagania usłyszałem od prezesa jednej z firm.
Jak myślisz, czy wdrożenie zwinności się udało?
Nie było na to szans. Prawdziwy agile to złożona filozofia. To podejście do współpracy, komunikacji i zarządzania projektami.
Wdrażanie nowych metodyk zwykle nie poprawi sytuacji, gdy zespół pracuje zbyt wolno. Zamiast opóźnionego projektu w waterfall mamy chaotyczny i równie opóźniony agile. Tyle się zmieni.
Konieczne jest zaadresowanie bazowych problemów, rozwiązanie konfliktów, zbudowanie zaufania i atmosfery współpracy i dopiero potem można szukać nowych metod pracy.
Checklista
Dla ułatwienia przygotowałem checklistę z kluczowymi pytaniami, które warto sobie zadać gdy spotykasz się z wyzwaniem, że zespół pracuje zbyt wolno.
Pobierzesz ją bezpłatnie ze strony z materiałami dostępnej dla czytelników Newslettera Projektowego (nr 11 na liście materiałów).
Epilog, czyli co robić w takiej sytuacji?
Wiadomo czego nie robić, gdy prace idą zbyt wolno.
Ale co konkretnie zrobić, żeby zdiagnozować problem i poprawić sytuację?
O tym będzie w kolejnym artykule z tej serii!
